Amazonや楽天市場、Yahoo!ショッピングなどにECモールに出店する企業が増えています。その一方で商品の在庫管理や受注処理、購入したお客様へのメール対応など、EC担当者の業務が煩雑になり、現在の運営に限界を感じる方も……。
そんな問題を解決すべく、在庫管理システムの導入を検討している方も多いのではないでしょうか？システムで在庫連携することで、さまざまな課題を解決し、業務がぐっとラクになります。
本記事では、実際に在庫管理システムを導入して在庫連携すると、どのようなメリットがあるのか詳しく解説しますので、システム導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。
在庫連携とは？
在庫連携とは、受注状況や仕入の状況に応じて在庫数を常に最新の情報にすることを意味します。
ECモールの出店が急増している昨今、在庫数の管理に悩まされている企業も多いです。
在庫は、多すぎても少なすぎてもよくありません。なぜなら、適正な在庫数が常に保たれていないと、販売機会の喪失や商品の売れ残りにつながってしまうからです。
在庫連携をすることで、これらの問題を解決して売上の最大化を目指します。
なぜ在庫管理・連携システムの導入が必要なのか
在庫管理・連携システムを導入することで、以下のような問題点を解決していきます。
- 適正な在庫数を保てない
- 作業が煩雑で何から手を出せばよいか分からなくなる
- 限られたスタッフに業務が集中してしまう
- ヒューマンエラーが多発してしまう
それぞれ見ていきましょう。
適正な在庫数を保てない
手作業では、リアルタイムに適正な在庫数を保つのはとても困難です。
なぜなら、複数のECモールを運営しているケースでは、それぞれの店舗の在庫数を常に把握し、ECモール全体の適正な在庫数を保ち続けることはとても難しいからです。
人気の商品とそうでない商品とでは売れ行きも異なり、人気商品の在庫はすぐに売りきれてしまい、そうでない商品は売れ残ってしまいます。
この状態では人気商品の販売機会を失い、残った在庫の保管コストがかかるという悪循環が続いてしまいます。
在庫リスクについては以下の記事で詳しく解説していますので、ご参考ください。
作業が煩雑で何から手を出せばよいか分からなくなる
注文が入ると、ユーザーへサンクスメールを送信、在庫があれば出荷の手配をして出荷予定メールを送ります。もし在庫がない場合は、至急倉庫へ発注してステータスを「在庫引当て待ち」とします。
また、出荷をしたら出荷完了メールを送信し、その後ユーザーへフォローのメールを送ります。
これら複数店舗の受注から出荷までの処理を、Excelなどを用いて手作業で管理していたら、繁忙期にはいったい何から手を付ければよいかと混乱してしまいます。
なおサンクスメールについては以下の記事でテンプレ付きで解説しています。
限られたスタッフに業務が集中してしまう
最初は1店舗から始めるECモールでも、順調に売上を伸ばしていくにつれ、2店舗、3店舗と複数店舗を運営するようになります。
在庫管理や顧客対応の業務は、慣れている人でなくては対応が難しく、どうしても限られたスタッフへ集中してしまうケースもあります。
ECモール出店当初は、営業のスタッフが掛け持ちで担当することもあるでしょう。しかし、店舗が増えてくると、営業職との兼務ではとても対応しきれなくなってきます。したがって、ECモールの担当者は専任になりがちで、属人的な業務になりやすい傾向にあります。
ヒューマンエラーが多発してしまう
多量の業務を手作業で行うと、どうしてもミスが起きやすくなります。
たとえば、Excelなどで管理している場合、あらゆるステータスやデータを管理するにはシートが複数となり、転記する際にミスをしやすくなります。
誤った数の在庫を発注してしまったり、時にはユーザーへ別の商品を発送してしまったりというミスをおかしてしまいかねません。
在庫管理・連携システム導入における5つのメリット
在庫管理・連携システムを導入すると、以下のような5つのメリットがあります。
- 複数店舗の在庫を自動連携
- 適正在庫によるコストの削減
- 各メールの自動配信
- 倉庫・WMSとのスムーズな連携
- 属人化のリスクやミスを軽減
それぞれ、解説していきます。
複数店舗の在庫を自動連携
これまでは商品の発注があるたび、1店舗ごとの在庫数をそれぞれ手作業で更新する必要がありました。しかし、在庫管理・連携システムを導入することで、他店舗の在庫情報も24時間365日、自動で在庫連携が可能となります。
それにより、欠品による販売機会の喪失を防げ、余分に在庫を抱える必要もなくなります。1店舗ごとに在庫数を更新していた作業が自動で連携されるので、これまでの作業量が大幅に削減されます。
なお、システムから直接在庫数を登録更新することも可能なので、ちょっとしたカスタマイズも手動で行えます。
適正在庫によるコストの削減
複数店舗の在庫を手作業で管理していると、全体の更新が遅くなってしまうため、欠品を恐れて多めに在庫を発注してしまいがちです。それでは在庫を保管するための倉庫のコストがかかり、さらに不良在庫となってしまうリスクがあります。
しかし、在庫連携をすれば適正在庫を常にキープすることが可能になります。それにより、これまで必要以上にかかえていた在庫によって発生していた、倉庫のスペースや不良在庫のコスト削減が可能となります。
また、在庫数が指定数以下となった場合、指定した店舗のみで販売が可能です。これにより、一時的に売上の多いモールへ優先的に在庫を集中させ、売上の少ないモールの在庫数をゼロにすることも可能です。
なお、実在庫がない場合でも、受注後すぐに準備ができるケースなど、システムによっては在庫を「無限」と設定できます。
各メールの自動配信
各店舗が受け付けた注文は、システムへ自動で取り込まれて「出荷可能」のステータスへ処理されます。
その際、サンクスメールや出荷予定メール、出荷済みメールやフォローメールなども全て自動で配信されるので、担当者の手間が大幅に削減されます。
システムにもよりますが、署名や送信元メールアドレスは店舗のものが自動で利用されます。特定のユーザーにのみテンプレートを使った、フリーメールを送ることも可能です。
倉庫・WMSとのスムーズな連携
物流倉庫・WMS（倉庫管理システム）とのシステム連携により、商品の入荷処理を効率よく行うことが可能となります。
たとえば、倉庫側の入荷実績をシステムに反映させることで、各ECモールの在庫数が自動で更新されます。
システムによっては、さまざまな倉庫・WMSに対応しています。アプリによる自動連携が可能な倉庫であれば、出荷業務を「完全自動化」にすることも可能となります。
なお、WMSについては以下の記事で詳しく解説しています。
属人化のリスクやミスを軽減
これまで解説してきたように、システム化によって人が介入する作業が大幅に削減されます。人権費の削減はもちろんのこと、人為的なミスの大幅な軽減にもつながります。
これまで、出荷作業やユーザーへのメール対応など、決まったスタッフが担当していた業務なのでどうしても属人的になりがちでした。
しかし、システム化することによって、属人的なリスクが解消され、新人や中途採用の社員でも覚えやすい業務となり、属人的なリスクの解消となります。
在庫管理・連携システム導入における注意点とは？
ここでは、システム化にあたっての注意点について解説します。
費用がかかる
システム化には、やはり新たなコストが発生します。
しかし、これまで遅い時間まで残業していたり、煩雑な業務による人為的なミスなどで発生したコストや、不良在庫によって発生していた倉庫のコストを考えれば、むしろトータルコストは減るのではないでしょうか。
また、作業の効率化により、売上の最大化が期待できます。したがって、システム化によって発生するコストはデメリットとは言えません。
導入する際に手間がかかる場合がある
導入システムや社内の体制にもよりますが、システム化には一定の時間と労力がかかります。ただし、一旦運用が決まってしまえば、業務が自動化・効率化されるため、日々の業務がずっとラクになります。
「現状でなんとかまわせている」という場合でも、今後店舗を増やしたり、受注量が順調に増えたりして、「いよいよ限界だ」というときになってからシステム導入は、さらに現場の負担となってしまいます。
システムを選ぶ際には、サポート体制がしっかりしているかもチェックしておくのが大切です。
以下ではおすすめの在庫連携におすすめの一元管理システムをご紹介しています。こちらもご参考ください。
まとめ
ネットでの買い物は一般化し、コロナ禍を経てさらに需要が加速しました。ネットショップを新たに出店し、これから事業拡大を狙う企業も多く存在します。
しかし、店舗数が増えるごとにユーザーへのメール対応や受注処理、出荷処理などは手作業では対応できなくなる時期がやってきます。
多忙になる前に、アプリやソフトウェアに任せられる作業はシステム化し、手作業は必要最小限に留め、コストを削減してミスを軽減することで、事業の売上や利益の最大化を目指しましょう。
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実際にネクストエンジンを導入した企業様からは「導入後は自社の複数のブランド間でもきちんと在庫連携ができているので、販売機会の損失はなくなっています。また、利用する管理画面もネクストエンジンだけなので、教育コストも減り、属人化も解消しました」
とのお言葉をいただいています。
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