たくさんの商品を取り扱うEC倉庫では、在庫数に応じて在庫管理業務も難易度が高くなります。
商品の在庫数を適切に管理し、欠品を防ぐことは顧客に満足していただくサービスを構築する上で、とても重要な要素です。
今回は在庫管理業務を効率よく行うために利用される、在庫管理システムについての解説とおすすめのツールについて解説します。
在庫管理システムとは？
在庫管理システムとは、倉庫内で保管している商品の在庫情報を管理するシステムのことです。
下記のようなデータを管理し、常に情報を把握できる状態にします。
【管理できるデータの例】
- 入荷日
- 商品名
- 商品番号
- 個数
- 保管場所
- 賞味期限
など
在庫管理システムを導入することで、在庫の欠品や過剰を抑え、販売機会の損失を防ぎ、売上や顧客満足度の向上が期待できます。
また、在庫管理を手作業で行うと、入荷時のカウントミスによる誤計上が発生してしまうかもしれません。
しかし、在庫管理をシステム化し、データ上で管理することでヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
中には、自動で在庫状況を反映してくれるシステムもあるため、管理業務の効率化にも活かせるでしょう。
在庫管理システムの種類は主に3つ
在庫管理システムには下記3つの種類が存在します。
【システムの種類】
- クラウド型
- オンプレミス型
- パッケージ型
ここでは、それぞれの在庫管理システムの違いについて解説します。
クラウド型 ｜構築されたシステムを活用
クラウド型はインターネット上に構築されたシステムを利用し、在庫を管理するシステムです。
すでに構築されているシステムを利用するため、他の種類のシステムに比べて自由度は下がりますが、コストと管理の手間を最小限に抑えることが可能となります。
システムによっては月額数千円程度で利用でき、システムアップデートの手間もかかりません。
しかし、インターネット上のシステムを利用しているため、インターネット回線に不具合が生じた際は利用できなくなるというリスクも存在します。
オンプレミス型｜自社内にシステムを構築
オンプレミス型は自社内のサーバーにシステムを構築する在庫管理システムです。
自社専用にシステムを構築するためカスタマイズ性が高く、現場の要望に最大限寄り添ったシステムを構築し、作業効率を高められます。
しかし、自社専用にシステムをゼロから構築するため、高額なコストがかかり、システムアップデートなども自社で行わなければいけません。
パッケージ型｜ソフトをインストールして利用
パッケージ型は、すでにリリースされているソフトをインストールして利用する在庫管理システムです。
導入の際の手間やコストを最小限に抑えることができますが、利用できるのはインストールしたPCのみになるため、複数人で利用できません。
小規模の倉庫であれば十分ですが、商品を数多く取り扱う大規模な倉庫にはあまり向かないため、ほかの種類のシステムを検討することをおすすめします。
在庫管理システムに備わる主な機能5選
在庫管理システムには下記のような機能が備わっています。
【在庫管理システムの主な機能】
- 在庫数管理機能
- 入出庫管理機能
- 検品管理機能
- 返品管理機能
- 棚卸し管理機能
ここでは、在庫管理システムの主な機能について紹介します。
1.在庫数管理機能
倉庫内で保管している在庫数を拠点や階層など、エリアごとにわけて管理する機能です。
商品の種類や出荷先などをカテゴリごとに管理することで商品を探しやすくなり、在庫数も把握しやすくなります。
2.入出庫管理機能
入出庫の情報をデータで管理し、在庫の増減を自動的に記録・保管する機能です。
入庫や出庫の予定データを事前に登録しておき、実際に入出庫が行われた際にシステム上に反映されます。
システムが自動で在庫の増減を行うことにより、確認漏れによる誤計上などを防ぐことが可能です。
3.検品管理機能
入出庫時に商品の実数とデータが一致しているか、商品の種類に誤りがないかを確認する機能です。
バーコードを読み取るだけでシステムが商品の情報を自動で認識してくれるため、目視による検品に比べ、格段に作業効率が上がります。
4.返品管理機能
EC倉庫では返品も多く、返品業務による在庫の変化も多く見られます。
返品管理機能は、返品されてきた商品の在庫管理に加え、商品の計上漏れを防ぐことができる機能です。
これによってイレギュラーな在庫変動でも、漏れることなく在庫数を管理できます。
5.棚卸し管理機能
実在庫と在庫データの数量が一致しているか確認する、棚卸し作業を効率化する機能です。
棚卸し対象の商品一覧を出力したり、在庫確認時にバーコードを読み取ったりすることで確認時間の短縮を行えるなど、作業を効率化できます。
目視に比べ、確認ミスや一回のカウントにかかる手間を大幅に削減することが可能です。
在庫管理システムの導入によるメリット4選
在庫管理システムを導入することにより、業務効率化やそれに伴う人件費の削減など、さまざまなメリットが得られます。
ここでは4つのメリットについて解説します。
1.業務の効率が大幅に上がる
在庫管理システムを導入することにより、業務の効率が大幅に上がります。
具体的には、入出庫時や返品時にバーコードを読み込むだけで在庫の増減を自動でカウントしてくれるため、手入力をしていた分の手間をカットすることが可能です。
また、在庫管理でミスが発覚すると修正作業に時間と手間を要しますが、在庫管理システムの導入により事前にミスを防げるというのも大きなメリットになります。
2.人件費などのコストを削減できる
在庫管理システムを導入することにより、業務が効率化され、人件費などのコストを削減できます。
とくに表計算ソフトなどを使用していた場合、システム導入で、在庫一覧表などへ手入力をする事務作業の手間がなくなるため、事務作業を担当していた人員を別の作業に回すことも可能です。
現場においても在庫がリアルタイムに反映され、常に正確な在庫状態を確認できるため、在庫管理に余計な作業が発生しなくなります。
3.在庫の長期保存による商品の劣化が減らせる
倉庫内で在庫を長期保存すると、商品の色落ち、食材であれば賞味期限切れなど商品の劣化が起こることがあります。
商品が劣化してしまうと、その後廃棄することになるため、さらに業務の手間や無駄なコストが発生するでしょう。
しかし、在庫管理システムを導入することで、入荷日や保管期間などを常に把握できるため、古い商品から順番に出庫するように設定することが可能です。
4.キャッシュフローが安定する
在庫管理システムを導入することにより、商品の過不足のない在庫数を維持することが可能です。
正確な在庫管理を維持することは、負債となる在庫を最小限にし、キャッシュフローの安定化に繋がります。
さらに、それぞれの業務を効率化させることで人件費や余計なコストを抑えられ、収益のバランスが最適化される点もメリットといえるでしょう。
導入する前に把握したい在庫管理システムの3つの注意点
導入することで業務効率を上げるなど多くのメリットをもたらす在庫管理システムですが、注意すべき点もいくつか存在します。
導入直後に後悔しないよう、以下に挙げる注意点を把握しておきましょう。
1.導入直後は労力をかける必要がある
在庫管理システムは、導入後うまく軌道に乗せることで大幅に業務の手間を減らすことができますが、導入直後は多くの労力を必要とします。
新しいシステムを導入する際は、業務フローも変わってくるため、従業員が新しいフローに慣れるまで時間がかかる可能性もあります。
導入直後は業務が滞ってしまい、解消するために増員が必要となるケースもあります。
システムが一度機能してしまえば、多くのメリットを得られますが、それまでの期間は労力がかかることを認識しておきましょう。
2.費用面の負担がある
在庫管理システムを導入するには、それなりのコストがかかってしまいます。
システムの導入やメンテナンス、設置費用や出張費用なども必要になるだけでなく、システムによっては毎月料金を支払わなければいけません。
サービスの内容を見極め、負担するコスト以上に利益を出せるよう、慎重に検討しましょう。
3.システム障害の発生リスクがある
在庫管理システムを利用する以上、システム障害が突然起きてしまうリスクは常に存在します。
システム障害で在庫管理システムを使えなくなってしまうと、これまで通り手間のかかる手作業で在庫数を管理しなくてはいけません。
そのため、そういったリスクに備えて、システム障害時の復旧対応などについて事前に確認し、安心できるサポート体制を備えたサービスを選ぶようにしましょう。
在庫管理システムを比較するときのポイント5選
在庫管理システムを導入する場合は、自社の業務内容に適したものを選ぶ必要があります。
コストに見合うだけの効果を得られるよう、在庫管理システムを比較する際のポイントについて解説します。
1.自社で利用するために必要な機能が揃っているか
自社で利用するための機能が揃っているかという点は最も重要なポイントです。
事業形態や規模によって業務内容はさまざまですが、自社の規模に合っていないシステムを導入してしまうと後から拡張する必要があったり、追加でシステムを導入しなくてはいけなかったりするため、コストが余計にかかってしまいます。
システムを導入する際は自社の業務フローを把握しておき、適切な判断ができるように準備しておきましょう。
2.サポートが充実しているか
先ほども少し触れましたが、サポートの充実度も在庫管理システムを検討する上で重要なポイントです。
何かしらの影響でシステムが一時的にダウンするといったトラブルが発生することもあります。
その際、素早く丁寧に対応してくれるサポート体制が確立されていれば、何かあったときでも安心です。
またシステムアップデートなどの対応も行ってくれるサービスもあるため、システム面にあまり精通していない方は、システム管理会社に保守などを任せられるシステムを選ぶとよいでしょう。
3. 柔軟にカスタマイズできるか
在庫管理システムには、在庫管理以外にも売上などを算出する機能や販売管理など、別の用途でも使用できるようカスタマイズ可能なものがあります。
いくつものシステムを導入すると、それぞれのシステムを使い分ける手間や業務フローを覚えるのに手間がかかってしまいがちです。
業務の効率を上げるためにも、自社に必要な機能を後からでもカスタマイズできる柔軟性を備えたシステムを選ぶことが重要です。
4. 費用対効果が期待できるか
自社の予算や規模、サポート内容などに見合った費用かという点はとても重要です。
費用をかけて導入し、業務の効率化ができたとしても思うような業績アップにつながらなければマイナスといえます。
また、小規模のビジネスを展開している場合、大手ECサイト向けの大掛かりなサービスを導入してしまうと、使わない機能などを持て余してしまうこともあるでしょう。
そのため、システムを導入する際は、
- そのシステムを導入することでどれだけの業務を効率化できるのか
- 効率化したことでどれだけの業績アップが見込めるのか
- 自社に不要な機能が多く、その分費用も高いツールではないか
などを確認し、費用対効果を意識しましょう。
5.既存のシステムとデータ連携が可能か
ECサイトの運営をすでに行っている場合は、商品の受注管理や発送指示などを、システムを用いて管理しているかと思います。
その場合は、自社で使用している既存システムと統合しても問題なく業務を行えるかを、事前に確かめておきましょう。
既存のシステムとうまく連携できなかった場合は、再度別のシステムを検討する必要があるなど、余計な手間やコストが発生してしまうので注意が必要です。
在庫の適正化なら「ネクストエンジン」
ここまで在庫管理システムについて解説しましたが、実際に導入を検討している方は、ぜひEC一元管理システム「ネクストエンジン」の導入も検討してみてください。
ネクストエンジンのおもな機能は以下のとおり。
ネクストエンジンでは、各店舗や倉庫間の在庫情報を自動連携できるため、手動による在庫更新の必要がありません。
入出庫による変動だけでなく、注文のキャンセル、返品・交換、不良品の在庫変動などにも対応しています。
商品コードがバラバラでも連携可能なため、多くの方にとって使いやすいシステムといえるかと思います。
アマゾンや楽天市場といった主要モールはもちろん、多くのモール・カートにも対応しており、アプリによるカスタマイズ性も高く、業務効率化にも活かしやすいシステムといえます。
以下から在庫管理に関する資料が無料でダウンロードできます。ご興味のある方はぜひチェックしてみてください。
まとめ：在庫管理システムを導入し、適切な在庫量で管理しよう！
在庫管理システムを導入することにより、入庫から出庫までの流れの把握や人為的ミスの削減によって、適切な在庫量を維持することに繋がります。
適切な在庫量を維持することにより、販売機会の損失を防ぎ、売上の向上や顧客満足度の向上を見込むことも可能です。
在庫管理システムを導入する際は、本記事で紹介した比較ポイントや注意点を抑え、自社の業務内容に適したものを選ぶようにしましょう。
また、システム選びにお困りでしたら、以下より「一元管理システム徹底比較ガイド」が無料でご覧いただけます。こちらもぜひご参考ください。
