各ブランド、店舗ごとに担当者がおり業務が属人化…導入後は情報共有と自動化に成功

ネットショップの日常業務を可能な限り自動化する「ネクストエンジン」。実際にネクストエンジンの導入を決め、運用されている企業に、導入に至った経緯や課題などをインタビューします。

今回は、女性向けのアパレルブランドを日本で経営展開している株式会社ネバーセイネバー（本社：東京都渋谷区）で、カスタマーサクセス業務をご担当されている長妻 佐和子様にお話しをうかがいました。

さまざまな「手動対応」をネクストエンジンで「自動化」

ネクストエンジン導入前はどのような状況だったのでしょうか？

複数ブランドがあり、toBもtoCもあり、複数モールで展開している、という状況にも関わらず、受注と在庫を別々のシステムで管理していました。

そうなると、同じブランド担当者が在庫を重複して確保してしまったり、逆に在庫が宙に浮いてしまったりといった事が起きていました。別ブランドの担当者が同じフロアにいるのに、何をしているのか、どんな状況なのか分からない。要するに、ブランド間の連携が全くできていなかったんです。

労働時間も長くて、終電で帰ることもざらでしたね。今振り返ってみれば「有人対応ではなく自動化すればいい」という作業も、当時はほぼ全て手動で行っていたので。もったいなかったなと感じます。

もう少し具体的に教えていただけますでしょうか。

例えば、注文を受け付けたときや発送したときのメールは、手動で送っていました。一番大きかったのは「在庫連携」ですね。当時ブランドが5つに対して6か7のモールに出店していたので、少なくとも30店舗は運営している状況でした。それを8名で回していました。モールごと、ブランドごとに担当を割り振っていたので、その担当者が休むと何も分からないんです。まして、辞めてしまうと本当に困ってしまって。属人化してしまっていたと思います。

ネクストエンジンを導入してからはブランド間でもきちんと在庫連携ができているので、販売機会の損失は無くなっています。また、利用する管理画面もネクストエンジンだけなので、教育コストも減り、属人化も解消しました。

導入時に気を付けたことはありますか？

システム移行の際に重複して注文を取りこんでしまって、お客様に2個商品が届いたとか。 本来手動で処理するところを自動で処理してしまって、予期せぬメールがとんでしまってということがありましたね。

スタッフの理解という点では、「なぜ導入するのか」「導入したらココがいいよ」というメリットをきちんと説明することを意識しました。導入によって明らかになくなる作業もあるので、特に強い反対などは起こった記憶は無いですね。

ネクストエンジンを使い始めるにあたって苦労されたことなどはありましたか？

私自身特に「システムに詳しい」という事も無いですが、ECの一連の流れは理解できているので、ネクストエンジンは問題無くマスターできました。

薄利多売から高単価＆高付加価値へ方針転換

ビジネスの状況に応じて受注処理件数が変化しているとのことですが、当時と今でどのくらい変化していますか？

ネクストエンジンを導入した当時は1日3～5千件の受注処理件数がありました。予約販売の商品が一気に入荷したりすると1日1万件なんていう時もありましたね。月間で言うと10～15万件。終電になりますよね（笑）

今は1日500～800件。月間で言えば2万件ほど。処理件数が減ったので、注文を受けてから発送までのタイムラグもほぼ無くなっています。でも余剰在庫は減らせていますし、売り上げは倍になってます。

なぜ受注件数を減らしながら、売上を増やすことができたのでしょうか。

4年程前に、それまでの薄利多売から高単価＆高付加価値の商品をお客様に届けるという方針に大きく転換したのです。今は卸もやめて、小売り一本です。モールも1か所だけで、あとは自社ショップです。お客様とより深いコミュニケーションを取り、ファンになってもらえるような施策を打ち出してきたことが、成果となって表れています。

具体的には、お客様からの問い合わせ窓口「カスタマーコンシェルジュ」や、「QA掲示板」を設置するなど、お客様とのつながりを強化する仕組みを実施しています。

「QA掲示板」では、商品の着た感じ、おすすめコーディネートやアイテム、お手入れ、お洗濯方法など、商品についてのご質問・ご相談に、ブランドプロデューサー自らが回答しています。見て頂くとわかりますが、質問よりも回答の方が長いことの方が多いんです。お客様に喜んでいただけるように、丁寧な対応を心がけています。

それらの施策がお客様の満足度向上につながり、結果的に課題である自社ショップでの購入促進などにも好影響を与えている状態です。この流れは続けていきたいですね。

ファンの獲得施策としては、SNSを活用しています。各ブランドごとにフォロワー数の多いインフルエンサーを担当につけて、投稿する形です。ブランドの世界観をそのままユーザーの皆様に届けることで、ファンの獲得を目指しています。

これからのネクストエンジンに期待することは何でしょうか。

先ほど申し上げた通り、弊社ではお客様とより深いコミュニケーションができるよう、様々な努力をしています。その中で、「もっと情報がほしい！」と思うことがよくあるんです。ネクストエンジンで取り扱っている顧客情報をもっともっと有効活用できるような仕組みを整えて頂けると嬉しいです。

※本記事の内容は2019年7月時点のものです。