受注書とは、企業間で取引を行う際、発注を受けたタイミングで最初に作成する書類のことです。
ビジネスシーンでもよく登場する重要な書類ですが、どのような内容を記載すればいいのかよくわからないとお悩みの方もいるのではないでしょうか。
そこで本記事では、受注書が持つ役割や作成のポイントについて解説します。
受注書とは？発注書や注文請書との違いも解説
受注書と間違われやすい書類として「発注書」と「注文請書」が挙げられます。
これらの書類は名称や使用する場面が似ているため、よく同じものとして考えられがちですが、実は別物です。
ここではそれぞれの書類の違いについて解説します。
受注書とは注文の承諾を相手に示すための書類
受注書とは発注者からの注文内容を受注者が承諾し、注文を受ける意志を示す用途で作成する書類です。
注文内容は、注文の依頼人と請け負い人の間で交わされた内容が記されており、注文内容の相違を防ぐ目的で記載します。
受注者は、受注書を発注者に送付後、期日や個数など受注書の内容に沿った納品を行います。
受注書は発注を受けたタイミングで発行する
受注書は発注を受けたタイミングで速やかに作成するのが一般的です。
また、ケースによっては契約書の役割も踏まえて受注書を作成することもあります。
そのため、非常に重要な書類となりますので、発注を受けたら速やかに作成しましょう。
発注書や注文書との違いは書類の発行者
注文を受けた側が承諾の意志を示すために発行する受注書に対して、発注書や注文書は発注者が納品数や納期などを記載して発行します。
つまり書類の発行者の違いが、受注書と発注書や注文書との大きな違いです。
注文書や発注書を使わず口頭で注文を受ける場合もありますが、注文書などのありなしに関わらず、双方が注文内容に同意し、受注書を発注者が受け取ることで取引が成り立ちます。
注文請書には「受領した」という意味も含まれる
注文請書とは受領したという意味が含まれる、受注書の一種です。
受注書は商品のみの売買などで作成される書類に対し、注文請書は作業や業務を請け負う場合に使われます。
どちらも課税文書にあたるため、印紙税が記載金額に応じて発生します。
受注書の書き方は？記載する項目別に解説
受注書は企業によって形式が異なるとはいえ、金額や納期など、記載すべき項目がいくつか存在します。
ここでは受注書の書き方について、記載する項目別に解説していきますので、受注書を作成する際の参考にしてください。
受注書の形式に決まりはない
まず、受注書は企業や組織によって形式が異なるため、明確に形式が決まっているわけではありません。
しかし、同じ組織内で形式を統一することは、受注書の作成や管理を効率的に行うために必要です。
また決まりがないとはいえ、記載すべき項目を把握しておらず、受注書の作成に不備があってはスムーズな取引の妨げになってしまうため、正しい知識を身につけておきましょう。
記載内容は発注書に揃えるのが一般的
受注書を作成する場合は、記載内容を発注書に揃えるのが一般的です。
ただ、場合によっては複数の発注内容をまとめて受注書を作成する場合や、追加の発注内容を受注書に追記することもあるでしょう。
受注書の作成ミスや受注漏れ、管理ミスなどを防ぐためにも、発注書と受注書は連動しているようにしましょう。
受注書に記載すべき項目
上記でも記載した通り、受注書の形式に明確な決まりはありませんが、最低限記載しておくべき項目が存在します。
受注書に記載すべき項目は以下の通りです。
- 宛先や発行者
- 金額や納期
- 備考や特記事項
- 挨拶文や担当者名
など
それぞれ解説します。
宛先や発行者など、誰から誰への依頼であるかわかるもの
受注書は、誰から誰への依頼であるかを把握するために宛先や発行者の記載が必要です。
宛先には住所、会社名、担当者名を記載します。
発行者は発行者の氏名、連絡先、会社名、住所などを記載し、何かトラブルがあった際などに問い合わせ先に漏れがないよう記載しておきましょう。
金額や納期など依頼内容がわかるもの
依頼内容がわかる情報の記載も受注書には必要です。
主に記載する内容は下記の通り。
・依頼日
・金額（単価、小計、消費税、合計）
・納期
・納品場所
・商品名
発注者と受注者の間に注文内容の相違がないことを確認するために、上記のような項目を記載します。
とくに金額については記載する項目が多いですが、取引後にトラブルが起きないよう、正確に記載しておきましょう。
備考や特記事項など依頼内容を補足するもの
商品や注文内容に注意点があり、その旨を伝えたい場合は、備考や特記事項を記載しましょう。
主に、商品に関する注意点やトラブルになりそうな情報を事前に記載しておきます。
確認漏れを防ぐために、ただ記載するのではなく、色を変えたり、太字で強調するなど工夫をすることが大切です。
挨拶文や担当者名など、その他の項目
また、受注書にはビジネスマナーとして簡単な挨拶文を冒頭に添えるようにしましょう。
以下が例文です。
- 平素より格別のご高配を賜り御礼申し上げます。
- ご注文いただき、誠にありがとうございます。
また、企業内では複数の部署や担当者が存在するため、確認工数を削減するためにも受注者側の担当者名も記載しておきましょう。
受注書の作成時に気を付けるべきポイント3つ
受注書の作成時には、印鑑の種類を把握したり、収入印紙を貼り付けるなど、気を付けるべきポイントがいくつか存在します。
ここでは主に、3つのポイントについて解説していきます。
①印鑑の種類についてのルールを事前に確認しておく
会社で使用する印鑑には、会社名や部署名が印字されたもの、担当者個人のものなどさまざまな種類の印鑑が存在します。
受注書に印鑑を必ず使用するという決まりはありませんが、使用する際は、どの立場の印鑑を使用するのかルールを決めておきましょう。
また、シヤチハタの使用も可とするのかなども細かく決めておくことで、受注書発行ミスによる再発行などを防げます。
②課税文書の受注書の場合は収入印紙を貼付する
受注書には課税文書にあたるものが存在し、領収証などと同様に受注書に収入印紙を貼付する必要があります。
商品売買のみの場合は必要ありませんが、作業や業務などを請け負う受注書には収入印紙が必要です。
課税額は受注書に記載された金額によって変わるため、下記を参考にしてください。
| 契約金額 | 課税額 |
| 1万円未満 | 非課税 |
| 1万円以上100万円以下 | 200円 |
| 100万円超200万円以下 | 400円 |
| 200万円超300万円以下 | 1,000円 |
| 300万円超500万円以下 | 2,000円 |
| 500万円超1,000万円以下 | 10,000円 |
| 1,000万円超5,000万円以下 | 20,000円 |
| 5,000万円超1億円以下 | 60,000円 |
| 1億円超5億円以下 | 10万円 |
| 5億円超10億円以下 | 20万円 |
| 10億円超50億円以下 | 40万円 |
| 50億円超 | 60万円 |
| 金額記載なし | 200円 |
参考：国税庁（令和4年4月1日現在）
③保存期間に注意して保管しておく
受注書は契約書としても扱われることがあるため、保管の義務が発生します。
また、確定申告の際にも使用し、提出期限から個人は7年間、法人の場合は10年間保管しなければなりません。
取引先との過去の受注内容について確認する際にも使用するため、必要になった時すぐに取り出せるようファイリングして大切に保管しましょう。
受注書のテンプレートはExcelなどでダウンロード可能
受注書の書式作成でお悩みの方は、テンプレートを使用することもおすすめです。
テンプレートはExcelなどからダウンロードが可能で、受注書に必要な情報記載欄がすでに作成されているため、書式作成の時間を削減できます。
テンプレートをそのまま使用したくない方も、テンプレートをカスタムし作成することで、ゼロから書式を作成するよりも時短することが可能です。
さまざまなテンプレートも用意されているため、使用しやすいものを選びましょう。
テンプレートをそのまま使用せず、カスタムすることでも書式作成を時短できますので、有効活用しましょう。
受注書の発行や管理にはシステムの利用がおすすめ
受注書の発行や管理をアナログで行っている場合、作成や管理に手間がかかり、ミスが起こりやすいなどさまざまな問題に直面します。
そういった問題を解決するために、受注書の発行・管理にはシステムの利用がおすすめです。
受注書の管理をシステムで行うメリット2つ
受注管理システムを導入し、受注書の管理をシステム上で行うメリットは主に以下の2つです。
- 人的ミスを減らすことができる
- 教育や引継ぎのコスト削減につながる
①人的ミスを減らすことができる
1つ目のメリットは人的ミスを減らせる点にあります。
システムを利用することで、企業間での受注データのやり取りや社内管理を自動で処理できるため、記載ミスや管理ミスといった人的ミスを防げます。
また受注漏れがあった場合は自動で警告してくれるシステムなども存在するため、活用することで、受注書周りの作業工数を削減できるでしょう。
②教育や引継ぎのコスト削減につながる
2つ目のメリットは教育や引継ぎのコスト削減につながるという点です。
教育についてはシステムの操作方法のみを伝授すればよいため、教育をする側も受ける側も負担を軽くできます。
また、受注履歴などもシステム上で確認できるため、担当者が変わっても請求待ちなどの状況などを簡単に把握することが可能です。
ネクストエンジンであればECの受注管理を効率化できます
一元管理システム「ネクストエンジン」ではECサイト運営に関わるさまざまな業務を自動化することができ、受注管理業務も効率化できます。
ネクエストエンジンでできる主な機能は下記の通りです。
など
また、複数のネットショップの受注などもまとめて管理できるため、確認作業などの手間やミスを削減できます。対応可能なモール・カートも豊富です。
受注業務を効率化したいと考えている方は、ぜひ導入を検討してみてください。
受注管理に関する資料は以下から無料でダウンロードできます。ご興味のある方はぜひチェックしてみてください。
システムを活用し、受注書に関わる業務を効率化しよう
受注書は発注者からの注文内容を承諾し、注文を引き受ける意思を伝える重要な書類です。
形式に決まりはありませんが、発注者と受注者の取引をスムーズに行うために、記載すべき項目に漏れがないよう作成しましょう。
また、受注書をアナログで管理しているとさまざまな問題に直面しますが、システムの利用はその問題を解決してくれます。
今回の記事の内容を踏まえて、受注業務の効率化を進めてみてくださいね。
