【テンプレートあり】受注メールはどう書けばいい?ベストな送信タイミングとは?

商品や業務依頼を受注した際に、受注先に送る受注メールは、相手と良好な関係を築いていくために重要な役割を担います。

そのため、送る内容やタイミングは重要となり、間違ってしまうと相手に不快な想いをさせてしまうかもしれません。

そこで本記事では、受注メールの内容や送信タイミングについて詳しく解説します。

受注メールはいつどのような内容で送るべき?

それでは、受注メールはいつどのような内容で送るのがよいのでしょうか。

本項目では、受注メールを送るタイミングとその内容について解説します。

受注メールは受注後すぐに送付するのがベスト

結論、受注メールは受注後すぐに送るのがベストです。

受注メールをなるべく早く送ることで、対応の速さが顧客の信頼につながります。

そのため、受注メールの送付は受注後真っ先に行うべき業務です。

どうしてもすぐに受注メールを送れない場合は、受注した当日中、もしくは翌日には必ず送るようにしましょう。

感謝やお礼が伝わる内容であれば内容に決まりはない

受注メールには、内容の制約は一切ありません。

感謝やお礼がしっかり伝わる内容で送信しましょう。

ただビジネスマナーとして、敬語が間違っている、誤字脱字があることで送信先の相手に失礼がないよう心がけてください。

受注メールの書き方は?気をつけるポイントを4つ解説

では具体的に受注メールはどのように書けばよいのでしょうか。

本項目では、受注メールを作成する際に気を付けるべきポイントを4つ紹介します。

ポイント① 1文でメールの内容がわかる件名にする

「〇〇をご注文いただきありがとうございました」、「〇〇ご注文のお知らせ」といったように、1文でメールの内容がわかる件名を記載しましょう。

「注文のお知らせ」や「ご注文の連絡」だけでは、何の注文に対する内容なのか件名から判断できません。

メールを1日に何十通も受信している方であれば、件名から本文の内容が推測できないことにより、他のメールに埋もれ、内容を確認していただけない可能性があります。

そのため、受注メールの件名は1文で本文の内容が推測できるような内容にしましょう。

ポイント② 本文は長すぎずシンプルな内容にする

長すぎる本文は、読むのが大変な上に重要なことがどこに記載されているかわかりにくいため、あまりよくありません。

「多数ある企業の中から弊社の〇〇(商品名)をご注文いただきありがとうございます」のように、何に対して感謝しているかを明記しつつ、わかりやすくシンプルな内容にしましょう。

また、発注日や納品日があらかじめ決定している場合は、本文にそれらの情報も記載してあげるとより親切です。

ポイント③ 書類はPDF形式で添付する

注文書や見積書など受注メールと一緒に送信すべき書類がある場合は、PDF形式で添付しましょう。

PDF形式で書類を添付する利点は、wordやExcelファイルなどよりもファイルサイズを小さくして送信可能なため、メールサーバーへの負荷を減らせる点です。

また、PDFを開くために特定の環境を必要としないため、Windowsやmacなどのデバイスに関係なく開くことができ、文字化けを起こすこともありません。

このように、PDFは書類の確認がしやすいため、添付ファイルは必ずPDF形式で送信しましょう。

ポイント④ 自動化できるところはテンプレートを活用し効率化を図る

受注メールを毎回1から考えて送信することは、時間と労力がかかるため非効率です。

とくに、受注メールは多い日には、1日に何十通も送信する場合があるため、ある程度効率化しておく必要があります。

そのため、あらかじめテンプレートを準備しておくことがおすすめです。

受注メール業務に当てる時間が削減できれば、他の業務に時間を使うことも可能となるため、効率よくメール業務を行いましょう。

受注メールのテンプレート2つ

本項目では、テンプレートによる効率化がなぜ必要なのか解説するとともに、社外に送る受注メールのテンプレートを紹介します。

テンプレートの活用で業務効率の改善

一般社団法人日本ビジネスメール協会が発表した、「ビジネスメール実態調査2022」によると、1日のビジネス目的でのメール平均送信数は16.27通でした。

もし、1通のメールを作成するのに5分かかっていた場合、「5分×16.27通=81.35分」で約1時間20分もメール業務に時間を取られています。

そのため、テンプレートを活用して、メール時間を短縮することは非常に大切だといえるでしょう。

受注メールのテンプレート例

それでは、実際に業務で活用できる受注メールのテンプレートを紹介します。

受注メール例文1

件名:〇〇業務受注に関するお礼

〇〇株式会社

〇〇部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。

株式会社△△の営業担当、△△でございます。

この度は、〇〇業務を弊社に任せていただき、誠にありがとうございます。

弊社の〇〇に関しては、業界でも高い評価をいただいており、今回の貴社におかれましても満足のいく成果をお見せできると考えております。

また、先日の見積書を基に、発注書を作成しました。

PDFデータにて、本メールに添付させていただきます。

ご確認の程、よろしくお願いいたします。

ご不明点や添付ファイルが開けないなどございましたら、ご連絡ください。

引き続きよろしくお願いいたします。

△△

受注メール例文2

件名:〇〇をご注文いただきありがとうございます

株式会社〇〇

〇〇様

取り急ぎ、お礼のメールを差し上げます。

△△株式会社の、△△です。

この度は、弊社の商品である〇〇をご注文いただき、誠にありがとうございます。

注文書を基に、これより手配を進めさせていただきます。

発送日や納品日の詳細が確定次第、改めてご連絡させていただきます。

ご不明点やご質問等ございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。

今後ともよろしくお願いいたします。

△△

社内への受注報告メールも忘れずに

社外への受注メールだけでなく、社内への受注報告メールも忘れてはいけません。

本項目では、社内への受注報告メールのテンプレートを紹介します。

受注報告メールの内容は過不足なく簡潔に

上司などに向けた社内への受注報告メールは、過不足なく簡潔に作成するのが望ましいです。

結論を先に述べ、取引先企業の情報や受注内容などは箇条書きにし、一目でわかりやすいように記載しましょう。

また、社内への受注報告メールも社外への受注メール同様に、なるべく速やかに送りましょう。

受注報告メールのテンプレート

件名:〇〇株式会社〇〇受注に関するお知らせ

〇〇部部長 〇〇様

お世話になっております。営業部△△です。

〇〇株式会社様から弊社の〇〇の受注をいただきました。

内容を以下にまとめます。

・取引先企業名:〇〇株式会社

・取引先担当者:〇〇部〇〇様

・注文内容:〇〇

・納品日:〇〇年〇〇月〇〇日

お忙しいところ恐縮ですが、把握の程よろしくお願いいたします。

△△

入金がまだの場合でも受注メールは送るべき?

ここまで、受注してすぐにメールを送るべきと紹介しましたが、ケースによっては入金がすぐにされないケースもあるかと思います。

そのような場合でも、受注メールはすぐに送るべきなのでしょうか?

結論からいうと、入金がまだの場合でも受注メールは受注後すぐに送りましょう

お礼の受注メールはやはりタイミングが大切で、早く送ることがベストです。

そのため、入金がまだの場合であっても、受注メールは速やかに送りましょう。

また、入金の確認ができた際にも、改めて確認完了のメールを送ることを忘れないようにしましょう。

ECにおける受注メール送信の効率化にはネクストエンジンがおすすめ

受注メール送信の効率化を考えている方は、ぜひネクストエンジンの導入を検討してみてください。

ネクストエンジンはメールの送信業務だけでなく、ECサイト運営において必要となるさまざまな業務の効率化ができる機能を備えた管理システムです。

ここからは、ネクストエンジンでできる機能について紹介させていただきます。

ネクストエンジンでは受注メールの自動送信が可能

ネクストエンジンでは、時間のかかる受注メール送信を自動化できます。

また、受注メール以外にも、発送日時をお知らせする発送予定メールや商品を発送したことをお客様にお伝えする発送完了メール、お客様に商品のレビューを依頼するフォローメールといったメールの自動送信も可能です。

ネクストエンジンを利用して、メール業務に当てる時間を削減しましょう。

ネクストエンジンはEC事業の業務を効率化できるシステム

ネクストエンジンはEC事業の業務を効率化できるシステムで、受注メール以外にも受注管理や在庫管理、商品管理、発送管理といったさまざまな業務を効率化できます。

メール送信業務や受注管理業務といったルーティン業務を効率化することで、商品開発や集客といった、より企業の売上をアップするために重要なクリエイティブ業務に時間を割くことが可能です。

ネクストエンジンは、2022年4月時点で契約者数は5,400社を突破しており、多くの企業の業務効率化に貢献してきました。

無料で資料請求を行えるため、EC事業の業務効率化を検討している方は、ぜひ導入を検討してみてください。

まとめ:受注メールの対応はシステムを導入し効率化しよう

本記事では、受注メールの内容や送信タイミングについて解説しました。

意外と時間の取られる受注メールの作成には、テンプレートを使用して、効率化を図ることがおすすめです。

もしくは、システムを導入して、業務の効率化に努めるのもよいでしょう。

とくに、1日に何十通も受注メールを送る必要のある企業においては、システムによって、自動化することがおすすめです。