出荷管理とは?その内容と効率化のポイントを紹介

出荷管理は、受注した商品を出荷するために必要なプロセスです。

せっかく注文を受けても、正しく出荷作業ができていないと、お客様のもとには商品が届きません。

しかし、出荷管理は大幅な作業コストがかかる業務の1つで、効率化の実現ができず頭を抱えている企業もあるのではないでしょうか?
そこで本記事では、出荷管理の重要性や、効率化するためのポイントなどを解説していきます。

出荷管理とは?

出荷管理とは、業態によっても違いますが、基本的には受注した商品をお客様のもとにスムーズに出荷するために必要な作業です。

おもに出荷準備に関わる業務と、出荷後に出荷状況などを管理する業務の2通りが必要です。

いずれかがスムーズにいかないと、出荷にも支障をきたし、在庫状況のずれなどが原因でトラブルにつながる可能性があります。

シンプルな業務と思われがちですが、受注量が多いとその分作業も増えるため、効率よく行わなければいけません。

出荷をミスなく行うようにするためにも、出荷管理は重要な作業なのです。

出荷管理の作業内容と流れ

出荷管理を正しく行うためには、作業内容をよく把握する必要があります。

出荷の流れについて、どのような業務が必要になるのか、それぞれ詳しく紹介していきます。

1.出荷指示書などを作成する

まずは、担当者が受注伝票をもとに出荷指示書の作成をします。

どの商品を出荷するのか、必要な個数はいくつかなどを細かく確認しながら作成していきます。納期が決まっている商品が多く、商品の在庫状況は常に変化しています。出荷指示書に誤りがあると正しく出荷されませんので、注意して作成します。

納期の早い商品や、出荷の準備が複雑で手がかかるものは、早めに出荷指示書を渡せるようにしておきましょう。

2.出荷および納品を行う

商品の在庫を管理している倉庫担当者が、納期に合わせて出荷に必要な商品の出荷準備を行います。

同時に商品と一緒に同梱する納品書(お客様用と控え)と受領書の用意も必要です。

また、商品を問題なく届けられるように梱包し、配送の手配も行います。

年末年始など配送が混雑する時期は、予定よりも配送が遅れてしまうこともあるため早めの手配が必要です。

3.売上伝票を作成する

商品が納品されたあとは、伝票の控えなどを活用し、売上伝票の作成を行います。

売上処理が終われば、控え一式を経理担当者や商品の管理者に渡し、控えを管理してもらいましょう。

売上伝票のなかには、売上日や商品名、金額や数量、出荷時番号、納品先などの必要な情報がわかるよう、正確に記入しておくことが大切です。

4.帳簿へ記帳する

売上伝票と商品の受領書を受け取ったあとは、帳簿への記帳が必要です。

毎日の取引を仕訳し、誰が見ても会社のお金の流れがわかるようにまとめておきます。

取引記録を帳簿につけ可視化することで、取引の流れを把握できるだけでなく、1年分の決算所を作成する際にも必要です。

また、お客様とのトラブルを未然に防ぐためにも、取引の証明となる帳簿は重要です。

現金ではなく振り込みの場合は「売掛金」として処理するようにしましょう。

出荷管理を大切にしなければならない4つの理由

出荷管理は、ただ商品を発送するだけの業務ではありません。

正しく管理することで売り上げを把握するのはもちろん、在庫数を把握して欠品やミスを防ぐことにつながります。

また、顧客からの問い合わせなどにきちんと対応し、信頼を得るためにも重要な業務です。

ここからは、出荷管理が大切な理由について解説していきます。

1.売り上げを正確に予測できる

企業にとって売り上げを正確に予測することは、非常に重要なことです。

そのためにも現時点で売り上げがどのくらいあるのかを把握し、正しい数字を知る必要があります。

売り上げを把握することで、想定していた売り上げ予測と比較することができ、次年度の達成予算目標や事業コストの算出に活かすことも可能です。

売り上げを予測する精度が低いと売り上げ分析も正確でなくなり、今後の事業運営にも大きな影響を与えてしまう可能性があります。

健全な事業運営を行うためにも、売り上げを正確に把握して計上する必要があるのです。

2.適切な在庫数を維持する

自社にどの程度の在庫があるのかを把握しておくことも、出荷管理に欠かせません。

在庫の管理ができていないと、過剰在庫が発生し余計なコストがかかってしまうかもしれませんし、お客様から注文が入っても在庫切れで出荷できず、お待たせしてしまうかもしれません。

注文が入り在庫が変動するたびに、正確な在庫数を管理しておく必要があります。

時には、注文がキャンセルになったり、出荷数が急増するなど在庫数の変動が大きく、正確な在庫数を把握することが難しくなることもあるはずです。

そのため、管理システムの導入などを行いリアルタイムで在庫数を把握できる仕組みを構築し、正確な在庫数を常に把握できる体制を作っておきましょう。

3.欠品や納品ミスを防ぐ

お客様から注文を受けたときに、売れ筋の商品が何度も欠品を起こすと、せっかくの販売チャンスを逃してしまうことになります。

また、出荷管理を正確に行うことで商品の納品ミスを防ぎ、破損などの不良品があった場合でもすぐに対応することが可能です。

ミスを防ぐだけでなく、問題が発生した際に迅速に対応することは企業のイメージ向上にも繋がります

4.顧客からの問い合わせに迅速に対応できる

お客様から出荷状況などの問い合わせがあったときに、迅速な対応ができるかどうかは出荷管理を適切に行っているかどうかで変わります。

出荷した商品が到着するまでのスケジュールや状況がわかっていないと、問い合わせを受けるたびに状況の確認が必要になり、返答するまでに時間がかかってしまいます

問い合わせ対応でお待たせしてしまうと、お客様からの信頼を失う原因にもなりかねません。

今後の販売機会を逃さず迅速に顧客対応できるよう、出荷した商品の状況なども確認できる体制を構築しておきましょう。

出荷管理で起こりがちな3つの課題

出荷管理は日々の業務をスムーズに行うために重要ですが、

単純な作業に見えて複雑な部分も多く、さまざまな問題が起きてしまうこともあるでしょう。

ここからは、出荷管理がうまくいかないことで起こりがちな4つの課題について紹介していきます。

1.出荷や在庫情報を把握できないと作業効率の低下を招く

在庫は常に変動しています。

生産状況や在庫状況など常に情報の更新が必要な項目も多いため、最新状況の把握を維持するのが困難といった問題が発生することもあるでしょう。

リアルタイムに在庫状況を把握していないと、注文が入ってはじめて在庫が切れていたことに気付くケースも考えられます。

また、在庫情報をすべて手入力で行っている企業では、その分管理作業に時間も取られ、作業効率の低下の原因となるでしょう。

このように、常に変動する在庫状況を把握できていない企業や、在庫管理に大幅な時間がかかってしまい、業務効率がよくない企業も多くあるのが現状です。

2.注文のキャンセルや追加の情報共有が遅れる

注文のキャンセルや追加情報の共有体制が構築できていないと、注文後のキャンセルや追加注文が入ってもすぐに気づけない可能性があります。

キャンセルに気づかず出荷の準備をしていた場合、無駄な作業が増える原因になってしまいます。

そのため、注文情報に更新があった場合は、従業員が簡単に最新のステータスを把握できるシステム構築も大切です。

追加注文があり、すでに注文を受けていた商品と一緒に発送したほうがよいケースもあるため、できるだけ最新情報をすぐに把握できる環境を構築しておきましょう。

3.受注から売上計上までのタイムロスが生じる

受注してから商品の出荷、引き渡しを終えて、売り上げの入力作業までが基本の出荷作業になります。

この流れをできるだけ早くスムーズに行うことは、企業としても売り上げを立て、利益を確保するために重要なことです。

出荷管理に必要なフローが定まっていないと、無駄な作業が増えてしまい、タイムロスが生じる原因になります。

また、作業者によっても作業効率が変わり、業務が属人化してしまう可能性もあるでしょう。

このタイムロスを減らすという意味でも、管理システムを導入し、管理作業の自動化を目指すことが効果的です。

出荷管理はExcelで十分?システムの導入で課題解決に期待できる

出荷管理をExcelで行っている企業もあるのではないでしょうか。

Excelを活用し出荷管理を行うメリットは下記のとおりです。

  • Excelはすでにインストールされているためコストがかからない
  • 紙よりも管理がしやすく、編集や入力が簡単にできる
  • Excelを使える人が多く共有しやすい

しかしその反面、Excelならではの問題もあります。

例えば、Excelは大容量のデータ管理には向きません。

同時編集ができないため、複数人で管理をすることには向いておらず、大量のデータを編集するとファイルが重くなり、動作不良を起こす可能性もあります

このような問題が起こるリスクを抱えながら出荷管理することは、あまり現実的ではありません。

そのため、効率よく管理していくためには、管理システムの導入がおすすめです。

管理システムにもさまざまな種類がありますが、中には在庫状況をリアルタイムに自動反映したり、注文を受けた商品のステータス管理が簡単に行えたりなど、出荷管理業務の効率化が実現できる機能を豊富に備えているものもあります。

ヒューマンエラーをできるだけ減らすためにも、管理システムをまだ導入されていない企業は、導入を検討し業務の効率化を図りましょう。

ECサイトの管理を効率化するならネクストエンジン

ネクストエンジンは、EC事業の成長を目指す上で効果的なプラットフォームです。

これまで、出荷管理の効率化や作業の正確性を向上させることを目指し、さまざまなシステム導入を行った結果、大きなコストがかかってしまった企業もあるのではないでしょうか。

また、さまざまなシステムを導入したものの、連携できないシステムもあり充分な効果を発揮できなかったケースもあるでしょう。

しかし、ネクストエンジンであれば、ロジクラやオープンロジなど外部のシステムとも連携でき、データを一元管理することで作業の効率化や時間の短縮を実現し、売り上げUPに貢献できます。

受注管理や在庫管理、商品管理、発送管理のルーティン業務の自動化などで作業コストも削減することで、適切な人員配置などにも役立つでしょう。

ネクストエンジンを導入することで得られるおもなメリットは下記のとおりです。

  • 慢性的なリソース不足の解消
  • ルーティン業務の減少で、それ以外の業務にリソースを割く余裕ができる
  • 自動化の実現によりヒューマンエラーを減らすことが可能
  • 教育や引継ぎ作業を減らして効率的な運営が可能

など

ネクストエンジンの倉庫管理機能について詳しく知りたい方のために、無料の資料もご用意しております。ご興味のある方は、以下からお気軽にダウンロードして下さい。

まとめ:出荷管理の効率化にはシステム導入のご検討を

出荷管理は、受注量が増えるほど複雑になっていきます。手入力などアナログ作業で行うには限界があり、出荷管理がうまく行われていないと、欠品や納品の遅れなどの問題も発生しかねません。

出荷業務を効率よくスムーズに行うことでミスを減らし、お客様の信頼度を高めるべく、システム導入の検討をしてみてはいかがでしょうか。

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