出荷管理は、受注した商品を出荷するために必要なプロセスです。
せっかく注文を受けても、正しく出荷作業ができていないと、お客様のもとには商品が届きません。
しかし、出荷管理は大幅な作業コストがかかる業務の1つで、効率化の実現ができず頭を抱えている企業もあるのではないでしょうか？
そこで本記事では、出荷管理の業務内容や重要性、効率化するためのポイントなどを解説していきます。
出荷管理とは？
出荷管理とは、業態によっても違いますが、基本的には受注した商品をお客様のもとにスムーズに出荷するために必要な作業です。
おもに出荷準備に関わる業務と、出荷後に出荷状況などを管理する業務の2通りが必要です。
いずれかがスムーズにいかないと、出荷にも支障をきたし、在庫状況のずれなどが原因でトラブルにつながる可能性があります。
シンプルな業務と思われがちですが、受注量が多いとその分作業も増えるため、効率よく行わなければいけません。
出荷をミスなく行うようにするためにも、出荷管理は重要な作業なのです。
出荷管理の作業内容と流れ
出荷管理を正しく行うためには、作業内容をよく把握する必要があります。
出荷の流れについて、どのような業務が必要になるのか、それぞれ詳しく紹介していきます。
1.出荷指示書などを作成する
まずは、担当者が受注伝票をもとに出荷指示書の作成をします。
どの商品を出荷するのか、必要な個数はいくつかなどを細かく確認しながら作成していきます。納期が決まっている商品が多く、商品の在庫状況は常に変化しています。出荷指示書に誤りがあると正しく出荷されませんので、注意して作成します。
納期の早い商品や、出荷の準備が複雑で手がかかるものは、早めに出荷指示書を渡せるようにしておきましょう。
2.出荷および納品を行う
商品の在庫を管理している倉庫担当者が、納期に合わせて出荷に必要な商品の出荷準備を行います。
同時に商品と一緒に同梱する納品書（お客様用と控え）と受領書の用意も必要です。
また、商品を問題なく届けられるように梱包し、配送の手配も行います。
年末年始など配送が混雑する時期は、予定よりも配送が遅れてしまうこともあるため早めの手配が必要です。
3.売上伝票を作成する
商品が納品されたあとは、伝票の控えなどを活用し、売上伝票の作成を行います。
売上処理が終われば、控え一式を経理担当者や商品の管理者に渡し、控えを管理してもらいましょう。
売上伝票のなかには、売上日や商品名、金額や数量、出荷時番号、納品先などの必要な情報がわかるよう、正確に記入しておくことが大切です。
4.帳簿へ記帳する
売上伝票と商品の受領書を受け取ったあとは、帳簿への記帳が必要です。
毎日の取引を仕訳し、誰が見ても会社のお金の流れがわかるようにまとめておきます。
取引記録を帳簿につけ可視化することで、取引の流れを把握できるだけでなく、1年分の決算所を作成する際にも必要です。
また、お客様とのトラブルを未然に防ぐためにも、取引の証明となる帳簿は重要です。
現金ではなく振り込みの場合は「売掛金」として処理するようにしましょう。
出荷管理を大切にしなければならない4つの理由
出荷管理は、ただ商品を発送するだけの業務ではありません。
正しく管理することで売り上げを把握するのはもちろん、在庫数を把握して欠品やミスを防ぐことにつながります。
また、顧客からの問い合わせなどにきちんと対応し、信頼を得るためにも重要な業務です。
ここからは、出荷管理が大切な理由について解説していきます。
1.売り上げを正確に予測できる
企業にとって売り上げを正確に予測することは、非常に重要なことです。
そのためにも現時点で売り上げがどのくらいあるのかを把握し、正しい数字を知る必要があります。
売り上げを把握することで、想定していた売り上げ予測と比較することができ、次年度の達成予算目標や事業コストの算出に活かすことも可能です。
売り上げを予測する精度が低いと売り上げ分析も正確でなくなり、今後の事業運営にも大きな影響を与えてしまう可能性があります。
健全な事業運営を行うためにも、売り上げを正確に把握して計上する必要があるのです。
2.適切な在庫数を維持する
自社にどの程度の在庫があるのかを把握しておくことも、出荷管理に欠かせません。
在庫の管理ができていないと、過剰在庫が発生し余計なコストがかかってしまうかもしれませんし、お客様から注文が入っても在庫切れで出荷できず、お待たせしてしまうかもしれません。
注文が入り在庫が変動するたびに、正確な在庫数を管理しておく必要があります。
時には、注文がキャンセルになったり、出荷数が急増するなど在庫数の変動が大きく、正確な在庫数を把握することが難しくなることもあるはずです。
そのため、管理システムの導入などを行いリアルタイムで在庫数を把握できる仕組みを構築し、正確な在庫数を常に把握できる体制を作っておきましょう。
3.欠品や納品ミスを防ぐ
お客様から注文を受けたときに、売れ筋の商品が何度も欠品を起こすと、せっかくの販売チャンスを逃してしまうことになります。
また、出荷管理を正確に行うことで商品の納品ミスを防ぎ、破損などの不良品があった場合でもすぐに対応することが可能です。
ミスを防ぐだけでなく、問題が発生した際に迅速に対応することは企業のイメージ向上にも繋がります。
4.顧客からの問い合わせに迅速に対応できる
お客様から出荷状況などの問い合わせがあったときに、迅速な対応ができるかどうかは出荷管理を適切に行っているかどうかで変わります。
出荷した商品が到着するまでのスケジュールや状況がわかっていないと、問い合わせを受けるたびに状況の確認が必要になり、返答するまでに時間がかかってしまいます。
問い合わせ対応でお待たせしてしまうと、お客様からの信頼を失う原因にもなりかねません。
今後の販売機会を逃さず迅速に顧客対応できるよう、出荷した商品の状況なども確認できる体制を構築しておきましょう。
出荷管理で起こりがちな3つの課題
出荷管理は日々の業務をスムーズに行うために重要ですが、
単純な作業に見えて複雑な部分も多く、さまざまな問題が起きてしまうこともあるでしょう。
ここからは、出荷管理がうまくいかないことで起こりがちな4つの課題について紹介していきます。
1.出荷や在庫情報を把握できないと作業効率の低下を招く
在庫は常に変動しています。
生産状況や在庫状況など常に情報の更新が必要な項目も多いため、最新状況の把握を維持するのが困難といった問題が発生することもあるでしょう。
リアルタイムに在庫状況を把握していないと、注文が入ってはじめて在庫が切れていたことに気付くケースも考えられます。
また、在庫情報をすべて手入力で行っている企業では、その分管理作業に時間も取られ、作業効率の低下の原因となるでしょう。
このように、常に変動する在庫状況を把握できていない企業や、在庫管理に大幅な時間がかかってしまい、業務効率がよくない企業も多くあるのが現状です。
2.注文のキャンセルや追加の情報共有が遅れる
注文のキャンセルや追加情報の共有体制が構築できていないと、注文後のキャンセルや追加注文が入ってもすぐに気づけない可能性があります。
キャンセルに気づかず出荷の準備をしていた場合、無駄な作業が増える原因になってしまいます。
そのため、注文情報に更新があった場合は、従業員が簡単に最新のステータスを把握できるシステム構築も大切です。
追加注文があり、すでに注文を受けていた商品と一緒に発送したほうがよいケースもあるため、できるだけ最新情報をすぐに把握できる環境を構築しておきましょう。
3.受注から売上計上までのタイムロスが生じる
受注してから商品の出荷、引き渡しを終えて、売り上げの入力作業までが基本の出荷作業になります。
この流れをできるだけ早くスムーズに行うことは、企業としても売り上げを立て、利益を確保するために重要なことです。
出荷管理に必要なフローが定まっていないと、無駄な作業が増えてしまい、タイムロスが生じる原因になります。
また、作業者によっても作業効率が変わり、業務が属人化してしまう可能性もあるでしょう。
このタイムロスを減らすという意味でも、管理システムを導入し、管理作業の自動化を目指すことが効果的です。
出荷管理を効率化するポイントとは
出荷管理がいかに重要かはご理解いただけたと思います。
ここからは出荷管理を効率化するためのポイントを解説します。
自社の現状を知って課題を整理する
まずは自社の現状の出荷管理について問題点を把握しましょう。
例えば、以下のような課題や改善すべき点はありませんか？
- 入出庫の在庫を手作業でカウントしており、数が合わない時がある
- 実在庫と在庫データが合わないことがある
- 在庫があるのに、無駄な発注をしてしまうことがある
- エクセルで出荷管理している
在庫確認を手作業で行っていると、どうしてもヒューマンエラーを起こしやすいですし、発注ミスが起こっている場合、業務が属人化し、特定のスタッフに管理の負荷が集中している可能性もありますので、業務フローの見直しが必要かもしれません。
また、エクセルで出荷管理をしている企業は多くいらっしゃると思いますが、エクセルで管理するメリット・デメリットは何でしょうか？
エクセルのメリットは多くの職場ですでに使用しており、追加コストがかからず、誰でも編集や入力が簡単にできるという点です。
しかしその反面、エクセルならではのデメリットもあります。例えば、エクセルは複数人で管理をすることには向いておらず、また、大量のデータを編集するとファイルが重くなり、動作不良を起こすこともあります。なにより、データを手入力していると、ヒューマンエラーを起こしやすくなります。
そうはいっても「今のところはエクセルでなんとかしたい！」という方は、以下の記事でエクセルの在庫管理方法について解説していますので、こちらを参考にしてください。
システム導入で効率化を目指す！
自社の課題を把握でき、より効率化を目指すことが決まったら、ぜひおすすめしたいのは管理システムの導入です。
さまざまな管理システムがありますが、システムによっては、在庫状況をリアルタイムに自動反映したり、注文を受けた商品のステータス管理が簡単に行えたりするなど、出荷管理業務の効率化が実現できる機能があります。
より効率よく出荷業務を行うことで、ヒューマンエラーを減らすことができ、業務効率化で生まれた時間を集客など、もっと注力したい業務に集中できるようになります。無料のお試し期間を設けているところも多いので、管理システムをまだ導入されていない事業者の方は、ぜひ一度導入を検討してみましょう。
ECサイトの運営を自動化・効率化するならネクストエンジン
ネクストエンジンは、出荷管理や受注処理といったバックヤードからEC事業をサポートするEC一元管理システムです。
EC運営が軌道に乗り、売り上げがアップして嬉しい反面、日に日に受注や出荷業務がまわらなくなり、繁忙期にはスタッフ総出で深夜まで対応しなければならない……という経験はありませんか？
ネクストエンジンであれば、今まで1件1件注文確認していた作業を自動化し、業務をずっと楽に、効率化することができます。
ロジクラやオープンロジなど外部の倉庫システムとも連携でき、データを一元管理することで作業の効率化や時間の短縮を実現します。
実際にネクストエンジンを導入したとある企業様からは、導入後に出荷効率が大幅に改善し、出荷数が1.5倍になったというお声をいただいています。（詳しくは以下のページをご覧ください！）
ネクストエンジン導入で実現できることは以下のとおりです。
- 慢性的なリソース不足の解消
- ルーティン業務の減少で、それ以外の業務にリソースを割く余裕ができる
- 自動化の実現によりヒューマンエラーを減らすことが可能
- 教育や引継ぎ作業を減らして効率的な運営が可能
など
ネクストエンジンについて、少しでもご興味を持たれましたら、以下より無料の資料もご用意しております。お気軽にダウンロードください！
まとめ：出荷管理の効率化にはシステム導入のご検討を
出荷管理は、受注量が増えるほど複雑になっていきます。手入力などアナログ作業で行うには限界があり、出荷管理がうまく行われていないと、欠品や納品の遅れなどの問題も発生しかねません。
出荷業務を効率よくスムーズに行うことでミスを減らし、お客様の信頼度を高めるべく、システム導入の検討してみてはいかがでしょうか。
