FAXは古い?受注業務を自動化するメリットやその方法を解説

EC業務の現場において顧客や商品の情報をシステムに反映させる受注業務ですが、手間がかかる上、毎日行うルーティン業務となるためできる限り効率化を図りたいですよね。

結論からいうと、受注業務を効率化するには自動化するのが一番です。

そこで本記事では、毎日の受注業務を効率化するために行う自動化について方法や、メリットなどを解説していきます。

受注業務を手作業やFAXで行う場合の課題

顧客や商品の情報をシステムに反映させ、発送業務を行うための受注業務を手作業やFAXで行う場合、手間がかかるなどのさまざまな問題点があります。

ここでは、その問題点について解説していきます。

課題① ミスやトラブルが起こりやすい

受注業務を手作業で行う場合、電話で注文を受け、情報を入力する方法や、FAXでの注文をファイリングする方法などが挙げられます。

しかし、電話での注文は聞き間違いや入力ミス、FAXでは転記ミスなどの人的ミスが起こりやすいのが現状です。

手作業で行う以上、どれだけ注意をしていてもミスが発生してしまう可能性があります。

課題② 時間や手間がかかり効率が悪い

注文情報をシステムに反映させるために、FAXなどに記載されている内容を手作業で入力することが多い受注管理業務ですが、入力の手間に加えてチェックも慎重に行わなければならず、時間がかかってしまいます。

また、電話で注文を受けるとなれば、専用のオペレーターを配置しなければならないため、多くの人員も必要です。

このように受注業務を手作業で行う場合は、多くの人員を受注業務に割くことになるため、効率が悪いといえます。

課題③ 書類の仕訳や保管が大変

顧客や注文情報が記載されているFAXは個人情報が記載されているため、安易に廃棄できません。

そのため長期の保管が必要となり、保管する場合の仕分けなども必要です。

書類を保管するために大量のスペースが必要となる場合もあるため、保管場所の確保や仕分けなどにも時間がかかってしまうでしょう。

課題④ 業務が属人化しやすい

受注業務は単純作業であるがゆえに、担当者によって独自の効率化をする方法などがあり、属人化が進む傾向にあります。

同じ取引先から注文を受ける際に、対応方法が毎回異なっていては不信感を持たれる可能性もあるでしょう。

担当者が変わる度に業務の引き継ぎ内容が変わり、作業工程やチェック項目が増え、効率が悪くなる可能性もあるので注意が必要です。

課題⑤ テレワークの導入が進まない

コロナ禍においてテレワークの導入は企業にとって重要な課題です。

しかしFAXをオフィスで受信する場合は、出社しなければ書類の確認や入力が行えないという問題に直面します。

そのためテレワークを導入しにくいという点も、受注管理業務を手作業で行う際の課題といえるでしょう。

受注業務の効率化に必要な自動化について解説

受注業務は手作業で行うと時間や手間がかかってしまいますが、自動化することでそれらの問題を解決できます。

ここでは受注業務の自動化について解説をしていきます。

受注業務の効率化には自動化が必要

受注業務を効率化する一番の方法は自動化を進めることです。

手作業の課題で紹介した、

  • 時間や手間がかかる
  • ミスが起こりやすい

といった問題を解決し、人手不足の解消にも繋がります。

空いた時間やスペースを他の業務に向けることができるため、売上の向上も見込めるでしょう。

業務フローを見直し、生産性を上げることも大事ですが、人間の力で行う効率化には限界があるため、自動化をおすすめします。

受注業務の中で自動化できる作業と自動化の方法

受注業務の中で自動化できる作業は限られており、主にFAXの受信時や情報をシステムに反映させる時などに自動化を行うことが可能です。

自動化する方法は大きく分けて2つあるため、ここからはそれぞれの方法について解説します。

注文書や見積書などを自動で読み取り管理する

注文書などのデータを受信し、その情報を管理システムに自動で反映させることが可能です。

そのため手動で受注管理を行う必要がなく、多くの工数を削減できるでしょう。

注意点として、自動化を行うには事前に定めたルールが前提になるため、ルール外のことが記載されている場合は対応できない可能性があります

また、手書きで記載されているFAXなどは自動で読み取れない可能性もあるため、そのような場合は入力された内容の確認を手作業で行う必要があります

受信サービスを活用してFAXによる受注を自動化

クラウド型のFAX受信サービスを活用することで、インターネット上でFAXを受信できるようになり、Webブラウザを通してクラウド上に蓄積されたFAXの受信データを確認できます。

FAX受信サービスを設置する際、FAXの回線に専用アダプターを差し込むタイプであれば、専用アダプターからクラウド上のサーバーにデータを送信できるため、FAX番号の変更なども必要ありません。

受信後、システムに情報を取り込む際は手入力で行う必要がありますが、件数が少ない場合やFAXの内容を都度確認しなければならない場合などは、受信サービスの活用でも十分効率化を図れるでしょう。

受注業務を自動化するメリット5選

受注業務を自動化するメリットは、ミスの削減や業務の効率化などさまざまです。

ここではそれぞれのメリットについて解説していきます。

①人的ミスの削減につながる

受注業務を手作業で行う場合、聞き間違いや見間違い、入力ミスなどさまざまなミスが起こる可能性があります。

しかし自動化を進め、注文情報を自動でシステムに連携させる仕組みにしておけば、手作業で入力をする必要がありません。

そのため、受注業務の自動化は人的ミスの削減に貢献します

②複数の部署間での連携がスムーズになる

受注業務を手作業で行う際、件数が多くなると作業が滞り、その後の作業に支障をきたす恐れがあります。

しかし自動化することで作業が進むことはもちろん、システムを一元管理することで部署間での不要なやり取りも減り、連携もスムーズになるでしょう。

部署間の連携は、顧客へ商品が到着するまでのリードタイムに直結するため、効率化を図りたい要素のひとつです。

③顧客満足度の向上に期待できる

顧客満足度はリピーターを増やし、売上の向上を目指す上で、重要な指標です。

受注業務の自動化はミスの削減や業務の効率化、在庫管理の精度向上などに繋がります。

スピーディな納品や誤配送の防止によって、顧客満足度の向上が見込まれるため、受注業務の自動化は大切です。

④在庫管理ミスによるロスを減らせる

EC倉庫では日々さまざまな商品の発送や入荷を繰り返すため、在庫の増減が激しく、正確な在庫を常に把握するのは大変です。

しかし受注業務を自動化し、注文情報などを在庫管理システムと連携させることで、在庫の増減がリアルタイムで反映されるため、在庫の適正管理に繋がります。

また受注業務を自動化することで、欠品を防ぎ、販売機会のロスを防ぐことも可能です

⑤業務のスピードをUPさせることができる

電話での商品受付や手作業による情報入力は手間がかかります。

自動化によって、これらの作業がなくなれば、今まで受注業務に費やしていた人員を他の作業に回すことも可能です。

無駄な作業を省き、全体的な人員不足を解消することによって、商品発送までのリードタイムを短くすることに繋がります

受注業務の自動化には注意点や問題点も

受注業務の自動化にはさまざまなメリットがありますが、同時に注意点や問題点も存在します。

ここでは、自動化による注意点や問題点について解説していきます。

一部業務のみ自動化しても大きな効果は期待できない可能性がある

1つ目は一部業務のみを自動化しても大きな効果は期待できない可能性があるという点です。

例えば、注文のFAXをインターネット上で確認できるように自動化したとします。

しかし、注文情報をシステムに取り込む作業は手作業で行う必要があるため、結局は手間がかかり、想定していた通りの効率化を実現できない可能性があります。

またFAXだけではなく、メールや電話、他のシステムなどを複数使用している状況であれば、ひとつのシステムのみを自動化しても効果は薄い可能性があるため、自動化させた媒体に受注窓口を絞るという対応なども効率化には必要です。

ツールの導入にはコストがかかる

2つ目の注意点はツールの導入にはコストがかかるという点です。

受注業務の自動化に限らず、新しいシステムの導入には費用が必要です。

導入しても思った通りの効果が得られず、効率化に至らなかったとなれば、結果的にコストのみがかさむ可能性もあるでしょう。

このような事態を避けるためにも、システムの販売会社と相談しながら慎重に導入を検討する必要があります。

受注業務の自動化には受発注システムの導入がおすすめ

受注業務の自動化には受発注システムの導入がおすすめです。

弊社(NE株式会社)が運営している「ネクストエンジン」は受注業務の自動化を可能にします。

主な機能は下記の通りです。

  • 注文ごとにステータスを自動で割り振れる
  • オフライン注文の管理にも対応
  • サンクスメールなどの自動送信
  • 入出金処理
  • ピッキング指示の作成

など

また受注管理業務だけではなく、倉庫連携や商品登録の効率化なども可能です。

受注管理業務を効率化したい、ECサイト運営を自動化したい、と考えている方はぜひ導入を検討してみて下さい。

受注管理に関する資料は以下から無料でダウンロードできます。ご興味のある方はぜひチェックしてみてください。

まとめ:受注業務を自動化し、効率化を図ろう!

受注業務を手作業で行うと、ミスが発生する可能性を排除できず、作業に手間がかかるなどの問題点が存在します。

その問題を解決するためには、受注業務の自動化は欠かせません。

受注業務を自動化するためには受発注システムの導入が特におすすめです。

その中でも特に「ネクストエンジン」はおすすめですので、今回の記事の内容を踏まえて、受注業務の自動化を進めてください。

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