基幹システムは、業務効率化を図るために、非常に重要なシステムです。
しかし、まだ基幹システムを導入していない企業や、現在導入を検討している企業の中には、基幹システムについて詳しく知らない方も多いでしょう。そこで本記事では、基幹システムの概要からERPとの違い、導入するメリットなど、基幹システムについて詳しく解説していきます。
記事の後半では、基幹システムを導入する際の比較ポイントについても解説しているため、基幹システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
基幹システムとは？ERPなどとの違いを解説
本項目では、基幹システムの概要とERPなどの間違いやすい用語との違いについて解説していきます。
基幹システムの概要
基幹システム（mission-critical system）とは、企業の基幹業務を管理するシステムのことです。基幹業務というのは、例えば製造業であれば、商品の販売製造など、事業経営に欠かせない複数の業務を指します。
基幹システムは、事業の中心を担う業務を扱うシステムのため、安定に稼働できなければいけません。
基幹システムの機能については、それぞれの企業や業種によって異なりますが、主に下記の機能がセットになっているものが多いです。
- 生産管理
- 販売管理
- 在庫管理
基幹システムの機能については、後の項目で詳しく解説します。
基幹システムと混同しがちな3つの用語
基幹システムと混同しがちな用語として、下記の3つがあります。
- 業務システム
- ERP
- 情報系システム
以下でそれぞれの用語の意味を説明します。
1. 業務システム
業務システムとは、特定の業務を管理するシステムです。
具体的には、販売管理システムや会計管理システム、生産管理システムなどが挙げられます。
2. ERP
EPRとは、「Enterprise Resource Planning」の略称で、日本語では「統合基幹業務システム」と呼ばれています。
ERPは、事業に不可欠な基幹システムとそれ以外の業務システムを統合したものです。そのため異なる業務間でも情報やデータの確認ができるようになり、そのデータなどを活用し経営に役立てられるのがERPです。
基幹システムは主要な業務をサポートするシステムに対し、ERPは、会社に関わるデータを一元管理できるため、業務の効率化だけでなく、マネジメントにも役立つことが違いといえるでしょう。
3. 情報系システム
情報系システムとは、社内でのコミュニケーションや事務処理などの業務効率化を支援するシステムです。
具体的には、メールや社内SNS、グループウェア、スケジュール管理アプリなどが情報系システムに該当します。
基幹システムは事業経営に不可欠なシステムのため、「停止することが許されないシステム」です。
しかし、情報系システムは、停止したとしても基幹業務が止まるわけではないため、システム停止の影響は小規模で済みます。
そのため、情報系システムは、定期的にアップデートやメンテナンスしやすいのが特徴です。
基幹システムにある主な機能の種類
基幹システムにある主な機能は以下の通りです。
| 生産管理 | 生産管理は、主に製造業で利用されるシステムです。材料の購入から商品の製造までを担当します。 |
| 販売管理 | 販売管理は、見積書の作成や受注情報の管理など販売に関わる業務を担当します。 |
| 在庫管理 | 在庫管理は、商品の在庫数を一定に保つために役立ちます。 |
| 顧客情報管理 | 顧客情報管理は、自社で商品を購入した顧客の情報を一元管理し、そのデータを経営に役立てます。 |
以上のように、基幹システムには、様々な機能が備わっています。
これらの機能を活用し、自社の業務を改善することが可能なため、まだ導入していない場合は導入することを検討してみてください。
企業が基幹システムを事業に取り入れることで得られるメリット4選
基幹システムを導入することで、様々なメリットが得られます。
本項目では、企業が基幹システムを事業に取り入れることで得られるメリットを4つ紹介します。
1. 自社の業務効率が向上する
基幹システムを導入すると、これまで手作業で行っていた業務を機械によって自動化することが可能です。これにより、自社の業務効率向上が見込めます。
業務規模の大きい企業ほど、効率化が重要になるため、基幹システムは必須といえるでしょう。
2. ヒューマンエラーを防げる
手作業は効率が悪いだけでなく、ヒューマンエラーが発生する可能性が高くなります。
しかし、基幹システムを導入すれば、機械が人の代わりに業務を自動で行ってくれるため、ヒューマンエラーの削減にも活用することが可能です。
ひとつの小さなミスが、後に大きなミスにつながる可能性もあるため、基幹システムを導入してヒューマンエラーの予防に努めましょう。
3. 作業の属人化を解消できる（業務の標準化）
それぞれの業務が独立しており、それぞれに担当となるスタッフがいる場合、その人独自の業務の進め方になってしまう可能性があります。
そのため、担当者以外ではスムーズに業務を行えなかったり、引継ぎの際などに時間がかかってしまったりすることもあるでしょう。
しかし、基幹システムを導入すればシステム内で作業を行うことになるため、業務のマニュアル化も可能です。
そうなると、誰が作業を行っても同じようなパフォーマンスを発揮でき、引き継ぎに関してもマニュアルの共有で大半は済んでしまうため、作業の属人化を防げます。
4. 経営に必要な情報を一元化できる
基幹システムを導入することで、経営に必要な会計情報や人事情報などを一元管理することも可能です。
これにより、必要な情報を瞬時に利用でき、データの紛失や破損といったミスも起こりにくくなります。
基幹システムを導入する方法
それでは、基幹システムはどのような手順で導入すればよいのでしょうか。
本項目では、基幹システムを導入する方法を4つのプロセスにわけて紹介します。
1. 導入する目的（解決したい課題）を明確にする
導入目的の明確化は、基幹システムを導入するにあたって最も重要なプロセスです。
現状、自社がどのような問題を抱えているのか、どの業務を効率化したいのかを洗い出しましょう。
【課題の例】
在庫管理がずさんで、いつも実個数と管理表の数値がずれている。
2. 必要なシステムの要点をまとめる
2つ目のステップでは、自社に必要なシステムの要点をまとめます。
先ほど行った導入目的の明確化の結果をもとに、自社の業務を改善するためには、どのような機能が必要か、導入するシステムをより明確にしていきましょう。
【要点の例】
- 簡単に在庫管理表を作れるシステムがほしい
- 可能なら自動で在庫数を反映してくれるシステムがほしい
- できるだけ人の手を入れずに管理できるシステムがほしい
3. システムの選定・開発を行なう
必要なシステムの要点がまとまったら、システムを選定し、開発を行います。
基幹システムの開発は、システムの設計、製造、テストの順番で進みます。
しかし、自社でシステム開発ができる企業はそう多くありません。
そのような場合は、すでに作成されたシステムを導入することがおすすめです。
サービスによっては導入から機能の説明まで行ってくれるものもあります。
社内にシステム運用などに詳しい方がいない場合は、サポートしてくれるシステムを選びましょう。
4. 導入・運用・定期的な修正を行なう
導入テストで問題がなければ、いよいよ自社システムに導入となります。
しかし、基幹システムは、導入すれば終わりではなく、運用して業務を効率化させなければ意味がありません。
よりスムーズに導入できるように、しっかりと従業員に使用方法などを周知し、マニュアルを見直しながら効率化を進めましょう。
基幹システムは運用をしているとバグやエラーが発生することもあるため、定期的なメンテナンスも必要です。
導入する基幹システムを比較する時のポイント3選
最後に、導入する基幹システムを比較する際のポイントを紹介します。
紹介するポイントは下記の通りです。
- 必要な機能が揃っていること
- セキュリティ対策が備わっていること
- 導入前後のサポートが充実していること
1. 必要な機能が揃っていること
基盤システムと一言でいっても、製品によって機能は様々です。
自社の課題を解決してくれる機能がすべて揃っているか導入前に入念に確認しましょう。
また、導入するシステムが自社でも問題なく使えそうか確認することも大切です。
導入後、従業員が使いこなせなければ意味がありません。使いやすく操作が簡単かどうか確認しましょう。
2. セキュリティ対策が備わっていること
基幹システムを導入したことが原因で情報漏洩などのセキュリティ事故が発生すると、顧客からの信頼が失われ、企業が大きなダメージを負う可能性があります。
そのような事故を起こさないためにも、パスワード設定やウイルス対策などしっかりとしたセキュリティ対策が備わっているシステムを選びましょう。
3. 導入前後のサポートが充実していること
導入前後のサポートが充実しているかどうかも、基幹システムを比較する際に重要なポイントです。
社内にシステム運用に詳しい方がいない場合、システムを活用・浸透させるまでに、時間がかかってしまう可能性があります。
そのため、導入サポートや導入後の活用方法などをサポートしてくれるシステムを選ぶようにしましょう。
基幹システムとの連携も！EC一元管理システム「ネクストエンジン」
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その他、気になる点がありましたら、ぜひお気軽にお問合せください。
まとめ：自社に合った基幹システムを導入し、業務効率化を図ろう！
本記事では、基幹システムについて紹介しました。
基幹システムの導入は、事業運営に大きなメリットをもたらします。ヒューマンエラーを防げるだけでなく、自動化を活用した業務改善も可能です。
業務効率化に課題を抱えている方は、ぜひ自社に合った基幹システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
