ギフト注文の受注管理｜のし・送り先のミスを防ぐ方法
ギフト注文は、ギフトの指定・のしの種類・送り先など注文ごとに見る点が多く、件数が増えるほど確認もれが起きやすいものです。
本記事では、ギフト注文で起きる3つのミスと防ぎ方、システムに切り替える手順、導入事例を解説します。
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ギフト注文の受注管理でつまずきやすいポイントと解決策は？
注文が少ないうちは、ギフトの指定・のしの種類・送り先を担当者が1件ずつ目で確認する方法でも十分に対応できるでしょう。ただし、ギフト注文が増えると、次の3つの点でつまずきやすくなります。
1. ギフト注文を見落とし、金額入りの納品書を入れてしまう
原因：購入者がギフトを選んだ注文も、通常の注文と同じ一覧に並びます。ギフトかどうかは注文ごとの選択欄を見ないとわからないので、件数が増えると見落としがちです。見落とすと、通常の注文と同じ金額入りの納品書が荷物に入り、贈られた相手に金額が伝わります。
すぐにできること：注文一覧をギフトの選択の有無で絞り込めるモールやカートなら、絞り込んだ注文は納品書の金額を出さない決まりにしましょう。ただし、注文が入るたびに、絞り込んで納品書を作り分ける手間がかかります。
システムで解決すること：ギフト注文の絞り込みと、金額のない納品書の作成を自動にできる受注管理システム（OMS）もあります。ギフトが選ばれた注文は納品書に金額が出ないので、金額入りの納品書を入れてしまうミスを防げるでしょう。
また、購入者と送り先の名前が違うだけでギフト注文とみなす設定があるシステムでは、ギフトを希望していない注文までギフトになります。この設定は外し、ギフトが選ばれた注文だけをギフト注文にしましょう。
2. 備考欄に書かれた、のしやメッセージの指定を見落とす
原因：のしの種類や名入れの文字は、備考欄に入ります。備考欄には、店舗が注文画面に置いた案内文もそのまま入るので、指定のない注文でも文字が入っています。そのため、1件ずつ読まないと、のしの指定があるかどうかがわかりません。
すぐにできること：注文を表計算ソフトの一覧にまとめ、備考欄が案内文だけの注文をフィルタで除いてから読むと、読む件数は減ります。のしの有無や種類を注文画面で選べるように設定できるモールやカートなら、設定しておくと備考欄を読まずに指定がわかるでしょう。
システムで解決すること：備考欄に決まった形で入る指定を、専用の欄へ自動で移せる受注管理システムもあります。たとえば、備考欄に「【のし：御中元】」と入っていれば、のしの欄に「御中元」と入ります。
店舗の案内文も自動で消せるので、購入者の書き込みがない注文は備考欄が空です。文字が残った注文だけを読めばよいので、のしの指定を見落としにくくなります。
3. 送り先があとから決まるソーシャルギフトの注文が、通常の注文に混ざる
原因：ソーシャルギフトは、注文のあとで、受け取る人が送り先を入力するギフトです。入力されるまで、送り先が空の注文が通常の注文に混ざります。この注文を分けておかないと、出荷作業の途中で送り先がないことに気づき、作業が止まります。
すぐにできること：ソーシャルギフトの注文は、送り先が入力されるまで出荷準備へ進めないよう、注文一覧で印をつけて止めておきましょう。受け取る人が入力の期限までに送り先を入力しないと注文はキャンセルになるため、止めたままの注文は、期限切れになっていないかの確認も必要です。
また、たとえば楽天市場のソーシャルギフトは、注文した人と受け取る人が互いの情報を知らせない決まりです。送り状や納品書に、注文した人の名前や住所が載らないように注意してください。
システムで解決すること：ソーシャルギフトの注文を取り込める受注管理システムなら、送り先が決まるまで注文を自動で止めておけます。送り先が空の注文を出荷作業に進めずに済むので、作業の途中で止まることを防げます。
なお、ソーシャルギフトの注文を自動で止めたい場合は、ソーシャルギフトの注文を取り込めるシステムを選ぶ必要があります。
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ギフト注文処理をシステムに切り替える手順は？
システムの導入は、次の3つの手順で進めましょう。
- 自社に要る機能を書き出す：次の中から自社に当てはまるものを選び、必要な機能を一覧にします。この一覧が、システムを比べるときの材料になります。
- ギフト注文を自動で絞り込み、納品書の金額を出さない
- 備考欄ののしやメッセージの指定を、専用の欄へ移す
- ソーシャルギフトの注文を、送り先が決まるまで止めておく
- 繁忙期の前に、無料体験で試しの注文を処理する：受注管理システムには、無料体験できるものが多くあります。注文が増える前に、ギフトの試しの注文を受注から出荷まで処理しましょう。納品書の金額が消えるかと、のしの指定が出荷指示に出るかを見ます。
気になる点は、その都度、システムの提供会社に確かめてください。
- 商品コードを統一する：本契約のあと、本番の運用を始める前に、商品コードをそろえます。店舗ごとにコードが違うときは、基準にする店舗を1つ決めて、ほかの店舗のコードを合わせます。
ギフト注文のあるネットショップの導入事例
ギフト注文のあるネットショップで、受注処理を減らすことに取り組んだ事業者の事例を、3社紹介します。
手作業の受注処理を解消し、人数を変えずに出荷件数が約6倍に
株式会社いなば園様は、冠婚葬祭用のギフトを主力に、お茶や海苔、和スイーツなどを販売しています。以前の受注管理システムでは自動化ができず、受注は1件ずつ手作業のまま、3店舗目を出したところで業務が追いつかなくなりました。
そこで、注文の全数確認、取り込み、メールの送信の課題を解決できる点を決め手に、受注管理システムを導入しました。受注処理の大半は自動になっています。運営する人数は変わらないまま、出荷件数は導入当時の1万件程度から2020年12月には6万件以上と約6倍に増えました。
繁忙期の手作業の受注処理を解消し、パートさんが定時に帰れるように
有限会社大澤洋蘭園様は、自社サイトや楽天市場、Yahoo!ショッピング、Amazonで胡蝶蘭のギフト商材を販売しています。繁忙期は1日平均150鉢を出荷し、受注処理や立札の作成も重なり、毎年徹夜を覚悟するほどでした。受注完了メールも手動のため、午後の注文への連絡が翌朝になり、クレームになることがありました。
そこで、アプリで細かく効率化できそうなことと価格の安さから、受注管理システムを導入しました。受注完了メールが自動で送られてクレームはゼロになり、パートさんは定時で帰れるようになっています。空いた時間で企画を考え、9月の売上は前年比160％になりました。
倉庫への出荷指示を自動化し、人員を増やさずに売上を増やす
株式会社ベネクス様は、リカバリーウェアを卸とECで販売しています。卸の出荷管理システムでECも無理やり運用する中で、受注作業が急増していました。
そこで、受注作業を効率化するため、2016年に受注管理システムを導入しました。倉庫にはCSVで連携し、ギフト対応や送り状の印字方法、納品書の雛形をシステム上で設定して、その設定で出荷指示を出しています。受注を自動で進められるため、人員を増やさずに売上を増やす運営ができています。
まとめ
ギフトの指定を自動で処理できる受注管理システムなら、ギフト注文の絞り込み、のしの指定を専用の欄へ移す作業、ソーシャルギフトの注文を止める作業を自動にできます。繁忙期の出荷も、少ない人数で進められます。
最初に、自社のギフト注文で今起きているミスを、ギフトの見落とし・のし・送り先に分けて書き出し、そのミスを自動で防げるシステムを選びましょう。繁忙期の前に無料体験でギフトの試しの注文を処理しておくと、余裕を持って切り替えられます。
のしの指定を備考欄から専用の欄へ自動で移せる「ネクストエンジン」を見てみる（30日間無料体験）
よくある質問
Q. LINEギフトの注文も、ほかのモールの注文とまとめて管理できますか？
システムによって異なります。システムのサービスサイト上にある対応モール・カートの一覧に、LINEギフトがあるかどうかを確認してください。
Q. 楽天市場で、のしの指定を受けるにはどうすればよいですか？
商品を登録するときに、RMSでギフト設定としてのしを設定します。ギフト設定では、ラッピング・のし・メッセージカード・名入れを設定できます。画面の操作は、楽天の店舗運営Naviのギフト対応の設定についてで確かめてください。
Q. 通販でのしの指定を受けるとき、何を聞けばよいですか？
のしの有無と種類、表書き、名入れの名前を聞きます。のしの有無と種類は、購入者が選べる項目にしておくと、備考欄の読み落としを防げます。表書きや名入れの名前は選択式にできないので、備考欄などに書いてもらいましょう。
Q. ギフトの受注システムは、何を基準に選べばよいですか？
ギフト注文を自動で絞り込んで納品書の金額を出さないか、備考欄ののし・メッセージを専用の欄へ移せるか、ソーシャルギフトの注文を取り込めるかで選びましょう。
