在庫管理システムを自作する方法｜エクセルやAIでも作れる？

在庫管理システムは、エクセル、Access、ノーコード開発アプリ、生成AI、プログラミングの5つの方法で自作できます。費用を抑えて始められるのが、自作の利点です。

本記事では、在庫管理システムを自作する5つの方法を解説します。あわせて、作り方ごとの限界と、既製のシステムへの切り替え方、導入事例も簡単に紹介します。

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在庫管理システムを自作する5つの方法

在庫管理システムを自作するといっても、作り方によって、作る手間と、作ったあとのメンテナンスの難しさが変わります。

1. エクセル・スプレッドシートで作る

たとえば、入庫・出庫・在庫の3つの表を用意します。入庫と出庫の記録を関数で在庫の表に集計すれば、現在の在庫数が自動で出ます。エクセルは多くの職場にすでにあるソフトなので、新しく費用はかかりません。

また、ブラウザ上で使うスプレッドシートやエクセルなら、複数人が同じファイルを同時に編集できます。もしブラウザ版ではないエクセルを複数人で使うときは、ファイルに触れる人と入力の時間帯を決めましょう。2人が別々に開いて保存すると、あとから保存した版で上書きされ、先に入れた入出庫が消えてしまいます。

2. Accessで作る

Accessは、Windows専用のデスクトップ向けデータベース管理アプリケーションです。エクセルが表での計算や分析に向くのに対して、Accessは複数の表を結びつけてデータを管理することに向いています。

たとえば、商品の表と入出庫の表を分けて作り、商品コードで結びつけて管理することができます。入力用の画面も作れ、複数人が同じデータに同時に入力することも可能です。

ただし、表の設計や入力画面の作成など、データベースの知識が必要です。

3. ノーコード開発アプリで作る

ノーコード開発アプリは、プログラミングをしなくても、パーツを組み合わせて業務用のアプリを作れるサービスです。スマートフォンのカメラでバーコードやQRコードを読み取り、入庫と出庫を記録する画面も作れます。

ただし、多くのサービスでは利用料が月額でかかります。実際にどれくらいの金額がかかるのかを、使い始める前にサービスの料金表で確かめましょう。

4. 生成AI（ChatGPT・Claudeなど）で作る

生成AIにやりたいことを文章で伝えるだけで、コードを自分で書かなくても、在庫を計算する仕組みやアプリを作れます。

ただし、生成AIが作った仕組みは、意図どおりに動くかどうかが担保されません。たとえば、出庫を入力しても在庫数が減らないときは、どこが原因かを調べ、生成AIにもう一度指示を出す必要があります。

また、モールが連携の仕組み（API）を公開していれば、モールの注文を自動で在庫数に反映するプログラムも生成AIに書いてもらえます。ただし、APIを使うための申請は自社で行う必要があります。また、モールの仕様が変わると動かなくなるので、そのたびに生成AIへの指示が必要です。

5. プログラミング（Pythonなど）で作る

Pythonなどのプログラミング言語で作れば、モールが公開している連携の仕組み（API）を使って、注文の取り込みとモールへの在庫数の送信まで作り込めます。Webアプリや社内に配布するアプリとして作れば、社内の誰でも同じ画面で在庫を見られます。

ただし、APIの申請とモールの仕様変更への対応が要る点は、生成AIで作る場合と同じです。仕様が変わるたびにプログラムを直すので、直せる人が社内に必要です。

作り方ごとの限界は？

自作のメリットは、費用を抑えながら、管理したい項目や作業の順番を自社に合わせて作れることです。ただし店舗や商品が増えると、次の2つの点でつまずきやすくなります。

1. エクセル・Access・ノーコード開発アプリで作った場合：モールの注文を手で入力し続ける

原因：モールの注文は自動で入ってこないので、入荷も販売も人が1件ずつ入力します。注文が増えるほど、入力に時間がかかります。ノーコード開発アプリならバーコードの読み取りで入出庫の入力は楽になりますが、モールの注文を見て書き写す手間は変わりません。

また、1つの店舗で売れるたびに、ほかの店舗の在庫数を1店舗ずつ手で書き換えるので、更新の遅れや入力ミスが起きがちです。店舗に出ている数と実際の在庫がずれると、売り越し（在庫以上に注文を受けてしまうこと）やキャンセルの対応が発生します。

すぐにできること：モールの管理画面から注文のCSVを出し、商品ごとに売れた数をまとめてから入出庫の記録に入れれば、1件ずつ書き写す手間は減らせます。あわせて、在庫を更新する担当と時刻を決め、売れた数を全店舗に反映する手順を書き残して、更新の遅れや漏れを減らしましょう。

システムで解決すること：既製の在庫管理システムを導入すれば、モールの注文が自動で取り込まれ、売れた数の分だけ販売できる数も自動で減ります。在庫は1か所で管理し、販売できる数を連携中の全店舗へ自動で送れます。売れた分を書き写す作業も店舗ごとに書き換える作業もなくなり、人間が入力するのは入荷と棚卸の数だけです。

ただ、モールの管理画面で在庫数を手で変えると、システムが次に在庫数を送るまで、表示がずれたままになります。在庫数はモールの管理画面ではなく、システムの画面で直しましょう。

なお、自作の仕組みから切り替えるときは、モールやカートと在庫数を自動でやり取りする在庫連携の機能を持つシステムを選ぶ必要があります。

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2. どの作り方でも：作った人にしか直せない

原因：数式やプログラムで自動にしているほど、列を足したときや表の形を変えたときに、計算が止まりやすくなります。どこにどの数式やプログラムがあるかは作った人しか把握できていないことが多く、その人が辞めると、販路を足すときに誰も直せません。生成AIやプログラミングでモールとつないだ場合は、モールの仕様が変わるたびに直す必要もあります。

すぐにできること：数式やプログラムの役割と入力のルールは、手順書に書き出しておきましょう。担当者が替わっても、引き継ぎに使えます。生成AIで作ったときは、どのような指示で作らせたかも、あわせて残しておくとよいでしょう。

システムで解決すること：既製の在庫管理システムを導入すれば、在庫数はシステムが計算し、店舗へ送る在庫数の設定は数式ではなく画面から行います。数式を組まずに設定できるので、担当者が替わっても運用を続けられるのが利点です。また、初期設定や運用の相談ができるサポートが付いたシステムもあります。

既製のシステムに切り替えるタイミングと手順

切り替えを考えるタイミング

次のような状態になったら、既製のシステムへの切り替えを考える時期です。

• 入荷・出荷の記録や在庫の更新に、毎日1時間以上かかっている
• 同じ管理表を複数人で触り、上書きで記録が消えたことがある
• 自作の仕組みを、作った人しか直せない

切り替えの手順

システムの導入は、次の3つの手順で進めます。

1. 商品コードをそろえる：商品コードが店舗ごとにバラバラなら、基準を決めてコードをそろえましょう。

2. 本契約の前に、無料体験で試す：無料体験のある在庫管理システムなら、本契約の前に動きを試せます。過去の注文を数件取り込み、試しに登録した在庫数が正しく減るかを確かめましょう。試している間に気になる点が出たら、その都度システムの提供会社に問い合わせてください。

3. 連携を始める前に、今の在庫数を数える：本契約のあと、実物を数えて、システムに登録する在庫数を確定しましょう。正しくない数のまま連携を始めると、その数が全店舗に出てしまいます。

既製のシステムに切り替えた事例

出荷指示のCSV作業を自動化し、作業は月1時間ほどに

Global Leavolution Partners合同会社様は、知育玩具「Morphun」を輸入し、卸売り・自社サイト・Amazon・Yahoo!ショッピングで販売しています。代表には別に本業があり、販売に時間をかけられません。自社サイトの注文はCSVを倉庫に取り込んで出荷を指示しており、同じ作業をAmazonでも繰り返すのは負担でした。

そこで、複数の販路で出荷指示と在庫管理ができる一元管理システムを、自社サイトをShopifyに切り替えるタイミングで導入しました。受注から出荷までを自動化し、作業は月に1時間ほどで済むと話しており、空いた時間で別の事業も始めています。

毎日のCSV手作業とモール側の変更への対応を解消

リンナイ株式会社様は、ガス器具メーカー大手で、自社サイト・楽天市場・Amazon・Yahoo!ショッピングで販売しています。内製のECシステムを使っていた当時は、毎日モールの管理画面からCSVを1つずつダウンロードして、取り込んでいました。モールのAPI仕様変更のたびに、2人で臨時対応に追われていたといいます。

そこで、2022年2月にEC運営システムを入れ替え、その中で一元管理システムを導入しました。事前に全業務を見える化し、5、6人で話し合いを重ねて抜け漏れをなくしました。その結果、入れ替えたあとも大きなトラブルはなく、導入前の課題は解消できています。

まとめ

在庫管理システムは、エクセル、Access、ノーコード開発アプリ、生成AI、プログラミングの5つの方法で自作できます。店舗と商品が少ないうちは、自作の仕組みでも在庫を管理できます。

ただし、販路が増えるほど、作った仕組みを直す手間も増えていきます。売れるたびに在庫数を手で書き換えるようになったり、作った人しか直せなくなったりしたら、既製のシステムの導入も視野に入れてみてください。

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よくある質問

Q. Pythonで在庫管理システムは作れますか？

作れます。モールが公開している連携の仕組み（API）を使えば、注文の取り込みと在庫数の送信まで作り込めます。ただし、モールの仕様が変わるたびに直す必要があるため、作る人と直す人を確保できるかを先に確かめておきましょう。

Q. 在庫管理の自作には、エクセルとAccessのどちらが向いていますか？

店舗と商品が少ないなら、エクセルで足ります。記録が多く、複数人で入力するなら、商品の表と入出庫の表を商品コードで結びつけて管理できるAccessが向きます。ただし、Accessで作るにはデータベースの知識が必要です。

Q. バーコードやQRコードで読み取る在庫管理は、自作できますか？

自作できます。ノーコード開発アプリを使えば、バーコードやQRコードをスマートフォンのカメラで読み取って入出庫を記録する画面を、プログラミングなしで作れます。ただし、多くのサービスでは利用料が月額でかかるので、使い始める前に金額を確かめましょう。

Q. 生成AIで在庫管理システムは作れますか？

作れます。やりたいことを文章で伝えると、在庫を計算する仕組みやアプリのコードを作れます。ただし、意図どおりに動くかどうかは担保されないため、使い始める前に動きを試してください。また、モールの注文を自動で取り込むには、モールが連携の仕組み（API）を公開している必要があります。