受発注システムにはさまざまな種類があるため、どのようなシステムを導入すればよいのか分からない人も多いのではないでしょうか。本当に導入する必要があるのか、どのようなメリットがあるのか、注意点はないのかなど、導入する前に気になる疑問を解決しておきたいところです。
そこで本記事では、受発注システムの導入メリットやEC事業者におすすめのシステムについて解説します。システム選びに悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
受発注システムとは？どのようなことができる？
まずは、受発注システムでどのようなことができるのか説明します。
受発注システムとは受発注業務に関する処理を行うシステムのこと
受発注システムとは、受発注業務に関する処理を行うシステムのことです。
受発注システムを導入することで、受注側は受注ミスを、発注側は発注漏れなどのヒューマンエラーを削減できます。
また業務の自動化ができるため、業務効率化が図れる上に、発注側が自由な時間に発注できるようになるため顧客満足度を向上させることも可能です。
以上のようなことができるからこそ、受注側・発注側双方に大きなメリットがあるシステムといえるでしょう。
受発注システムはEC事業ではどのように活用される？
受発注システムは、EC事業者にとってさまざまな業務効率化に活用できます。
たとえば、受注処理においては下記のような業務の効率化に活用できます。
- 注文後のサンクスメールの自動送信
- ピッキング指示書の自動作成
- 納品書や見積書、請求書などの作成
など
このように受注側は、さまざまな場面で業務効率化を図ることが可能です。
今まで手入力で行ってきた受注処理を行う手間を省くことにより、効率化だけでなく、ペーパーレス化も実現できます。
発注側と双方で同じ情報を共有しやすくなり、納品書や請求書も作成しやすくなるでしょう。
なお、受注管理業務については以下の記事で詳しく解説しています。
発注側では下記のような業務の効率化が可能です。
- 発注数の自動計算できる
- 各倉庫と連携でき在庫数を簡単に把握できる
- 発注書の簡単作成
など
発注側でも、今まで手入力で行ってきた発注作業が全てシステム上でできるようになるため、管理業務の効率化を図れるでしょう。
受発注システムを導入するメリット5選
受発注システムを導入するメリットは多くあります。
業務効率化が図れるのはもちろん、ペーパーレス化やミス・トラブル防止など、さまざまな恩恵を受けられるはずです。
それでは、受発注システムを導入するメリットについて詳しく解説していきます。
メリット① 受発注や確認作業にかかる手間を削減できる
受発注システムを導入することによって、受発注や確認作業にかかる手間を削減できます。
受発注や確認作業を手作業で行うと、予想以上に時間がかかるものです。
電話やFAX、メールを活用し受発注業務を行うことになるため、文字が不鮮明だったり、電話の言い間違いがあったりなど、ヒューマンエラーも発生する可能性があります。
しかし、受発注システムを導入することで、それらの手間を効率良く削減でき、システム上での作業がメインとなるため、ヒューマンエラーも軽減できます。
メリット② 月次決算を早めに行うことができる
受発注システムを導入することで、月次決算を早めに行えます。
手作業で月次決算を行う場合、請求書と納品書にズレや誤りがないかなどを確認しなければなりません。
規模によっては確認作業で数日を要することもあるため、月次決算が遅れる可能性もあるでしょう。
しかし、受発注システムを導入することにより、リアルタイムで取引情報が共有できます。
請求書と納品書もシステム上で連携されているため、確認作業などを短縮でき、月次決済の作業効率化が可能です。
メリット③ 必要書類のペーパーレス化を促進できる
EC事業を行うにあたってさまざまな書類が必要となります。
受発注システムを導入していない場合、それらの書類を全て保管しなければならず、保管場所などの確保が必要です。
請求書や納品書といった重要な書類もあるため、紛失しないための工夫なども必要です。
特に面倒なのは、過去の書類を確認しなければならないときでしょう。
大量の書類の中から目的の書類を探し出すことは手間と時間がかかります。
しかし、受発注システムを導入することにより、システム上で全て管理できるのでペーパーレス化の促進が可能です。
メリット④ ミスの削減やトラブルの防止につながる
手作業、手入力で受発注を行う場合、何かしらのヒューマンエラーが発生する可能性があります。
ミスやトラブルを引き起こした分だけ修正や対応に割く手間と時間がかかるため、スムーズに受発注行うためには、どれだけトラブルを減らせるかも重要です。
そんな場合でも、自動反映などの機能を活用することでヒューマンエラーを未然に防げる可能性があります。
また、発注履歴などもシステム上に保管されるため、情報共有や確認しやすいのもポイントです。
メリット⑤ 顧客満足度の向上を実現できる
受発注システムは顧客満足度の向上にも役立てられます。
どのような業界でも顧客満足度を高めることは重要なことですが、多種多様なニーズに対応することはそう簡単なことではありません。
ただ、受発注システムを導入することによって、顧客満足度を高められる可能性があります。
例えば、受注から発送までの自動化・効率化を行うことで、発注までにかかる時間を削減でき、購入者のもとにすぐさま商品を届けることが可能です。
急ぎの発注や小ロットの発注など、普段の発注に加えてイレギュラーな発注にもすぐさま対応できるようになることも、受発注システムを導入するメリットといえます。
受発注システムを導入する際の注意点も確認しておこう
受発注システムにはさまざまなメリットがあるとはいえ、注意点もあります。
事前にどのような注意点があるのかを確認することも大切です。
それではここからは、受発注システムを導入する際の注意点について解説します。
注意点① 取引先数によっては大きな効果が期待できない
受発注システムは取引先数が多いほど真価を発揮しやすいシステムですが、取引先数が少ない場合は手作業で事足りる可能性があります。
そもそも手作業でそれほど大きな問題を感じていない場合は、受発注システムを導入したからといって、大幅な業務効率化を行えない可能性もあるでしょう。
そのため、受発注システムを導入する際は、システムを導入することでどれだけのコスト削減に活用できるかなども考慮して選びましょう。
注意点② 取引先の同意を得る必要がある
受発注システムを活用する場合は取引先もシステムを使用することになるため、自社だけでなく、取引先にも同意してもらわなければいけません。
つまり、受発注システムを導入する場合、自社だけで進められない点には注意が必要です。
取引先がシステムなどを導入しておらず、電話やFAXなどのやり方に慣れている場合は、導入することに抵抗を感じる可能性もあります。
また、取引先が受発注システムを導入していたとしても、同じシステムを導入しているとは限りません。
そのため、導入を検討している場合は事前に取引先にも確認し、トラブルなどが起こらないよう慎重に進めましょう。
注意点③ 導入にあたってコストがかかる
最後に、受発注システムを導入するにあたって忘れてはならないことは、毎月発生するコストです。
受発注システムは利用できる機能によって毎月のコストが変わるため、多機能なシステムを求めるほど毎月のコストがかさみます。
初期費用もかかるため、必要となるコストを把握し、導入するシステムを選ぶようにしましょう。
コストを可能な限り抑えるためにも、自社に必要な機能は何かを見極め、複数の受発注システムを比較し、導入するシステムを選ぶことがおすすめです。
中には、一定期間無料で利用できる受発注システムもあるため、使用面に問題がないか確認してみてもよいでしょう。
自社に合う受発注システムの探し方・比較ポイントを解説
受発注システムのメリットと注意点がわかったところで、自社に合う受発注システムの探し方や比較ポイントを知る必要性があります。
ここからは、自社に合う受発注システムの探し方や比較ポイントについて解説します。
導入実績などの情報を参考に、取引先への導入も考えたうえで選ぶ
受発注システムを導入する時は、導入実績などの情報を参考にしながら、取引先への導入も考えた上で選ぶ必要性があります。
受発注システムは自社だけでなく取引先も導入する必要性がある以上、双方にとって安心して活用できるシステムでなければなりません。
どのような企業が導入しているのか、どのような機能やサービスがあるのかといった情報を比較することが大切です。
自社や取引先の業界で有名なものを選ぶ
どの受発注システムを選べばいいのか迷った場合は、自社や取引先の業界で有名なものを選ぶこともおすすめです。
有名な受発注システムであれば、さまざまな企業で導入されている可能性が高く、取引先も導入を検討しやすくなるでしょう。
また、知名度もあり導入数も多いシステムだと、なにか導入後にトラブルが発生したとしても情報を集めやすく、すぐに対応できるかもしれません。
まずはどのシステムが自社の業界で有名なのかを調査し、機能面やコスト面などで比較するようにしましょう。
誰でも簡単に操作できるものを選ぶ
受発注システムは確かに利便性が高いですが、直感的に操作できるかどうかも重要です。
せっかく初期費用をかけてまで導入したにもかかわらず、操作性が悪く使いこなせないようでは意味がありません。
導入企業が簡単に操作できるものを導入することが望ましいため、まずは簡単な操作性でシンプルな機能を搭載した受発注システムを選ぶことがおすすめです。
たとえば無料トライアルを利用したり、デモ体験や事前の操作講習を受けたりして、実際の操作感を調べることが大切です。
サポート体制が豊富なものを選ぶ
受発注システムを活用している時に、何らかの不具合やトラブルなどが発生する可能性は十分にあります。
そのような時でも、サポート体制が充実している受発注システムであれば、安心して導入できるでしょう。
操作性に関する問い合わせやシステムの不具合などに迅速に対応してもらえるかどうか、そしてサポート窓口の選択肢が多いかどうかも重要です。
メールや電話など、窓口が多いほど利用しやすいでしょう。
システムによって特徴は異なるため、サービスや機能も比較し、導入するシステムを選択しましょう。
EC運営効率化ならEC一元管理システム「ネクストエンジン」！
ここまで受発注システムを導入することについて解説しましたが、システム選びの際には、そのシステムが得意とする業界・業種（ECサイト向け、飲食店向け、メーカー向けなど）と自社の業態が合っているかご確認ください。
EC事業でのシステムをお探しでしたら、ぜひEC一元管理システム「ネクストエンジン」がおすすめです。
ネクストエンジンを導入することで、EC運営にまつわるさまざまな業務の効率化を図れます。
ここからは、ネクストエンジンのおすすめできるポイントについて紹介します。
おすすめポイント① 各店舗の注文を自動で振り分けてくれる
ネクストエンジンでは、各店舗からの注文を自動で振り分けてくれる機能が付いています。
例えば、取り込んだ注文を「対応が必要な注文」と「すぐに出荷できる注文」に自動で振り分けてくれるため、手作業で振り分ける手間や時間を省くことが可能です。
振り分け条件は店舗ごとに設定することができる上に、電話やFAXといったオフライン注文にも対応しているため、注文対応の効率化を図れるでしょう。
おすすめポイント② メールの自動送信機能で作業効率アップ
受信したメールを、その都度返信していくのは手間と時間がかかります。
しかし、ネクストエンジンでは、メールの自動送信機能があるため、サンクスメールなどを送信する手間と時間を削減できることもポイントです。
自動送信できるメールは、以下の通り。
- サンクスメール
- 発送予定メール
- 発送連絡メール
- フォローメール
以上のメールを自動送信してくれるため、作業効率化を図れます。
おすすめポイント③ さまざまな倉庫と連携できるため在庫管理をしやすい
ネクストエンジンはさまざまな倉庫と連携できます。
そのため、ネクストエンジンひとつで、在庫全ての把握が可能です。
倉庫ごとへの発注指示なども、ネクストエンジン上で完結できるため、倉庫ごとに連絡をとり指示を出す必要もありません。
倉庫によっては完全自動化できるケースもありますので、管理業務の削減をしたい方はぜひ利用してみてください。
おすすめポイント④ 店舗ごとの在庫情報を自動で連携できる
最大の販売チャンスを逃さないようにするには、店舗ごとの在庫情報を把握しておく必要があります。
しかし、在庫をいちいち調べていると、確認作業に時間を取られてしまい、結局販売チャンスを逃してしまうかもしれません。
しかし、ネクストエンジンを導入すれば、店舗ごとの在庫情報を自動で連携できるため、在庫状況をすぐに把握できます。
キャンセルや返品、交換、不良品などの在庫変動が起きても、すぐに対応できるため、管理コストを削減できるでしょう。
おすすめポイント⑤ 商品登録の一括登録が可能
さまざまな商品をシステムに登録する際に、ひとつずつ登録していたのでは、時間がいくらあっても足りませんよね。
そこでネクストエンジンを活用することで、登録する商品の一括登録ができるようになります。
複数の店舗へ商品を一括で登録できるだけでなく、既存の商品ページの情報更新もできることも大きなポイントです。
商品画像なども一元管理できるため、より業務効率化を実現できるでしょう。
受注管理に関する資料は以下から無料でダウンロードできるため、ご興味のある方はぜひチェックしてみてください。
まとめ：受発注システムを導入し、EC業務を効率化しよう
受発注システムは既存のシステムを一新させ、業務効率化が図れる利便性が高いシステムです。
商品や倉庫の一括管理やメールの自動送信など、さまざまな機能を活用することで顧客満足度や売上の向上に繋げられます。
しかし、システムにはさまざまな種類があるため、慎重に選ばなければいけません。
スムーズに取引するためにも、簡単な操作性か、サポート体制は充実しているか、導入実績などを比較し、どのようなメリットがあるかを確認し、導入を進めてください。
