EC事業者の中には、Excelで受注・在庫・出荷を管理している方も多いでしょう。
現状の管理に大きな不満はないものの、より効率的に作業を進めたい、在庫連携を自動化してスマートに運用したいと考えるEC事業者も少なくありません。
本記事では、Excel在庫管理の便利な関数活用から、EC一元管理システムによる自動化・一元管理まで、中級者向けに作業効率を高める方法を具体的に解説します。
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Excelでの在庫管理のメリットと活用のコツ
エクセルで在庫管理を行う最大の魅力は、その柔軟性とコストパフォーマンスにあります。
マイクロソフト社のOffice製品であるエクセルや、無料で使えるGoogleスプレッドシートを活用するため、費用がかからないことが最大のメリットです。
また、在庫管理表の項目は、扱っている商品や事業形態によって異なるため、エクセルであれば自社で管理しやすいようにカスタマイズできます。
Excelでの在庫管理の柔軟性を活かす
エクセルは、誰もが簡単に操作できるというメリットがあり、就職や転職をする上で使用できることが今や常識となっています。
• カスタマイズ性の高さ
在庫管理に必要な項目（商品名、商品番号、入庫数、出庫数、在庫数など）は事業形態によって異なるため、自社で管理しやすいように自由に項目を追加・調整することができます。
• テンプレートの活用
ゼロから作るのが難しい場合でも、「在庫管理 エクセル テンプレート ダウンロード」などで検索し、信頼できるサイトから雛形をベースにアレンジしていくことが可能です。
効率化・データ活用の幅を広げる工夫
エクセル本来の機能を十分に活用し、在庫管理の効率を上げるには、計算式をあらかじめ入力しておく「関数」をうまく使いこなす必要があります。
関数は一度設定すれば、数値を入力するだけで自動で計算を行ってくれるため、在庫管理には非常に有効です。
▼在庫管理の基本や関数の使い方は、こちらの記事でわかりやすく解説しています。併せてご覧ください。
【在庫管理表の運用ポイント】
エクセル管理表の正確性を保つためには、以下の運用ポイントを取り入れることが大切です。
1. 運用ルールを策定する：
在庫管理表にアクセスできるユーザー、入力担当者、入力の時間帯や頻度、入力方法のマニュアルを明確にしておきましょう。特に、関数が入っているセルは、管理者以外が修正できないように「シートの保護」機能を使うことが推奨されます。
2. バックアップを取っておく：
パソコンの故障などでファイルにアクセスできなくなる事態に備え、1週間に1回など頻度を定めて定期的にバックアップを取ることが重要です。
3. Webブラウザ版のエクセルを使う：
「マイクロソフト・エクセルオンライン」などのブラウザ版を利用すると、データがクラウド上に保存され、パソコンが使えなくなってもファイルにアクセスできなくなる心配がありません。
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Excel管理の限界と自動化の必要性
自動在庫連携で作業をスマートに
エクセルでの在庫管理は手軽ですが、店舗数や受注量の増加で動作が重くなったり、多拠点の在庫を一元管理できなくなるケースがあります。
このような課題を解決するため、多くのEC事業者が「在庫連携システム」や「EC一元管理システム」の導入を検討しています。
自動連携するメリット
在庫連携システムを導入することで、煩雑な手作業による管理から脱却し、さまざまなメリットを享受できます。
入力ミス防止・ヒューマンエラー削減
手動による在庫数の更新作業が不要になるため、誤発注やヒューマンエラーを減らせます。
RPA（処理ロボット）により人が目で確認していた作業が不要になり、業務効率化とヒューマンエラーの防止を実現できます。
リアルタイム在庫反映
EC一元管理システムでは、入出庫や返品などによる在庫変動を自動で管理できるため、在庫数のズレが発生しづらく、欠品による販売機会の損失を防ぐのに役立ちます。
加えて、各モールへの出荷実績も自動で反映されるため、手作業による入力ミスを防ぎつつ、業務の効率化を実現できます。
作業時間削減
日々のルーティン業務（受注業務、在庫管理など）を自動化・効率化できるため、現場の負担やストレスを大きく減らし、作業時間を大幅に短縮できます。
• 将来的な分析やデータ活用の幅拡張
手動による更新作業から解放され、時間を「広める活動」などのクリエイティブな業務に注力できます。
また、業務の属人化を解消できる効果もあります。
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導入事例で安心感を提供
小規模でもスムーズ導入の事例
在庫連携システムを導入することは、大きな変革に思えるかもしれませんが、多くのEC事業者がシステムの力を借りて具体的な課題解決を実現し、業務の効率化を成功させています。
ここでは、ネクストエンジンなどのシステム導入により、エクセル管理で抱えていた課題を解消し、どのように事業を拡大したのか、具体的な導入事例をご紹介します。
事例１：とよす株式会社様（食品・スイーツ）
EC3店舗で運営されていたとよす株式会社様では、以前、在庫管理を各ショップごとに手入力で行っていたため、入力ミスや在庫切れの放置が散見されていました。
また、受注が一定量溜まったら出荷指示を行うフローだったため、受注作業の担当者に空き時間が発生し、もったいないと感じる場面が多々ありました。
ネクストエンジンを導入したことで、実際に多くのEC事業者が次のような成果を実感しています。
・在庫管理の手間を大幅に軽減
ネクストエンジンに在庫を登録しておくだけで、商品が購入されると自動で各店舗の在庫が更新されるようになりました。これにより、これまでかかっていた手動での在庫管理の負担がぐっと減りました。
・作業の効率化とリソースの有効活用
注文の締切時間を設定できるようになったことで、ピッキング作業のタイミングを計画的に進められるようになりました。その結果、空き時間や手持ち無沙汰な時間が減り、その分を店舗運営の改善や接客に充てられるようになりました。
・受注増にも柔軟に対応
コロナ禍の巣ごもり需要でECの受注数が約2倍になった際も、ネクストエンジンがあったことでスムーズに対応できました。これにより、EC運営スタッフは3人から実質1.5人分の負担で運営できるようになりました。
事例２：株式会社ネバーセイネバー様（アパレル・ファッション）
複数ブランド、複数モールを展開されていた株式会社ネバーセイネバー様は、以前、受注と在庫を別々のシステムで管理していたため、同じ在庫を重複して確保したり、在庫が宙に浮いたりする問題が発生していました。また、モールごと、ブランドごとに担当者が割り振られ、休むと何も分からなくなる「属人化」も課題でした。
ネクストエンジン導入後は、以下の効果が得られています。
• 属人化の解消と在庫連携の成功
ブランド間でも在庫連携がしっかり行われるようになり、販売機会の損失が無くなりました。利用する管理画面がネクストエンジンだけで完結するため、教育コストが減り、属人化も解消しました。
• 手動作業の自動化
以前は注文受け付けや発送メールなどほぼ全ての作業を手動で行っていたため労働時間が長くなりがちでしたが、ネクストエンジン導入によりこれらの作業を自動化することができました。
• 売上向上
受注処理件数は大幅に減少したものの、高単価・高付加価値の方針に転換し、ネクストエンジンによる効率化で生まれた時間を「お客様とより深いコミュニケーション」に注力した結果、売上は倍増しています。
これらの事例が示すように、システムの活用は在庫のズレ解消、煩雑な手作業からの解放、そして事業の成長を止めないための体制構築に直結します。
「自分でもできそう」という安心感とともに、段階的な導入を進める後押しになります。
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ハイブリッド運用で段階的に効率化
エクセル管理からシステムへの移行は、一度にすべてを変える必要はありません。
エクセルの手軽さや使い慣れた環境を活かしつつ、システムの自動連携によるメリットを享受する「ハイブリッド運用」は、移行ハードルを下げる現実的な選択肢です。
この段階的なアプローチによって、事業の成長に合わせて無理なく運用改善を進めることができます。
Excel併用＋自動連携のメリットとは
エクセルは費用がかからず使いやすい反面、大規模な管理、複数拠点での管理、膨大なデータ量には不向きです。
管理する在庫がある程度の規模になったら、エクセル管理の限界を認識し、在庫連携システムを導入してシステム化を検討することが重要です。
Excel併用のハイブリッド運用であれば、いきなりすべての業務をシステムに移行する抵抗感を減らしつつ、EC一元管理システムが持つ自動連携の以下のメリットを享受できます。
• 移行ハードルを下げる
システムをEC業務の中心に据えつつ、必要に応じてエクセルで簡易的なデータ分析や管理表の作成を継続することで、心理的な移行ハードルを下げることができます。
• 段階的な運用改善
ネクストエンジンなど、アプリを活用して柔軟に機能拡張ができるシステムを選ぶことで、事業の成長に合わせた運用改善を段階的に進めることが可能です。
在庫管理は自動化が理想
エクセル管理の限界を乗り越え、在庫管理の自動化を実現することは、EC事業を成長させていった先で実現したくなる「理想の在庫管理」そのものです。
ECの受注と在庫を連携させるシステムを活用することで、いつも繰り返す業務から解放され、販売機会の損失を防ぎ、より戦略的な業務に注力できるようになります。
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まとめ：Excel＋自動化で実現する理想の在庫管理とは
理想的な在庫管理とは、EC一元管理システムを活用して、在庫管理の効率化・自動化を実現することです。
在庫が適正に管理されることで、欠品による販売機会の損失を防ぎ、過剰在庫によるスペースの圧迫を避けたりすることが可能です。
自動化と一元管理によって、以下の成果が得られます。
• 作業時間削減とヒューマンエラー削減
受注業務、在庫管理などの日々のルーティン業務が自動化され、手動更新によるミスがなくなり、注文の数をさばくことから解放され、業務の質をあげることに専念できます。• データ活用強化：
煩雑なEC運営を自動化・効率化し、生まれた時間を「広める活動」などのクリエイティブな業務に充てることが可能になります。
• データ活用強化
煩雑なEC運営を自動化・効率化し、生まれた時間を「広める活動」などのクリエイティブな業務に充てることが可能になります。
EC事業の成長には、一元管理による効率化が不可欠です。
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