業務に必要な物品の受発注状況や数量を適切に管理する備品管理は、あらゆる企業で行われています。
売り上げに直接つながるものではありませんが、備品管理を効率化することで、ミスや無駄をなくすことが可能です。
今回はそんな備品管理についてその重要性から基本的なやり方を解説し、備品管理をラクにするツールもご紹介します。
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備品管理とは
備品管理とは、社内で利用する備品の数量・状態を把握し、適切に管理していくことです。
「備品」は経費の仕訳上では、”消耗品費の基準に該当しない、耐用年数1年以上、取得価格10～20万円未満のもの”を指しますが、本記事ではより一般的な定義である
官庁・会社・学校などで、業務に必要なものとして備えつけてある物品。
引用元：goo辞書
を対象とします。
ですので、POPやのぼり等の販促品や、飲食店で使用する使い捨てのカトラリー、梱包に使うガムテープや段ボールといったものも含みます。
社内のオフィス用品の発注・数量管理であったり、全国に支店を置く企業・店舗が各支店のスタッフの制服を管理する、というものまで、扱うものは異なれど、あらゆる業種業界で行われているのが備品管理業務です。
備品管理の重要性
備品管理を適切に行うとどういった効果が見込まれるのでしょうか？
重要なポイントとして、以下の3点が挙げられます。
- 業務効率がアップする
- 発注ミスなど無駄をなくせる
- セキュリティ強化にもつながる
それぞれ詳しくみていきましょう。
業務効率がアップする
備品が適切に管理されていると、必要な時に迷わず利用でき、業務も効率よくスムーズに進みます。
しかし、もし備品が所定の場所に見つからなかったり、そもそも所定の場所がなく、在庫の有無や発注の有無がわからない状態だったりすると、毎回状況を確認する手間と時間が余計にかかってしまいます。
また、備品発注が属人化されていると、担当者が不在だと備品のありかや在庫状況がわからなくなってしまいます。
誰が見ても状況が把握できるようになっていれば、例えば店舗のアルバイトスタッフでも一定の条件で備品補充できるようになるなど、より効率よく運営できます。
発注ミスや無駄をなくせる
どこに何が保管されているかがすぐ分からない状態だと、二重発注や過剰在庫につながりやすいです。その場合、余分な在庫を置くスペースも必要です。
適切に備品管理がされていると、備品の数量も適正に保つことができるため、無駄な経費を削減することができます。
セキュリティの強化につながる
備品の中には機密情報や個人情報が含まれていることもあります。パソコンだけでなく、顧客リストを出力した紙のファイルを保管している会社も多いのではないでしょうか。
こうした備品の無断の持ち出しや紛失を防ぐうえでも備品管理は重要です。
また、備品管理がずさんな状態だと、備品の紛失や社内盗難が発生してもすぐに気付けない可能性も高くなります。
適切な備品管理は不正の早期発見・防止にもつながるのです。
備品管理の基本的な方法
備品管理の基本として、まず社内の備品の現状把握をしたあと、備品管理の台帳を作成する必要があります。
備品管理台帳は、紙の台帳のほか、エクセルファイルや、備品管理システム・アプリを利用することもできます。
備品管理台帳の作成・記載する項目
どういった備品を管理するかによって重要な項目は多少異なりますが、多くの場合、備品管理台帳に必須項目としては以下の情報を記入します。
- 管理番号
- 物品名
- カテゴリー
- 利用状況（プロジェクター等貸出するもので貸出中、未使用、修理中等の状況を記入）
- 在庫点数
- 保管場所
- 購入日もしくは作成日
- 購入点数
また、備品によってはより詳細な項目を追加するのもよいでしょう。
- メーカー名
- シリアルNo
- 保証期間
- 耐用年数
- 資産科目
- 取得価額
日常的に使用するものであれば、最終購入日から〇日後、〇カ月後には補充が必要になるなど、台帳を参照することで、補充予測を立てることができるようにもなります。
固定資産として減価償却が必要な備品であれば、購入日や取得価格も重要になってきます。
いずれにしても、どういった項目を記入するかは、職場の状況に応じて追加・調整する必要があります。
備品管理の運用ポイント
漏れのない備品管理のためには、押さえておきたいポイントがあります。備品管理台帳を作成していても、運用方法をしっかり決めておかないと効率が悪くなってしまいます。しっかり押さえておきましょう。
運用ルールを決める
「備品購入・廃棄時には上長の承認を得る」
「注文した備品が届いたらすぐエクセルの備品管理台帳に記入」
等々、まず運用ルールを決めておくと、記入漏れや発注の重複を防ぐことができます。
また、置き場所についても、決まった保管場所を決めておくことで、どこに何があるか担当者でなくてもわかるようになります。
必要な範囲に周知
複数の社員・スタッフが利用する備品を管理するためには、当然のことながら運用ルールや保管場所を周知しておく必要があります。
発注した備品が届いても、保管場所がわからず、別の場所に放置されてしまって見つからない……などということがないように、必要な範囲の社員・スタッフへの周知を充分に行いましょう。
定期的な棚卸を行う
備品管理台帳でしっかり管理・運用していても、実際の在庫とデータが合わないことは起こりえます。棚卸作業は実際の保管場所で確認して行いましょう。
半年に一度など定期的に棚卸を行うことで、貸し出したまま行方不明になっている備品や、破損して使えない状態の備品に気づき、「必要な時に使えない！」といった事態を避けることもできます。
備品管理で直面する課題
多くの企業で紙やエクセルなどの表計算ソフトで備品管理をしていると思いますが、手動で備品管理を行っていくのには限界もあります。
手書きでの記入ミスやエクセルデータの打ち間違いなど、人為的ミスが発生しがちです。また、担当者が不在だと状況が分からなかったり、業務が止まってしまうという業務の属人化も起こりやすいです。
また、本部が複数の支店の備品をまとめて管理しているような場合、受発注状況や在庫管理を毎回管理するのは大きな手間となってしまいます。
そんな課題を解決してくれるのが、備品管理システムやアプリです。
店舗運営の備品管理・受発注も「ネクストエンジン」！
一元管理システム「ネクストエンジン」のアプリを使えば、店舗運営で必要な販促グッズやトレーやスプーンといった備品の発注・受注と在庫管理を簡単に行うことができます。
ネクストエンジンはネットショップの受注管理システムと聞いたことがありますが、備品管理もできるの？
はい、ネクストエンジンはネットショップ運営の受注管理や在庫管理、商品登録を効率化・自動化するシステムですが、アプリを使って備品管理システムとしてもご利用いただけます！
ネクストエンジンのアプリなら、備品管理は以下のことができます！
- 備品の注文べージを簡単に作成・編集
- 備品発注をメールやFAX電話ではなくサイト上で完結
- 実在庫数を表示でき、在庫管理がラクに
など
備品の発注をネットショップでのお買い物のように簡単でき、受注内容もラクに管理できるようになります。
料金もネクストエンジンの基本料金3,000円とアプリ料金5,000円をあわせた月額8,000円※でご利用いただけます。（※受注件数201件からは従量課金。BtoBオーダーアプリを利用）
詳しくはネクストエンジンでできる備品管理のページをご確認ください。
