受注管理とは、ECで注文を受けてから出荷・納品までの一連の流れを適切に処理する業務全体を指します。
この業務はEC運営の中核であり、正確かつスピーディに処理されなければ顧客満足度の低下や売上機会の損失につながります。
本記事では、
・受注管理の基本的な業務内容
・ 現場で起きやすい課題
・ 受注管理を効率化するための具体的なポイント（システム導入を含む）
をわかりやすく解説します。
なお、受注管理システム（OMS）の選び方については、以下の記事で解説しています。
▼この記事では、受注管理の基本から効率化までを解説します。
記事を読む前に、資料で受注管理の流れやネクストエンジンの機能をチェックすれば、内容がより理解しやすくなります。
受注管理とは？（定義と役割）
受注管理とは、ECサイトやモールで発生した注文を、正しく・漏れなく・スムーズに出荷完了までつなぐ一連の業務を指します。
単に「注文を受けて発送する」だけでなく、在庫状況の確認、出荷指示、ステータス更新、顧客対応まで含めたEC運営の中核業務です。
特に近年は、
- 複数モール・カートの併用
- 即日出荷・短納期化
- 顧客からの問い合わせ増加
といった背景から、受注管理の精度とスピードが顧客満足度や売上に直結するようになっています。
受注管理の業務内容（具体的な流れ）
受注管理業務は、注文を受けて終わりではなく、見積〜請求までを一貫して管理するプロセスです。
ここでは、一般的な受注管理の流れを順に解説します。
受注管理の業務① 見積書作成・送信
顧客からの問い合わせや依頼内容をもとに、商品内容・数量・価格・納期などを整理し、見積書を作成します。
この工程では、
- 条件の聞き漏れ
- 過去取引との条件差
- 見積金額の計算ミス
などが起こりやすく、後工程すべてに影響する重要な起点となります。
受注管理の業務② 契約締結
見積内容に顧客の合意が得られた後、契約を締結します。
書面・電子契約・発注書受領など、契約方法は企業によって異なりますが、
- 契約内容
- 納期条件
- 支払条件
を明確にし、受注内容として確定させる工程です。
受注管理の業務③ 受注内容の登録
確定した契約内容を、受注管理システムや管理台帳へ登録します。
ここで登録される情報は、
- 商品・サービス内容
- 数量・金額
- 納期
- 顧客情報
など、後続の在庫管理・出荷・請求の基礎データになります。
手入力が多い場合、転記ミスや登録漏れが発生しやすい工程です。
受注管理の業務④ 在庫確認・納期連絡
受注内容をもとに、
- 在庫の有無
- 製造・仕入れ状況
を確認し、顧客へ納期を連絡します。
在庫管理と受注管理が分断されている場合、
- 実際には在庫が足りない
- 想定より納期が延びる
といったトラブルにつながることもあります。
受注管理の業務⑤ 受注伝票・注文請書の作成
受注内容を正式な帳票として整理し、
- 受注伝票
- 注文請書
を作成・送付します。
社内外での認識を揃えるための重要な工程であり、ここでの情報ズレはクレームや再手配の原因になります。
▼受注管理は手作業や部署間の連携が多く、業務負荷が大きくなりがちです。
無料資料では、受注フローを図解し、どの工程を効率化できるか一目でわかるようにまとめています。
システム導入や業務改善を検討する際の参考におすすめです。
受注管理で起きる代表的な課題とは（実務ベース）
受注管理の業務は、在庫・生産部門などの各部門と顧客とをつなぐ重要な役割を担っています。
前述した通り、受注管理業務の仕事量は膨大なため、様々な問題が発生する場合も多くあります。
ここでは、受注管理業務が抱える課題を4つ解説します。
受注管理でよく起こる課題① 受注から出荷の部署につなげるまでの業務が煩雑になりがち
受注管理が抱える課題として、まず受注から出荷までの業務が煩雑になりやすい点が挙げられます。
受注管理は、見積作成から受注伝票や注文書の作成までと業務量が多く、他部署との連携も必須です。業務に携わる人が多いほど、ヒューマンエラーの発生率は高くなってしまいます。
「業務量が多いのにもかかわらず仕事内容が複雑」「部署間での連携や役割分担が上手くいかない」など、業務が煩雑になりやすい環境が課題といえるでしょう。
受注管理でよく起こる課題② 受注窓口が多様化し人員配置が難しい
受注窓口の多様化により、人員配置の対応が難しいことも課題といえるでしょう。
現在では、電話やFAXの注文はもちろん、webを利用した注文方法も珍しくありません。webでのシステムを利用するには専門的な知識が必要になりますが、それに適した人材を見つけるのはなかなか難しいもの。
窓口が広くなることは顧客にとってはメリットですが、人員不足に悩まされている企業も少なくありません。
受注管理でよく起こる課題③ 他の業務との連携が悪いと納品まで長引いてしまう
他の業務との連携不足により、納品が長引いてしまうことがあります。
管理業務の仕事は、生産部門や発注部門など、各部門と連携が必須です。業務が1つでも滞ると、納品の遅れにつながってしまいます。
情報を共有するために必要な情報量が多く、作業量が増えてしまっていることが原因といえるでしょう。その結果、業務に遅れが生じ、納品まで時間がかかるといった課題が生じてしまいます。
受注管理でよく起こる課題④「属人化」が起こりやすい
業務量の多さにより、属人化が起こりやすいのも課題です。
特定の社員でしか対応できない案件が増えると、その社員の稼働状況が納品に影響を及ぼす場合も出てきます。業務内容を共有できていないことで、非効率な作業を気付かずに続けている可能性もあるため、業務の標準化は必要不可欠です。
受注管理の課題を解決する方法は？
受注管理は業務量が多く、他部門との連携が必須であるため、抱えている課題も多いことが分かります。このような課題を解決するにはどうしたらよいのでしょうか。
ここでは、解決策として次の2つについて解説します。
①受注管理を外注（アウトソーシング）する
②受注管理システムを導入する
それでは、順にみていきましょう。
受注管理の課題 解決方法① 「受注管理を外注（アウトソーシング）する」
問題解決に向け、受注管理を外注（アウトソーシング）する方法があります。ここでは、外注の内容やメリット・デメリットについてご紹介します。
受注管理の外注とはどんな内容なのか？
受注管理の外注とは、契約の締結や在庫確認などの業務を外部の会社へ委託することです。部分的もしくは全てを委託でき、出荷業務や在庫管理などの管理業務以外についても必要に応じて外注できるサービスがあります。
料金体系は、従量課金制と月額固定制のどちらかを選択するケースが一般的です。業務を整理することで、顧客への対応のスピードも上がり、顧客満足度の向上が期待できます。
受注管理を外注することで得られるメリット
受注管理を外注することで得られるメリットは2つあります。
1つは、空いたリソースを自社の事業拡大に回せる点です。受注管理の業務を外注することで業務量が減るため、そこに充てていた時間・労力を別の業務に使用できます。新商品の開発や新市場開拓など事業拡大に注力できるでしょう。
2つ目は、低コストで高い品質の受注管理を導入できることです。
管理業務を代行する会社には、低コストで対応してくれるところが数多くあります。自社で新たに担当者を育てるとなると、業務に慣れるまでは生産性を期待できない場合が予想されますが、外注では専門の担当者が対応してくれるため高い品質で受注管理を行えます。
受注管理を外注することで生じるデメリット
受注管理の外注にはデメリットも存在します。1つ目は、社内にノウハウが蓄積されないことです。
「外注＝自社では受注管理しない」ということなので、当然ですがノウハウは蓄積されません。また、社内の情報が漏洩する危険性も出てくるため、規約をしっかりと結ぶようにしましょう。
2つ目に、外注先とのコミュニケーションコストがかかることが挙げられます。
社外の企業に対して自社の業務を依頼するため、初めはミスが生まれやすい環境であることを念頭に置きましょう。そのため、上手く業務が回るようにルールや体制を作り、密にコミュニケーションを取っていく必要があります。
受注管理の課題 解決方法② 「受注管理システムの導入をする」
受注管理システムを導入することで、業務を効率化できます。
ここでは、受注管理システムの特長や機能、メリット・デメリットについて解説します。
受注管理システムとは？主な特長・機能を解説
受注管理システムとは、受注管理業務において手動で行っていた作業を自動化や効率化するシステムのことです。OMS（order management system）とも呼ばれています。
主な機能としては、注文確認などのルーティン業務の自動化、リアルタイムでの在庫管理などがあります。
また、クラウドシステムで情報を一元管理することで、他部門との情報共有がスムーズになるため、コミニケーションコストの削減も期待できるでしょう。
受注管理システムを導入することで得られるメリット
受注管理システムを導入する大きなメリットは、業務負担の軽減です。
それにより少ない人数で業務を回せるようになるため、ヒューマンエラーの防止や人件費の削減も期待できるでしょう。
また、クラウドで情報を一括管理することで、業務スピードが向上するため、納品が長引いてしまうといったリスクを抑えることができます。
受注管理システムを導入することで生じるデメリット
受注管理システムのデメリットは、導入する際のハードルの高さにあります。システムを変更するには、多くの労力が必要になります。また、既存のシステムを停止すると生産も止まってしまうため、入念な下準備が必須です。
既存のシステムと連携できるのか、使用する人にとって使いやすいシステムかどうか、などしっかりと確認してから導入を決めるようにしましょう。
▼受注管理システムを導入する際、どのツールが自社に最適かを見極めるのは容易ではありません。
あらかじめ主要な受注管理システムを比較した上で、以下の4つのポイントをチェックしましょう。
▼この記事で紹介した2つの解決策を、自社で実際にどのように選択・導入すべきかは迷うところです。無料の資料では、受注管理業務の工程ごとの整理と、それぞれの改善ポイントを図解でまとめています。
導入判断の参考として、まず資料で全体像を把握してみましょう。
受注管理システム導入のポイント（判断基準）
自社の受注フローに合致しているか
現在の業務フローを無理に変えずに対応できるかを確認します。
他システム（在庫・出荷・基幹）との連携可否
在庫管理、倉庫システム、会計システムなどとの連携は必須チェック項目です。
導入・運用コスト・社内リソース
初期費用だけでなく、月額費用や運用負荷も含めて現実的かどうかを判断します。
カスタマイズ性と将来の拡張性
事業成長に伴い、モール追加や倉庫変更が発生しても対応できるかを見ておくことが重要です。
▼受注管理システムを導入する際には、自社のフローやコスト、他システム連携などを総合的に判断する必要があります。
自社に合うシステムを整理する参考として、受注管理の流れやネクストエンジンの実務機能をまとめた無料資料をご用意しました。
一元管理システム「ネクストエンジン」で受注管理を効率化しよう！
様々な受注管理システムがあるなかで、EC一元管理システム「ネクストエンジン」は受注業務の自動化を可能にするだけでなく、様々なモール・カートと連携でき、EC事業者様の業務効率化を実現します。
主に効率化できる業務は下記の通りです。
- 注文ごとにステータスを自動で割り振れる
- オフライン注文の管理にも対応
- サンクスメールなどの自動送信
- 入出金処理
- ピッキング指示の作成
など
また受注管理業務だけではなく、倉庫連携や商品登録の効率化なども可能です。
受注管理業務を効率化したい、ECサイト運営を自動化したい、と考えている方はぜひ導入を検討してみて下さい。
まとめ：受注管理の課題を解決して売上UPも実現しよう
今回は受注管理について解説しました。受注管理業務の効率化に課題を感じている場合、外注（アウトソーシング）とシステム導入の2つの方法があります。導入にあたって、それぞれメリットとデメリットがあることを念頭に置きましょう。
受注管理の最適化は業務効率化という一面だけでなく、顧客満足度など売上UPにもつながります。
現状をしっかりと理解した上で、どのような策が適しているのか模索しながら、自社に合った形で課題を解決しましょう。
▼この記事で紹介したポイントをもとに、実際の導入検討を進めたい方は、受注管理の流れやネクストエンジンの機能をまとめた無料資料をチェックしてください。
具体的な操作イメージや導入時の判断材料が一目でわかります。
