3PLの乗り換え手順｜倉庫移管から切り替え当日の流れまで

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受注管理システム（OMS）と委託倉庫（3PL）をつないで出荷を任せていても、料金が合わない、誤出荷が続くといった理由で、倉庫の乗り換えを検討せざるを得ない場面は少なくありません。

乗り換えでは、旧倉庫との契約を終える準備と、新しい倉庫へ在庫を移す準備を並行して進める必要があります。段取りを決めずに進めると、2つの倉庫の料金を二重に払ったり、切り替えの日に出荷が止まったりします。

本記事では、乗り換えの準備を6つの手順で整理したうえで、切り替え当日の流れを解説します。

3PLの乗り換えはどんな手順で進む？

乗り換えの準備は、次の6つの手順で進めます。以降は、倉庫への出荷の指示を「出荷依頼」、倉庫が出荷した結果のデータを「出荷実績」と呼びます。

3PLの乗り換えの流れ

1. 今の倉庫とのやり取りを書き出す

今の倉庫との取り決めは、担当者しか知らないことがあります。倉庫ごとにできることは違うため、書き出さないまま乗り換えると、新しい倉庫でできないことに切り替えたあとで気づきがちです。

そこで、まず次の内容を書き出しておきましょう。

今の倉庫と取り決めている発送方法、同梱物やギフトの指示、当日出荷の締め切りの時刻
CSVでやり取りしている場合、ファイルに入れている項目
受注管理システムで設定している出荷依頼の自動送信の有無、倉庫ごとの発送方法、複数の倉庫があるときの出荷元の振り分け

2. 乗り換え先の倉庫とシステムのつなぎ方を確かめる

倉庫と受注管理システムのつなぎ方は、倉庫ごとに異なります。API連携やアプリ連携でつながる倉庫なら、出荷依頼と出荷実績のやり取りは自動です。一方、CSVでやり取りする倉庫では、毎日ファイルを書き出して取り込む作業が残ります。

乗り換え先が自動でつながる倉庫かどうかは、受注管理システムのサービスサイト上にある対応倉庫の一覧で確かめましょう。一覧にない倉庫でも、今のシステムにどの倉庫とも同じ形のCSVでやり取りする機能があれば、CSVでつなげます。

あわせて、乗り換え先の倉庫には次の点を問い合わせます。

手順1で書き出した今の倉庫との取り決めを、そのまま引き継げるか
置き配に対応しているか
出荷依頼を送ったあとに注文を取り下げられるか
今のシステムが出荷依頼を送る時刻が、当日出荷の締め切りに間に合うか

1日1回しか出荷依頼を送れないシステムで、送る時刻が締め切りより遅いと、その日の注文はすべて翌日の出荷に回ります。送る時刻を締め切りより前に設定できなければ、締め切りに間に合う倉庫を候補にしましょう。

なお、出荷依頼の送信から出荷実績の取り込みまでを、多くの倉庫と自動でやり取りしたい場合は、倉庫とAPIやアプリで連携できるシステムがおすすめです。

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3. 切り替えの日と、旧倉庫の契約の終了日を決める

つなぎ方を確かめたら、在庫を移し始める前に切り替えの日を決めます。日を決めずに進めると、旧倉庫への解約の連絡が遅れて2つの倉庫の料金を二重に払ったり、旧倉庫を先に止めて出荷できない期間ができたりします。

切り替えの日は、在庫を移し終えて試しの出荷まで済む日よりあとで、セールや繁忙期を避けた日にしましょう。日の候補を決めたら、次の順に段取りを整えます。

① 解約の連絡の期限を確かめる：解約の連絡の期限は倉庫の契約で決まっていることが多く、3カ月前までの連絡が要る契約もあります。旧倉庫の契約書で期限を確かめ、もう過ぎていたら切り替えの日を後ろへずらしましょう。

② 旧倉庫の契約の終了日を決める：切り替えの日に依頼済みの注文を旧倉庫が出し終えられるよう、終了日は切り替えの日より後にします。決めたら、期限までに旧倉庫へ解約を連絡しましょう。

③ 2つの倉庫に日程を伝える：旧倉庫と新しい倉庫の両方に、切り替えの日と、旧倉庫への出荷依頼を止める時刻、新しい倉庫へ送り始める時刻の目安を伝えておきます。

4. 新しい倉庫に商品と仕入先を登録し、入荷予定を送る

倉庫は、商品コードと仕入先が登録された商品しか入荷・出荷できません。倉庫によっては、入荷予定を一度も受け取っていない商品の出荷依頼を受け付けないことがあります。

そこで、システムから新しい倉庫へ商品と仕入先の情報を渡し、移す在庫を入荷予定として送ります。入荷予定に入れる数や送る時期は倉庫によって違うので、新しい倉庫に先に確かめておきましょう。

新しい倉庫が荷物を受け取ると、受け取った数が入荷実績として届き、システムに取り込めます。この入荷実績は、切り替えの日に在庫数を合わせるときに使います。

5. 在庫を移す間の売り方を決める

在庫を旧倉庫から新しい倉庫へ移している間は、運んでいる途中の在庫がどちらの倉庫にもありません。そのため、店舗に表示している在庫数と、実際に出荷できる数がずれがちです。

とくに在庫を一度にまとめて移すと、移し終わるまで出荷できる在庫が大きく減ります。システムは在庫が移動中だとは知らないので、移す前の数を店舗へ送り続け、出荷できない注文まで受け付けてしまいます。

そこで、今のシステムが倉庫ごとに在庫数を分けて持てるなら、旧倉庫と新しい倉庫の在庫数を分けて管理しましょう。あわせて在庫を商品ごとに分けて移せば、出荷できる在庫が一度に大きく減ることもありません。

ただし、モール・カートによっては倉庫ごとの在庫連携に対応しておらず、最初に決めた1つの倉庫の数だけが送られます。移し始める前に、受注管理システムのサービスサイト上にある連携先の一覧で、使っているモール・カートが倉庫ごとの在庫連携に対応しているかを確かめておきましょう。

なお、店舗や倉庫のあいだで在庫を動かしたときに、移動の記録を残しながら在庫数へ反映させたい場合は、置き場所間の在庫移動を伝票で管理できるシステムが向いています。

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6. 新しい倉庫で数件を試しに出荷する

システム上の注文は、倉庫に出荷依頼しただけでは出荷済みになりません。出荷実績を取り込んで初めて出荷済みになって配送番号が入り、モールの注文も発送済みに変わります。この取り込みの設定は倉庫ごとに行うため、倉庫を変えたら、新しい倉庫の分も設定し直さなければなりません。

そのため、新しい倉庫との連携を試さないまま切り替えると、モールの注文が発送済みにならないといった不具合に、当日になって初めて気づくことになります。

数件を試しに出荷する前に、購入者へ意図しない通知が届かないよう、メールの自動送信を止めておきます。そのうえで、新しい倉庫に入荷済みの商品の注文を数件選んで出荷依頼を送り、倉庫の出荷からモールの発送済みまでを通しで確かめましょう。自社あての注文も1件入れておくと、届いた荷物で送り状・同梱物・ギフトの指示を確かめられます。

切り替え当日はどう進める？

当日の作業は注文の少ない曜日や時間帯に行い、だれがどの作業を受け持つかを前もって決めておきます。

切り替え当日の流れ

当日の流れは、次の5つです。

旧倉庫への出荷依頼を止める：旧倉庫の締め切りに合わせて、システムから旧倉庫への自動の出荷依頼を止めます。止めたあとに入った注文はシステムに残しておき、4で新しい倉庫への出荷依頼を始めるときにまとめて送ります。
旧倉庫に依頼済みの注文の出荷実績を取り込む：旧倉庫に渡した注文の出荷実績を取り込み、すべて出荷済みになったかを確かめます。依頼済みの注文は取り下げられないことがあるので、旧倉庫の出荷を待つのが基本です。

旧倉庫が欠品などで出荷できなかった注文は、出荷済みにならずに残ります。システムで出荷済みでない注文を絞り込み、新しい倉庫から出すか、購入者に連絡してキャンセルするかを1件ずつ決めましょう。

システムの在庫数を新しい倉庫に合わせる：新しい倉庫の入荷実績を取り込み、新しい倉庫が実際に受け取った数とシステムの在庫数を比べます。合わせた数はすぐに全店舗の在庫数として表示されるので、差が大きい商品は、入荷実績の取り込み漏れがないかを先に確かめましょう。
新しい倉庫への出荷依頼を始める：在庫数を合わせたら、新しい倉庫への自動の出荷依頼を始めます。1で残しておいた注文が新しい倉庫へ送られたかも確かめます。
最初の出荷を1件確かめる：出荷実績が取り込まれて配送番号が入り、モールの注文が発送済みに変わったかを確かめます。