2017
11/16

夜中にメールを送りたくない!自動送信メールを送るタイミングを設定しよう

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こんにちは!手の込んだ迷惑メールが好きなモアネ編集長こしみです。

 

みなさんは、ネクストエンジンの自動送信メール機能はご利用いただいてますか。

 

「受注を確認しました」という受注確認メールや、「出荷したよ、配送番号はこれだよ」という発送連絡メールなどを自動で送ることができるネクストエンジンの目玉機能です。

 

ご利用中の店舗様が多い「自動送信メール」機能ですが、そんな目玉機能と一緒に使うと便利な機能があります。

 

それが送信時間設定です。

どんなときに使うと便利?

個人的には、受注APIをご利用の店舗様におすすめです。「え、受注APIって?」と思った方は、参考としてこちらの記事も合わせてご覧ください。

▼【特集!ポンパレモール】受注APIでラクしちゃおう!
http://next-engine.net/more-ne_20171012.html

受注APIを使うと、15分~20分くらいで受注伝票が「新規受付」ステータスから自動で動きます。

 

一方、「受注確認メール」は「新規受付」ステータスから動くと自動で購入者へ送られますよね。

 

つまり、受注APIを使っていると、注文してから1時間以内に受注確認メールが送られることになります。

※タイミングによっては1時間を超える場合もございます。

 

そのため、よく「夜中にメールが送られてしまうことを懸念して、受注APIを使わない運用にしている」という店舗様がいらっしゃるのですが、実は、「送信時間設定」という機能を使うと夜中にメールを送ることを防ぐことができるんです!

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もちろん、受注APIをご利用ではない店舗様にもご利用いただけます!知らなかった方はぜひ画面だけでも覗いてみてください。

設定方法

設定方法はとても簡単です。まず、送信時間設定を行うためには、事前に、設定 > メール > メールサーバ停止にする必要があります。この設定をしないと、送信時間設定の画面を開けません。

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次は、送信時間設定の画面を開きます。場所は、設定 > メール > 送信時間です。初期設定のままであれば、09:00:00~23:00:00が設定されています。ここを、メールを送りたい時間に変更するだけです!

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フォローメールを送るタイミングもこの画面で設定できます。発送連絡メールを送った日から、2日後とか14日後とか、自由に設定可能です。

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送信時間設定を変更した後は、事前に停止にしていた、設定 > メール > メールサーバ開始に戻すのをお忘れなく!

ちょっとだけ注意

じゃあ、16時台にメールを送りたい場合は、16時~17時で設定すれば良いのか!と思われる方も多いと思います。しかし、そういった1時間の設定は推奨していません。

 

ネクストエンジンから送るメールは、一時間に一度のタイミングで送られます。また、一度の送信処理で送ることができる上限が2000件です。

 

そのため、16時~17時で設定してしまうと、SALE中や連休明けの日などに受注件数が2000件を超えてしまった場合に、超えた分の受注確認メールや発送連絡メールが次の日の16時~17時に送られるといったことになってしまいます。恐ろしいことです。

 

そのため、設定する際は最低でも3時間くらい余裕をもって設定するようにしてください!

おすすめの使い方

◆受注確認メール

「ご注文いただきありがとうございます」のメールは、注文してすぐに届くと購入者さんは安心ですよね。基本的には24時間いつでも送る設定にしておいて良いと思います。

 

店舗のターゲットがご年配の方や小さいお子さんのいるファミリーなので夜中は送らないように配慮したい、お問い合わせ対応が可能な営業時間内のみ送信したい、など店舗運営の方針がある場合は柔軟にお使いください。

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◆発送連絡メール

「発送しました。お荷物番号はこれです」のメールは購入者様もお待ちかねですので、なるべく早く送りたいですね。メール本文内にお荷物番号を差し込む設定をしている場合は、配送番号反映後にメールが作られて送信されるしくみです。

 

そのため、発送連絡メールについては、基本的に送信時間設定を変更する必要はないかと思います。配送番号反映後に送られるので、配送番号を反映する時間がだいたい決まっていれば、発送連絡メールもだいたい決まった時間に送られます。

 

配送番号反映を行うタイミングについてはこちらの記事も参考になりますのでぜひご覧ください。

▼顧客満足と従業員満足を両方アップさせたのは「配送番号反映」
http://next-engine.net/more-ne_20171109.html

 

◆フォローメール

「ご注文の品は届きましたか?その後いかがでしょう」というフォローメールは、戦略によってお好きな時間を設定してください。例えば、ビジネスマンのお昼休み中に読んでもらいたいから11時~15時に送る、中高生向けであれば学校終わりの時間帯に送る、といったようにお使いいただけます。

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メールを送りたいタイミングは店舗様の運用によって異なるので一概には言えませんが、商品の主なターゲット層などを意識して設定してみてください。

まとめ

私はよくネットショップで買い物をするのですが、ショップさんの個性がメールに現れていると、読んでいて面白いなあと思います。

 

顧客満足度やショップとしてのアピールにも関わるところなので、メールの文面・タイミングはしっかり考えたいですよね。

 

送信時間設定、ご存知なかった方はぜひ使ってみてください!

参考

マニュアル:送信時間設定

http://manual.ec-doc.net/operation/operation-tips/jyucyu-tips/h008/

 

 ♪こしみからの一言『よく有名人からお友達になってほしいというメールが届きますが、一度もお友達になったことはありません。』

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