EC3店舗の在庫管理を自動化！受注データの一元化で省人化しつつ受注増でも対応可能に

創業120周年を迎えるとよす株式会社様は現在、自社の「とよす公式オンラインショップ」を含め、3店舗でECを展開しています。今回、同社がネクストエンジンを導入した背景と効果などについて、営業部営業管理課課長松本孝平氏にお話を伺いました。

ECの位置付けと開始時期をお聞かせください。

現在、当社の販売チャネルは百貨店や商業施設での直販、スーパーマーケットでの販売がメインで、このほかに問屋への卸しやECがあります。2011年に、柿の種専門店「かきたねキッチン」というブランドを立ち上げたのがECオープンのきっかけです。かきたねキッチンの立ち上げ当初は、店頭在庫が品切れ続出になるほどの人気を博しました。2年ほど経って、商品の供給が落ち着いてきたところで「かきたねキッチン」のEC展開の話が持ち上がり、2013年に自社ECサイト「とよす公式オンラインショップ」（以下、本店）がスタートしました。その後、販売拡大を目指して2015年に「Amazon」、2019年に「Yahoo!ショッピング」に出店しました。

EC業務の流れを教えてください。

社内では受注管理と在庫管理が主な業務で、発送は当社の全商品を保管・出荷してくれる委託倉庫会社から行っています。倉庫側でピッキング作業がしやすいように、ピッキングリストは20件ずつにまとめて依頼をしています。この方法はネクストエンジン導入後も変わっていませんが、ネクストエンジン導入前は、出荷指示セット（納品書や出荷指示書、ピッキングリストなど出荷業務に必要な書類一式）の作成は各ショップごとに受注が20件溜まった段階で都度、行っていました。

ネクストエンジン導入により20件溜まった段階で各ショップごとに出荷指示セットを作成するのではなく、すべてのショップのものをまとめて注文締切を12:00とし、出荷指示セットの完了を16:00と時間で区切れるようになりました。以前は、通常時と繁忙期でピッキング作業にバラツキが生じてしまい、通常時では手持無沙汰という状況もありましたが、現在はピッキングを行う時間を決めることができたため、空いた時間を店舗運営の向上にあてるなど無駄な空き時間はありません。リソースを最適化できたと思っています。

ネクストエンジンの導入がリソース最適化につながったのですね。ネクストエンジンを導入しようと思われたきっかけもリソース不足でしょうか？

いえ、ネクストエンジンの導入が社内で持ち上がったのは、在庫管理の課題からでした。

当時、3店舗目をオープンする際「さすがに3店舗分の在庫管理は手間がかかるのではないか」という話が出ました。とりあえず、現状のまま3店舗の運営がスタートしましたが、案の定、在庫管理は大きな負担となりました。

弊社の場合、自社で製造している商品のため在庫は注文状況によってフレキシブルに対応することが可能ですが、季節商品などは「この期間中に何個販売する」という計画が基にあります。ECで100個販売となると「本店に80個」「Amazonに10個」「Yahoo!ショッピング」に10個という感じで在庫を振り分けます。その後、商品が売れる度に手作業で在庫の調整を行っていました。1商品なら大きな手間ではありませんが、商品点数が多いと在庫数の入力ミスや欠品の放置などが散見。工数も時間もかかってしまい、かなり煩雑な作業になっていました。

当時は私含め2名で運営していましたが、現場業務に掛かりっきりで追われる日々を過ごしていました。

今考えると、面倒な在庫管理を経験したからこそ、多店舗展開を最適化するツールの必要性を強く認識することができました。

多店舗展開を最適化するツールを探される中、ネクストエンジン以外の製品の比較・検討はされましたか。

どんな製品があるか程度のみで、詳細な比較・検討は行っていません。その理由のひとつは、当社の協力会社からの提案です。信頼している協力会社でしたから、その提案なら大丈夫という認識がありました。

もうひとつは、前述した倉庫会社でネクストエンジンを活用していたからです。当社以外にも、さまざまな通販に関する業務を手掛けている倉庫会社で、ネクストエンジンの使用感なども聞くことができました。身近で利用している安心感もあり、ネクストエンジンを導入することにしました。実際にネクストエンジンの運用をスタートさせたのは、2020年4月からです。

ネクストエンジンを導入して、どのような効果がありましたか。

＜3店舗の在庫が連携し自動更新＞
在庫数はネクストエンジンに登録しておくだけで、後はそれぞれの店舗で商品が購入されれば自動的に更新されます。これまでのように、手作業で在庫数を割り当てる必要がなくなり、在庫管理の負担は大幅に軽減されました。

＜巣ごもり需要で注文数が倍増しても変わらず対応＞
ネクストエンジンを導入したのがコロナ禍の真っ只中で、非常事態宣言が発令されるなか、当社も不安でした。しかし、巣ごもり需要の影響か、ECでの受注数は約倍に増加。繁忙期の受注は数千件にも及びます。ネクストエンジンがなければ、現在の受注数には対応できなかったと思いますので、非常にベストなタイミングでネクストエンジンを導入できたと考えています。

＜受注件数は増えるも、EC運営スタッフは2人から1.5人に＞
ECの受注業務に関わるメンバーは私を含めて3人になりましたが、現在、私は受注業務にはほぼノータッチ。本来行うべき業務の営業管理や、コーポレートサイトや新たな販促活動に注力しています。残り2名のうち1名は広報とSNSを兼任していますので、ECの業務は実質1.5人になりました。受注件数が増えても運営リソースは削減できています。

ほかに、便利だなと感じている機能などはありますか。

＜住所の間違いなどを自動チェック＞
ネクストエンジンに受注を取り込む際、自動的に行われるチェック機能が秀逸です。住所が間違っている、郵便番号と住所が合っていない、通信欄に特記事項が入っているなど、これまでは宅配便のシステムにデータを送付したときにエラーが出て分かる状況でした。この段階でのチェックや訂正は、送り状を作成する作業が止まってしまうため、非常に作業効率が悪いと感じていました。もちろん、カートの段階でも確認はできますが、アラートが出るわけではありませんので、すべて目視となります。
ネクストエンジン導入後は、取り込んだ段階で住所の間違いや特記事項をアラートで知らせてくれます。事前修正が可能になり、後作業の工数削減につながりました。

＜納品書印刷日の自動指定が可能＞
商品に指定された到着日に対しては、これまで店舗ごと目視で確認しながら納品書を印刷・出荷日指定をしていました。手作業での処理になるため発送もれなどのミスがないとは言えません。ネクストエンジンでは納品書印刷日を自動的に到着日から指定する機能があるため、そうしたミスを防止することができます。何よりも、作業を行う従業員の精神的な負担も軽減されました。

＜商品マスタ機能で店舗ごとに商品名を変更できる＞
ある店舗では商品名にお土産、人気、贈答、歳暮といったキーワードが入っています。しかし、それが納品書に出力されてしまうため、文字数が多いと出荷作業の現場から何の商品か分からなくなるというクレームがありました。ネクストエンジン導入後は、商品マスタによって店舗ごと納品書に出力する商品の名前を変更できます。これにより、出荷作業時に商品名で混乱することがなくなりました。

ネクストエンジンの先行ユーザーとして、ECの運営に悩んでいる企業に向けたアドバイスがあればお願いします。

自社のEC業務に手間や無駄を感じたとき、「EC業界の人たちは本当にこんなことをやっているだろうか？」と考えてみるといいかもしれません。当社の在庫管理もそうでしたが、困っている業務には何らか「助けてくれるツールがある」はずです。それが当社の場合はネクストエンジンでした。まずは、問い合わせてみることをおすすめします。