2018
10/25

確認待ちにあるたくさんの受注、効率的な処理方法がありますよ!

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こんにちは、モアネ編集部員わさべぇ丸です。秋は日が暮れるのも早いし、残業せずにお家に帰りたいですよね。

 

日々、受注管理をしていて「確認待ち」ステータスに止まる受注の処理、結構手間に感じている方、多いのではないかと思います。今日は、「確認待ち」ステータスに止まる受注処理の効率的な処理方法をご紹介いたします。

備考欄変換設定で余計な文言を削除しましょう。

楽天市場の受注を取り込み、受注処理をしていると、備考欄に「[ラクーポン]●●●」と入ってしまい、「確認待ち」ステータスに止まってしまう。そんなことはありませんか?

 

備考欄に残ってしまう確認不要な文言は、予め削除するように設定しておくことが可能です。

 

備考欄変換設定にて下記画像のように設定いただくことにより、クーポン情報は[作業用欄]へ移し、[備考欄]からは消すことができます。

 

〈操作メニュー〉
[設定] →[受注] → [備考欄変換設定] 
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ラクーポンが使われた注文を取り込むと、[ラクーポン]300という文言が備考欄に取り込まれます。そのまま備考欄から削除することもできますが、ラクーポンの金額は受注伝票の「その他費用」という項目に取り込まれます。

 

「その他費用」という項目には、ラッピング代なども混ざって取り込まれてしまうため、ラクーポンはいくら使われたかどうかを確認できるようにするためにも、作業用欄に追記する形をおすすめしています。

 

作業用欄に追記するためには、いったんラクーポン開始[ラクーポン]300という文言に変換して、ラクーポン開始という目印を[ラクーポン]の頭につけておきます。

 

そのラクーポン開始という目印を元に作業用欄へ追記した後、ラクーポン開始[ラクーポン]300を削除する、という流れになっています。要するに、目印さえつければ良いので、ラクーポン開始という文言でなくても大丈夫です。

 

▼参考マニュアル:備考欄に入った値の変換 / 削除 (備考欄変換)
https://manual.next-engine.net/main/orders/ord_torikomi-shori/juchu_benri/10219/

確認内容別に処理して、スピードアップを目指しましょう。

受注伝票管理の画面で確認内容別に受注検索ができることをご存知でしょうか?

 

「確認待ち」ステータスに300件を超えるような多くの注文が止まっている場合、様々な確認内容の受注を1件1件見ていくよりも、同じ確認内容のものをまとめて処理をしたほうが、圧倒的にミスも少なく効率的です。

 

私が受注管理を担当していた時、実際に使っていた方法をご紹介いたします。

 

〈操作メニュー〉
1.[受注]→[受注伝票管理]→確認待ちステータスの件数部分をクリック
2.[詳細検索]ボタンをクリックし、「詳細検索1」タブを開く
3.「確認内容」という項目にて[AO:送り先の郵便番号と住所があっていません。]を選択し、[検索]をクリック※選択する内容はあくまで一例です
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4.送り先の郵便番号と住所があっていない受注が一覧で表示される
5.一覧最下部の伝票を開く
6.送り先の郵便番号と住所を確認し、修正する
7.伝票内の[前の伝票]をクリックし、次の伝票に進み同じように修正を行う
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(7.を繰り返し処理が完了したら別の確認内容も処理していきます)

 

確認待ちの受注が多い際には、ぜひご活用ください。

 

▼FAQ:備考欄に「[ラクーポン]●●●」と入ってしまい、確認待ちに止まってしまう。
https://hamee.zendesk.com/hc/ja/articles/360003017192

 

備考欄一括確認で対応不要なものは一括で処理しましょう

たまに備考欄に「楽しみにしています♡」など、ありがたいのですが、特に店舗側からの対応が不要なメッセージが入力されることはありませんか?

 

「確認待ち」ステータスにある受注の中で、確認内容欄に「備考欄を見てください」と表示された受注伝票を確認し、一括で確認チェックを入れる方法があります。

 

〈操作メニュー〉
1.[受注]→[備考欄一括確認]
2.必要に応じて店舗を選択し[指定した店舗で絞り込み]をクリック
3.確認済みにする受注伝票にチェック
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4.[備考欄一括確認を実行する]をクリック
5.選択した受注伝票に確認チェックが入る

 

なお、「備考欄を見てください」という内容と合わせて、他の確認内容で「確認待ち」ステータスに止まっているご注文も対象として出てきますので、処理の際にはご注意ください。

 

▼参考マニュアル:受注伝票を確認済みに更新
https://manual.next-engine.net/main/orders/ord_torikomi-shori/juchu_status-shori/10227/

まとめ

塵も積もれば山となるというように、ちょっとした処理の断捨離の積み重ねが、時間を生み出すことに繋がります。ネクストエンジンが、時間の余裕を生み出すツールになれば幸いです。

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♪わさべぇ丸からの一言『先日テレビで観た、北海道物産展に行きたくて仕方ありません。』

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■プロフィール
編集者:わさべぇ丸
趣味:絵を描くこと、アクセサリー作り、海を眺めること
最近:よくネクストエンジンの夢を見る

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