お疲れ様です。サンダル焼けがひどい編集長こしみです。
みなさんの店舗では、日々「確認待ち」に何件くらい注文が入ってきますか。
確認しないといけない注文が入ってくるのは良いのですが、中には「これ特に確認することないな・・・」と思う注文も混ざったりしていませんか。
ネクストエンジンを使って効率的に受注管理をしようとするのであれば、『いかに「確認待ち」で止めないようにするか』を考えることが近道です！
確認作業をひとつでも減らしたほうが、購入者様に早く出荷できるので、購入者様のためにもなりますよね。
今回は、「確認待ち」に止まる条件の中の1つ「備考欄を見て下さい。」に着目しました。
今回使う機能は、備考欄変換設定です。
備考欄変換設定でできること
備考欄変換設定をうまく設定すると、受注業務を効率化することが可能です。
ある店舗様が、弊社サポートからの提案で備考欄変換設定を見直したところ、約88％の受注を確認することなく出荷に回すことができるようになったという事例があります。
あくまで一例ではありますが、どんな店舗さんも１つでも多くの受注伝票を確認せずに出荷に回したいですよね。
ただ、中には『うちの店舗は備考欄に「名入れ商品の文字」をいれてもらっているから、消しちゃまずいんだよね～』
と思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
実は、備考欄変換設定は、備考欄に入ってきた文字の削除だけでなく、別の項目に移し替えることができるんです！
「削除してはいけない大切な文字」などは、備考欄からは削除して、納品書特記事項や作業用欄など別の項目に移し替えましょう！
操作方法
備考欄変換設定でできることをご理解いただけたところで、実際の設定方法をご説明します。よくある事例をあげてご紹介しますね。
１．固定で入ってくる言葉を削除したい。
モール側の備考欄などに店舗からのメッセージを設定していませんか。
これは、わざわざ受注伝票上でも確認する必要がないので、きれいサッパリ消しましょう。
まずは、設定 ＞ 受注 ＞ 備考欄変換設定の画面を開きます。店舗を選択し、入力欄を追加。
追加した入力欄の左側に、固定で入ってくる文字を入力。
長いメッセージの場合、何行かに分けて設定することがオススメです。１文が長すぎると備考欄変換設定がうまく機能しないことがあります。
真ん中の列は、「文字列に変換」を選択し、右側はなにも入力せず空欄のままで「変換内容を保存」ボタンを押してください。
この設定によって、次回取り込んだ受注から、今まで備考欄に取り込まれていた固定の文字が削除されるようになります。
基本的に、下記の通り設定していただければ、固定の文字は削除することができますので覚えておいてください。
- 左側：削除したい文字
- 中央：「文字列に変換」を選択
- 右側：(空欄)
２．楽天のラクーポンの情報を作業用欄に移し替えたい。
※【注意！】楽天スーパーロジをご利用の場合この設定を行わないでください。
▼マニュアル：楽天スーパーロジをご利用の企業様へ【重要】
先ほどのような固定のメッセージとは違い、ラクーポンの場合は、[ラクーポン]200とか[ラクーポン]1000とか、[ラクーポン]の後ろに色んな値が入りますよね。
そういったメッセージも削除・移し替えができるんです！
今回は、備考欄に入ってくるメッセージを別の項目に移し替えて、備考欄から削除してみます。（そんなに難しいことではないので、ご安心ください！）
では先ほどと同じように、備考欄変換設定の画面を開き、店舗を選択。入力欄を追加してください。
まず、下記の通り設定しましょう。
- 左側： [ラ__文字__
- 中央：「項目に変換」を選択
- 右側：「作業用欄への反映(追記)」を選択
このように設定することで、作業用欄には、[ラから後ろの文字全部が追記されます。
作業用欄 →クーポン]200、クーポン]350 等
ただ、これだけでは、備考欄の文字を作業用欄にも追記しただけで、備考欄にはラクーポンの情報が残っています。では、次に備考欄から削除する設定をします。
- 左側： [ラクーポン]__文字__
- 中央：「文字列に変換」を選択
- 右側：(空欄)
この設定によって、備考欄から[ラクーポン]を含む、後ろの文字全てを削除することができます！
備考欄変換設定は上から順に処理されるので、設定する順番がとても大事です。(1)別の項目に移し替える(2)削除の順番で設定してくださいね。
もちろん、移し替える必要はない、という方は削除する設定だけでも大丈夫です！
「__文字__」ってなに？と気になる方は、こちらのマニュアルで詳しい解説をご覧ください。
▼マニュアル：備考欄変換設定
おまけ：Hameeの運用
弊社Hameeでも、「備考欄を見て下さい。」で「確認待ち」に止まらないよう、工夫をしています。
Hamee楽天市場店の購入画面を見ると、実はこのような記載があります。
つまり、備考欄に何もいれないほうが早く届きますよ！と、直接購入者さんにお伝えしています。
運用に合わせたシステムを作ることも大事なことですが、システムに合わせた運用にしていただくと、コストをかけることなく業務を効率化できるようになります。
「絶対に確認が必要な注文」とそうでない注文を判別できるのは実際に受注業務をされているみなさんだけですが、中には、運用方法やネクストエンジンの設定を見直していただくことにより自動化できることがあります。
ネクストエンジンをお使いいただくことで、みなさんの毎日のお仕事が少しでも楽になることを願っています！
※2022年8月1日よりネクストエンジンはHamee株式会社より分社化したNE株式会社が運営しています。
この記事ではネクストエンジンを利用した当時のHamee株式会社の運用例をご紹介しています。
参考
▼FAQ： 楽天市場の受注を取り込むと、備考欄に「[ラクーポン]●●●」と入ってしまい、確認待ちに止まってしまう。確認待ちに止めずに処理したい。
♪編集長こしみからの一言『どんな作業も面倒くさいと思ったら、効率化のチャンス』
■プロフィール
編集長：こしみ
経歴歴：エンジニア歴2年、サポート歴1年4ヶ月
特徴：腰痛持ちの雨女
趣味：子猫動画を見まくる
最近：カルビよりハラミ、天ぷらそばよりおろしそばが美味しいと感じる
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