2018
10/02

台風や大雪などによる配送遅延などのお知らせは、スピーディーにメール文面へ差し込みましょう

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いつもご覧いただきありがとうございます。モアネ編集長こしみです。

 

先日、こしみがあるサイトで商品を購入したところ、台風の影響で遅れるとの文面が差し込まれていました。

 

ちょうど台風の影響があるかもしれない、とテレビで放送していた時のことだったので、とても驚きました。

 

状況をすぐに教えてもらったので「のんびり待とう」と思いましたし、リアルタイムな情報がメールに記載されていたので、個別で丁寧に送っているように感じました。(実際に送っているのかもしれませんが)

 

店舗側としても配送遅延などの情報は、できるだけ早くお客様へお知らせしたいですよね。

 

今回は、このような時に便利な独自タグ(メールタグ)をご紹介します。

独自タグとは

そもそも、ネクストエンジンにはメールタグというものがあり、受注伝票上の項目を引用してメール文面に載せることができます。

 

例えば、お荷物伝票番号などをメール文面に載せることができるのは、メールタグのおかげです。

 

独自タグとはメールタグの1種で、お好きなメッセージをタグとして登録しておき、そのタグをメール文面に設定しておくことで、好きなメッセージを差し込むことができる機能です。

 

今回は、設定方法などの詳細は割愛します。下記マニュアルをご覧ください。(もしくは、マニュアル内検索で独自タグで検索)
▼メールに独自メッセージを自動挿入
https://manual.next-engine.net/main/orders/ord_mail/mail_benri/15122/

 

独自タグは、天候災害時に限らず、年末年始などの長期休業などにも使えます。使いまわせる文面であれば、専用のメールタグを予めいくつか作っておきましょう。

 

以下、イメージ文面です。
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【台風〇号の影響による配送遅延について】
台風〇号の影響により全国的にお届けに遅延が発生しております。
商品の到着をお待たせしてしまい、大変恐縮ではございますが
何とぞご理解ご了承頂けますと幸いでございます。
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*⋆::::⋆*⋆::::⋆*⋆年末年始のお知らせ⋆*⋆::::⋆*⋆::::⋆*

誠に勝手ながら当店は2018年12月30日から1月3日まで休業いたします。
発送業務は1月4日より順次行いますので、商品の到着まで今しばらくお待ち下さいませ。
メールでのお問い合わせは随時受け付けておりますが、1月4日以降のご返信となります。
ご迷惑をおかけしますが、何とぞご了承くださいますようお願い申し上げます。

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あとは、実際に台風が発生した場合や、年末年始の前にメール文面にタグを差し込めばOKです!ただし、外し忘れにはご注意ください。

テンプレート化できない場合はどうする?

とは言え、天候災害は読めませんし、テンプレート化できるものではない情報をお伝えしないといけない場合もありますよね。

 

そんなときは、何でも使えるようなタグを作っておくと良いです。

 

例えば、[HANYO]といったように、汎用的なメールタグを作って、最初からメール文面に差し込んでおきます。
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[HANYO]タグのメッセージは、メッセージなどを入力せず、いったん全角スペースなどを登録しておきます。そうすると、[HANYO]タグが設定された箇所は空白で表示されます。

 

そしてお客様へお伝えしたいことがある時に、[HANYO]タグにメッセージを登録します。そうすれば、メール文面の方は何も変更することなく、お客様へメッセージをお伝えすることができます。

 

以下、イメージ文面です。
—————————————————-
【北海道で発生いたしました地震の影響による配送遅延について】
北海道で発生いたしました地震の影響により、現在お荷物のお届けに遅延が発生しております。
商品の到着をお待たせしてしまい、大変恐縮ではございますが、何とぞご理解ご了承頂けますと幸いでございます。
みなさまがご無事でありますよう心よりお祈りいたしております。
—————————————————-

 

トラブル時のドタバタしている中で、店舗ごとにメール文面をコピー&ペーストするのは大変ですよね。予めタグを差し込んでおけば、メッセージの登録を1回行うだけで済みますね。

まとめ

いかがでしょうか。メールでの丁寧な案内は、顧客満足度にもつながります。

 

また、今までコピー&ペーストで頑張ってた!という方、ぜひお試しください。

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♪こしみからの一言『先日旅行先でまぐろを購入し、翌週自宅に配達してもらおうとしたのですが、配送料の高さに驚きました。(でも購入)』

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■プロフィール
編集長:こしみ
経歴:エンジニア歴2年、サポート歴1年4ヶ月
特徴:腰痛持ちの雨女
趣味:子猫動画を見まくる
最近:人生で一番美容に力をいれてます(でも見た目に変化なし)

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