ネットショップ、EC店舗の一元管理とは

ネットショップの一元管理とは?

複数店舗の情報や管理業務を、まとめて管理・処理することです

複数のネットショップを運営していると、受注処理や在庫管理等の業務を各店舗で行う必要があります。
この作業は運営している各モール・カートの管理画面で行うので、運営店舗が増えれば増えるほど作業する管理画面が増えていくため

  • 管理画面の仕様がモール・カートによって違うため、作業が煩雑化・属人化しやすい
  • 在庫情報や商品ページの更新など、ネットショップ間の連携をとることが困難になりやすい
  • 情報が一元化されていないので、必要な情報を見つけにくい

という問題が発生します。

こういった問題を解決するのが、ネットショップの一元管理であり、ネクストエンジンに代表される一元管理システムです。
一元管理システムは複数店舗の受注や在庫情報を自動で取込むことで、一つのシステム上でまとめて管理することを可能にします。

ネットショップの基幹システムとして利用することが可能

多くの場合、受注管理・処理、出荷処理、各メール送信、発注仕入の管理、在庫管理・連携、商品ページの登録・修正などネットショップに必要な機能が搭載されているので、業務のほとんどが一元管理システム上で完結します。
最近では会計ソフトや決済会社、倉庫・WMS、POSレジシステムなど様々なシステムと連携が充実している一元管理システムが増えてきたり、APIを公開していて連携の仕組みを構築できるような一元管理システムもあるのでネットショップの基幹システムとして利用することが可能です。

またBtoB卸やカタログ通販など、電話やFAXなどのオフラインで注文を受け付けている場合でも一元管理システムに注文を取り込むことで、オフライン、オンライン(ネットショップ)に限らず全ての注文をまとめて管理することができる一元管理システムもあります。

  • 一元管理システム利用前

    すべての管理画面で操作が必要

  • 一元管理システム利用後

    1つの管理画面で操作が完了

一元管理システムを使ったネットショップ運営

受注管理や在庫管理など、「ネットショップの一元管理の活用事例」を
シーン別に分けてご紹介します

受注管理・受注処理の一元管理・出荷作業の一元管理

複数店舗で注文が入ると、一元管理システムに受注伝票が自動で起票されます。各モール・カートの管理画面で受注伝票を開くことなく、一元管理システムの管理画面で確認と処理を行えるので、受注管理業務がシンプルになります。

さらに、一元管理システムに自動起票された受注伝票は「すぐに発送ができる受注」か「すぐに発送ができない受注(入金待ちや発売日待ちなど、様々な条件の設定が可能)」によって、受注管理ステータスが自動に振り分けられるので、受注状況を一目で把握することが可能です。

一元管理システムを使うことで

  • 受注の確認処理を自動化し、対応漏れや人為的ミスを防ぐことができる
  • 自動化することで、受注の確認処理にかかっていた人的コストを大幅にカットすることができる

といったメリットがあります。

受注管理機能

メールの一元管理

サンクスメール、発送連絡メール、フォローメール、入金確認メール、発送遅延のお知らせなど、1人のお客様に対して送る必要があるメールは数多くあります。

一元管理システムに定型文でメールのテンプレートを登録しておくことで、サンクスメールや発送連絡メールなどすべてのお客様に必ず送るメールは自動送信、入金確認や各種お知らせなど一部のお客様にのみ送るメールは送信対象を選んで手動送信することが可能になります。

また、メールディーラーなどのメール管理ソフトを併用することで、一元管理システムの受注伝票からそのお客様の問い合わせ対応の履歴も一元管理することもできます。

メール送信機能

出荷作業の一元管理

自社で出荷を行っている場合、納品書やピッキングリスの出力、送り状発行システムへ取り込む配送データの作成などが必要となります。
一元管理システムを使うことで、出荷作業の各データを一括で出力することが可能になります。

また、送り状発行システムからダウンロードした送り状の管理番号CSVデータを一元管理システムに取り込むことで、送り状番号が反映された発送連絡メールをお客様へ自動送信することが可能です。

送り状発行システムとの連携

倉庫・WMSとの連携

出荷を外部に委託している場合でも、ネットショップ側で倉庫への出荷依頼、お客様への発送連絡メールを送信する必要があるかと思います。
一元管理システムと倉庫・WMSが連携している、または連携する仕組みが構築できる場合、連携の仕様によりますが出荷依頼やお客様への発送連絡もすべて自動化できる場合があります。

注文が増えてくると出荷業務を外部委託するケースも増えてくるかと思いますが、一元管理システムが対応していないと

  • 委託先をゼロから見つける
  • 一元管理システムを乗り換える

のどちらかの対応が必要になってくるため、将来を見据えて連携しているシステムやサービスが多い一元管理システムを導入しておくことが重要です。

倉庫・WMSとの連携

在庫の一元管理

複数店舗を運営している場合、各店舗の在庫は下記のどちらかで管理されているEC事業者が多いと思います。

  • 定期的に在庫数の連携を手動で行っている
  • 店舗ごとに在庫数を振り分けている

どちらの場合も、売り越しのリスクや販売機会の損失など利益の逸失が発生してしまいます。
一元管理システムを導入すると、商品がどこかの店舗で売れたら他の店舗の在庫も減らすといった複数店舗間の在庫を自動で連携することが可能なので、在庫数を常に最新の状態に保つことができるため、私益の逸失や更新の手間をなくすことができます。
また、一元管理システムの管理画面上で在庫数が一元的に確認できるので、売れ筋商品の把握や発注作業の効率化にも役立てることができます。

在庫連携の手間を完全にシステムに任せることができるため、多くのネットショップが一元管理システムを導入するきっかけになる機能といえます。実際、多くの一元管理システムに搭載されている機能ですが、一方で機能面での差別ポイントが少ない機能でもあるため、対応しているモール・カートやその他の機能など総合的に比較することをオススメします。

在庫管理機能

商品登録の一元管理

新商品の追加、セール用ページの作成、価格の変更、日々の微修正など、商品ページの作成・更新はネットショップを運営するにあたり必要不可欠な業務です。
本来であればターゲット層に合わせたページを店舗ごとに作りこみをしたいところですが、1ページずつの作業をしていると難しい場面も出てきます。

一元管理システムに商品ページのマスターデータを登録すれば、各店舗へ商品ページを一括登録することが可能になるため、テンプレート化できる部分は一括登録を行い、店舗ごとに必要な作りこみは個別に対応するといった業務が可能になります。
商品の登録の他、すでに登録している商品情報を一括編集することも可能なので、ページの内容を一部変更する、セール時に既存ページのタイトルに任意の文字を一括付与させる、価格の一括更新などの作業も1回で完了します。

商品登録機能

発注・仕入の一元管理

一元管理システムの中には、仕入先の管理、発注書の作成、発注残数の管理、入庫処理など発注・仕入の一連の業務管理ができるものもあります。

発注したい在庫数のしきい値で発注タイミングを通知してくれたり、発注数を自動計算してくれたりなど、受注や在庫数のデータを一元管理しているからこそ、ネットショップ運営に欠かせない商品の業務の効率化が実現できます。

発注・仕入機能

顧客情報の一元管理

一元管理システムを導入することで受注データを一元管理することが可能になるので、店舗間を超えて過去の購入履歴を管理画面で確認できたり、CRMシステムと連携することで顧客に最適なアプローチを行うことができるようになります。

ネットショップの運営に変革をもたらします

一元管理システムはネットショップ運営に必ず必要なものではありませんが、導入することでDX(デジタルトランスフォーメーション/Digital Transformation)をもたらすことができます。

業務が属人化・煩雑化しやすく、かつルーティンワークになりがちなネットショップ運営のバックヤード業務を、一元管理システムによって自動化・効率化することによって、ヒトが考える時間を産み出すことができるようになり、生産性の向上・働き方改革につながります。

またネットショップの情報を一元管理することで、CRM、リアル店舗、企画・MD・生産などの各部門と情報をシームレスに展開したり、他の情報と統一させることでヒト・モノ・カネ・情報の経営資産の最大限活用を実現できるようになります。

「どれだけコストを抑えられるか」と「未来を見据えた基幹システムとなれるのか」という観点で、ぜひ一元管理システムをお選びください。

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