モアネをご覧の皆様こんにちは。今年度は後輩が入らないということで先輩風を吹かしそこねたサポート3年目のきなこです。
4月ということで新入社員が入り、社内に新しい仲間が増えた店舗様も多いことと思います。
カスタマーサポートには、ネクストエンジンに慣れてない方、特に無料体験中の方からよくこんなお問い合わせをいただきます。
「印刷済みにある注文の配送情報データ(送り状データ)がダウンロードできない！」
みなさんの中にも同じ経験をした方がいらっしゃるのではないでしょうか。
送り状を作るための配送情報データは、「印刷待ち」から納品書をダウンロードするときの操作によって出力のタイミングが異なります。
納品書ダウンロードを行うとき、このような選択肢が表示されているのですが、お気づきでしょうか。
この選択肢によって、下記のようなことが変わります。
- 配送情報データをどのタイミングで出力できるようになるか
- 「印刷待ち」から「印刷済み」を経由して「出荷済み」に動かすのか、すぐに「出荷済み」に動かすのか
それでは順番に見ていきましょう。
1．受注状態を「納品書印刷済み」に更新する
☆商品をピッキングし、出荷する商品を集めてから梱包作業に入る店舗様向け
こちらを選択した場合、文字通り、納品書をダウンロードすることで、受注伝票を「印刷待ち」から「印刷済み」に動かすことができます。
フォークリフトなどの重機で商品を集めてから注文ごとに商品を選別する場合や、ガラスや陶器などのデリケート商材で、出荷前の最終検品で欠損、出荷延期などをするケースが多い場合にご利用ください。
こちらを選択した場合、配送情報データを出力できるようになるのは、「印刷済み」の伝票に対して出荷確定処理を行い、「出荷済み」に移動させた後。
「配送情報データがダウンロードできない」とお困りの声を寄せられる方のほとんどが、無意識にこの選択肢を選んでいます。
2．配送情報のダウンロード対象に更新する(出荷確定処理は行われません)
☆迷ったらこれ！
☆納品書の印刷と送り状の発行を同時に行い、2点をセットにして梱包作業をする店舗様向け
こちらの選択肢の場合、1番目と同じように伝票が「印刷済み」に移ります。しかし、1番目と異なるのは「印刷済み」の状態で配送情報データを出力できるようになっていることです。
納品書と送り状を同じタイミングで印刷するため、送り状の貼り間違えを防止します。なので、無料体験中の方にはこの選択肢をおすすめしています。
Hameeは出荷作業を倉庫さんに委託しており、倉庫担当者さんにこの選択肢を選んでもらうようお願いしています。伝票が「印刷済み」に移動しているのを見ると、出荷作業に入ったんだなということが分かります。
※2022年8月1日よりネクストエンジンはHamee株式会社より分社化したNE株式会社が運営しています。
上記はネクストエンジンを利用した当時のHamee株式会社の運用例です。
また、この選択肢の場合、「出荷済み」には移動しないので、翌日の出荷分を前倒しで作業する場合などにも利用できます。
3．受注状態を更新しない
こちらの選択肢の場合、納品書のダウンロードは行うものの、「印刷待ち」から移動しません。
ステータスは動かさず、納品書だけを事前に確認したい場合などに利用します。日常的な操作ではあまり利用しない選択肢かと思います。
4．受注状態を「出荷確定済み」に更新する
こちらの選択肢の場合、伝票が「印刷済み」を飛ばして「出荷済み」まで移動します。もちろん、配送情報データも出力できるようになります。納品書ダウンロードした注文の全量を当日に出荷する場合などにご利用ください。
まとめ
以上、納品書をダウンロードするときの選択肢4パターンを解説してみましたが、いかがでしょうか。
無料体験中の店舗様には、最初は「配送情報のダウンロード対象に更新する(出荷確定処理は行われません)」をおすすめしています。とにかく納品書ダウンロード時には「上から2番目を選ぶ」と覚えてしまうと良いです。
流れを掴んでから運用にあわせて変更されるようご案内していますが、多くの店舗様が配送情報のダウンロード対象に更新する(出荷確定処理は行われません)を使い続けている印象があります。
今回は具体例も挙げてみましたので、現在の梱包作業と照らしあわせ、どの選択肢が一番あっているか確認してみてください。新人さんにネクストエンジンを覚えてもらう前に、ぜひ今のルーティンワークを整理しましょう。
関連記事
▼「印刷済み」の受注伝票を「印刷待ち」に戻すには？
・1秒解決！あるある問合せ10選
▼受注伝票とステータスの関係性についてはこちら
・【受注管理を始める前に！】この受注伝票、どこにあるの？ステータスの読み方を学ぶ
♪きなこからの一言『選択肢を間違っても、戻れますのでご安心を。』
*************************************
■プロフィール
名前：きなこ
趣味：きなこ餅より、さくら餅の方が好きなアラサーです。周りからはネクストエンジンが好物と言われますが、美味しいご飯とお酒で幸せになります。
普段のお仕事：無料体験中の店舗様のサポートを担当しています。
*************************************
こちらのブログでこんな機能があれば教えてほしいなど、ご意見ご要望がございましたら、下記フォームよりご連絡ください！
■■■ご意見フォームはこちらをクリック■■■
※お寄せいただきましたご意見につきましては、本コンテンツに役立てるよう全て拝見いたしますが、回答や返信をお約束するものではありません。ご了承ください。
