2019
01/10

その伝票、どの受注ステータスにあるの?サポート担当が見分け方のポイントを教えます

190115-top
最近、算数ドリルを解くのを日課としている、モアネ編集部のカッシーです。

 

ネクストエンジンのサポートをさせていただく中で、たまに店舗様から「なんでそんなにすぐ伝票の場所が分かるんですか?」とお声をいただくことがあります。

 

私もネクストエンジンを覚えたてのときは、伝票の場所をすぐにイメージすることができませんでしたが、いつのまにか自然に判別できるようになりました。

 

伝票がどの受注ステータスに存在しているかどうかをすぐに判別できると、受注をより効率的に処理することが可能です。

 

今回は受注ステータスを判別する際に、「伝票のどこを見て」「どのように判断しているのか」というポイントを、サポート担当の私がご紹介します!

まず最初に見るべきポイントは「受注状態」

サポート担当が一番最初に見ているのは 伝票左上にある「受注状態」という項目です。この項目の意味がわかれば、おおよその場所がつかめます。
190115-1
値の意味としては、次の通りです。

 

■0:取込情報不足
支払方法や発送方法などの取り込むべき必須情報を正常に取り込めていない状態を意味します。

[確認待ち]に振り分けられている可能性が高いですが、場合によっては、どのステータスにも存在していない場合がありますので注意が必要です。この受注状態の伝票を見つけた場合は、早急に、支払方法および発送方法等の必須項目を入力するようにして下さい。

  

■1:受注メール取込済
[新規受付]の受注ステータスに割り振られています。

 

■2:起票済(CSV/手入力)
[確認待ち][入金待ち][引当待ち][発売日待ち]のステータスに存在します。

4つのステータス全てに存在することもありますし、どれか1つだけのステータスに存在することもあります。さらなるステータスの判別方法は次の章で述べます。

 

■20:納品書印刷待ち
[印刷日待ち]か[印刷待ち]のどちらかに存在します。

どちらのステータスにあるのか判断する場合は、伝票の「納品書印刷指示日」を確認します。印刷指示日に設定されている日付が現在日より以前(あるいは空欄)であれば、[印刷待ち]ステータスに存在します。「印刷指示日」が未来の日付になっていた場合は[印刷日待ち]に存在します。

 

■30:納品書印刷中
[印刷待ち]から[印刷済み]へ移動している途中を意味します。この場合、どの受注ステータス上にも伝票は存在しません。

 

■40:納品書印刷済
表記の通り、[印刷済み]に割り振られている状態です。

 

■50:出荷確定済(完了)
[出荷済み]に割り振られている状態です。

受注状態が「2:起票済」の場合、どこを見て判断するのか?

起票済みの場合は、下図のように伝票を確認します。
190115-2

  1. 確認チェックにチェックが入っていない場合、[確認待ち]に存在する
  2. 入金状態を確認して「未入金」であった場合、[入金待ち]に存在する
  3. 画面下部の商品明細欄の引当数が受注数より少ない場合、[引当待ち]に存在する

それでも、どの受注ステータスにいるかわからない!そんな時は

この場合は、受注ステータス上に存在していない状態である可能性が高いです。下記2点を確認してみてください。

  1. 伝票の「受注キャンセル」の項目が「0:有効な受注です」以外か?
    190115-3
    この場合、伝票はキャンセル扱いとなり、受注ステータスのカウント対象から外れます。有効な受注に戻すことで、受注ステータス上に復帰させることができます。
  2.  

  3. 伝票の「出荷確定日」が現在日より古い日付か?
    190115-4
    出荷確定日に過去の日付が入っていた場合は、すでに[出荷済み]に振り分けられています。しかし、過去日付の場合、[出荷済み]ステータスのカウント対象から外れています。[出荷済み]は当日に出荷確定したものしかカウントしません。

まとめ

いかがでしたか。伝票の受注ステータスを見分けるポイントは、まず最初に「受注状態」を確認することです。さらに下図のような順番で伝票を確認することで、ステータスの場所が判明します。
190115-5

ぜひ実践してみていただければと思います。

関連記事

・受注処理の基本が身につく!ネクストエンジンクイズ(初級編)
・受注の自動化へはじめの一歩。ネクストエンジンクイズ(中級編)
・確認待ちにあるたくさんの受注、効率的な処理方法がありますよ!
・誰も教えてくれない、ちょっとしたPC操作!知ってるだけで効率化できますよ
・受注検索が便利になった!前方一致や部分一致などで効率的に伝票を探そう

 

*************************************
■プロフィール
担当名:カッシー
経歴:前職は人材派遣会社で営業6年 マーケティング担当:6年 
  現職はネクストエンジンサポート:2年
特徴:通勤手段はランニング
趣味:カフェめぐり
最近:ITパスポートとネットショップ実務士と通販エキスパートとGAIQを取得!

1018thu-2

*************************************
こちらのブログでこんな機能があれば教えてほしいなど、ご意見ご要望がございましたら、下記フォームよりご連絡ください!
■■■ご意見フォームはこちらをクリック■■■
※お寄せいただきましたご意見につきましては、本コンテンツに役立てるよう全て拝見いたしますが、回答や返信をお約束するものではありません。ご了承ください。

これから導入をご検討の方へ