2018
03/07

みんなはどう? Hameeの受注管理担当者の1日の流れってこんな感じ

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こんにちは、モアネ編集部員のわさべぇ丸です。

 

最近少しずつ暖かい日も増えてきましたね。ネクストエンジンで受注管理をされている店舗様は、どのような1日をお過ごしでしょうか。

 

Hameeの受注処理担当は2人です。人数は少ないですが基本的に当日出荷で、残業はほとんどありません。

 

今回は、少人数で当日出荷とノー残業を実現できている、Hameeの受注管理担当者の1日を簡単にご紹介したいと思います。

 

ネクストエンジンを作った会社の店舗運営ですので、参考にしてみてください。

9:00

★各モールの受注データをネクストエンジンに取り込む

Hameeでは現在約15店舗を運営しています。

 

楽天市場の店舗や、Yahoo!ショッピングの店舗は、APIを利用しているため、受注データが自動でネクストエンジン内に取り込まれます。APIでの受注データの自動取り込みは、とても効率的なのでおすすめです!

 

APIで受注データの取り込みが出来ない店舗は、受注一括登録や有効化を使ってネクストエンジン内に受注データを取り込みます。

 

★急ぎのメールをチェック

Hameeではメールディーラーというメールソフトを使用しているため、カスタマーサポートスタッフ全員が、お客様へのメール対応状況や履歴を確認できます。

 

受注管理担当者は受注管理に集中し、メール担当者が緊急度の高いメールから対応していきます。
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10:00

★楽天バンク決済の処理

楽天バンク決済をご利用のお客様を、ネクストエンジンで抽出し、RMS上で「口座振替依頼をする」ボタンを押し、振替依頼処理を行ないます。

 

この時間に振替依頼処理を行うと、判定結果が当日の13:40頃に確認できるので、在庫のある商品は当日出荷が可能です。

 

★確認待ちに止まっている受注の処理

楽天スーパーセールや繁忙期などで、確認待ちに止まっている受注量が多いときは

  • 引当済の受注
  • 備考欄に急ぎのメッセージや日付指定が入っているもの

を優先に処理していきます。引当済みの受注を優先で処理すれば、当日の発送が可能となるためです。

12:30

★NP後払い決済の審査否決確認

NP後払い決済で審査が通らないお客様の確認をします。
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13:00

★受注CSVをネクストエンジンに取り込む

Wowma!などのAPI連携していない店舗の注文を取り込むため、モール・カート側からダウンロードした受注CSVをネクストエンジンに取り込みます。

 

出荷に間に合うよう、13時前後には受注取り込みを行うようにしています。

 

★お伺い中の受注伝票の処理

住所に不備があるお客様や、クレジットカード決済が行えなかったお客様など、何らかの事情で発送できないお客様に連絡を行います。

 

正しい住所の確認や決済方法の変更希望をお伺いし、発送できるように対応します。

14:30

★お昼ごはん

こちらHamee本社の食堂です。オフィスが新しく綺麗になったので、ここでお昼休憩を取る人が多いです。
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15:30

★あす楽やあすつくなど当日出荷する受注の最終処理

お昼休憩に出ていた間にたまった受注を処理し、発送できる状態にします。

 

Hameeでは本社と倉庫が別の場所にあります。受注ステータス「印刷待ち」に移動した注文に対して、倉庫の担当者が納品書を印刷し、商品をピッキング、送り状の印刷、そして出荷作業を行います。

 

★返送品の処理

お客様からの返送理由は、交換や返品、長期不在など理由は様々です。それぞれ適した方法で返送品の処理をします。

 

こちらの処理方法については、また別の機会にご紹介できたらと思います!
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16:30

★当日発送分が全て発送されているか確認

倉庫の担当者と連絡を取り合い、当日発送分のご注文商品が、全て発送されているか確認します。

17:30

★配送番号の反映

当日発送分が発送されたことが確認できたら、倉庫の担当者がネクストエンジンの受注伝票に配送番号の反映を行います。

18:30

★各店舗のレビューの確認や評価返信

★企画実行など

現時点でのHamee楽天市場店での総合評価は4.67、レビュー数は98,837件です。※2018年3月2日時点
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もっとHameeのファンを増やして行けるよう、日々、お客様満足企画を検討・実行しています。

19:00

★退社

この時間には会社を出ます。このまま部署のメンバーと飲み会に行くこともあります。
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※取扱商品のスマホケースが飾られた木です。会社の入り口にあります。

まとめ

Hameeの受注管理担当者の1日の流れを、簡単に紹介させていただきました。モアネをご覧のみなさんの店舗と比較してみていかがでしたか。

 

受注管理担当者は、この他に電話対応や決済管理なども行っています。当日の発送分がきちんと発送完了し、お客様満足企画の検討や実施などに、時間を使えることは仕事の楽しみの1つです。

 

現在、Hameeのカスタマーサポートチームでは、ネクストエンジンに取り込まれる受注の約94%の自動化を成功させており、ほとんどの注文を目視確認の必要なく発送しています。

 

今後の目標は95%の受注を、確認の必要なく発送することです。削れる部分を探して、断捨離・効率化を目標にしています!

 

♪わさべぇ丸からの一言『この記事の写真は実際のHameeのオフィスと倉庫の写真です。』

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■プロフィール
編集者:わさべぇ丸
趣味:絵を描くこと、アクセサリー作り、海を眺めること
最近:よくネクストエンジンの夢を見る

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