モアネをご覧のみなさまこんにちは！
春を感じる商品が店先に並び始め、苺大福や桜餅に目移りしている編集部員きなこです。
新年度や新学期のシーズン、大人も子供も環境が変わる方が多い中、
慌てて新生活に必要な物を買いに走った記憶はありませんか？
近年は本当に様々なものがインターネットから注文できるようになり、
特に楽天市場においては「あす楽」サービスに対応したショップも数多く存在し、
お店に走らなくても、最短で翌日に欲しい物が手元に届く便利な世の中になりました。
その便利さが当たり前のようにあるのは、日々スピーディな注文チェックと
出荷手配に努めているEC事業者の皆様の努力があるからに他なりません。
そのような忙しさで日々奮闘されているEC事業者の方々に朗報です！
ネクストエンジンを使えば、楽天スーパーロジスティクスへの出荷依頼が365日自動で出来るんです！
年末商戦にスタッフ総出で出荷業務に追われたショップの皆様も
これからやってくる繁忙期をどう迎え撃つか思案している皆様も、
手間や時間をかけずニーズに応え、購入者に選ばれるショップになりましょう！
1．楽天スーパーロジスティクスと自動連携でノータッチ出荷依頼
1-1．楽天市場の受注以外も発送可能！楽天スーパーロジスティクスとは
楽天スーパーロジスティクス(RSL)とは、楽天グループが運営する物流アウトソーシングサービスで、楽天市場に出店中の店舗が利用することができます。
国内6拠点の倉庫で楽天出店店鋪の商品を預かり、楽天スーパーロジスティクスのスタッフが商品の入荷検品から保管、発送までの物流業務を担当してくれます。
また、楽天出店者向けのサービスですが、他のECサイトにも出店している場合、
楽天市場以外の受注も同じように発送を依頼することができます。
1-2．毎日の出荷依頼はアプリで手間なく自動連携！
ネクストエンジンではRSLと自動連携ができる無料アプリをご用意しています。
つまり、楽天市場に出店中なら、ネクストエンジンで管理している他のモール・カートでも楽天と同じように365日自動で出荷依頼を行い、手間なく発送対応が行えるのです！
とはいえ購入者から領収書発行の希望があったり、ラッピングの希望があったり、はたまたRSLには預けていない商品を同時に購入されてしまったり。
受注内容そのままを自動でRSLに依頼しても、対応が漏れてしまったり、と誤った受注内容で出荷依頼を行ってしまう懸念があるかと思います。
ネクストエンジンではそういった様々な受注内容に柔軟に対応するための細かな設定やアプリがたくさん存在します！
これらを使いこなすことで、毎日の手間をかけずにRSLに送る内容と自社で対応する内容とを上手に仕分けていきましょう！
2．目指せ365日自動出荷！決まりきった処理は自動化しよう！
2-1．まずは必要な情報を移動、不要な情報は削除しよう
受注処理を行ううえで、ほぼ間違いなく設定が必要になるのが「備考欄変換設定」。
購入者の要望・コメントは、受注伝票の「備考」という項目に取り込まれます。
そのためネクストエンジンの初期値設定では、備考に文字が入っている受注伝票は「確認内容」項目に『備考欄を見て下さい。』というメッセージが表示され、「確認待ち」ステータスに止まるようになっています。
しかし、たとえばショップ側でサイトの備考欄に「その他ご要望があればご記入下さい」とメッセージを設定していると、このテキストも購入者の要望コメントと同様に備考の情報になります。
ショップにとってはこのテキストに対して確認・対応をする必要はありませんので、ネクストエンジン上では見る必要がない情報ですね。
一方、RSLではラッピングの対応サービスもあります。
ラッピングの有無なども備考に入る情報のひとつですが、出荷依頼を行う際には備考欄ではなく「ラッピング」や「のし」といった別の項目に情報を入れる必要があります。
そのうえ、出荷作業を行うRSL側で必要な情報であって、出荷依頼を出す前にショップが確認する必要は無いのかも？そうなると備考ではなく「ラッピング」に情報を移したいですね。
また、希望者に領収書発行を行っているショップもあることでしょう。
領収書の発行はRSLではなく自社内で対応しなければいけませんから、これは備考に要望がそのまま残っている方がいいですね。
こういった要望が入ると備考には文字がたくさん…
確認内容の欄には『備考欄を見て下さい』のメッセージが出ていますが、こんなにごちゃごちゃしていると確認にも手間取りますし、急いでいたら対応が漏れてしまいそう。
これらの対応を仕分けるために「備考欄変換設定」を行います。
備考欄変換を設定後に受注伝票を取り込むと、備考欄はこんなにすっきり！
↓ ↓ ↓
これなら領収書発行の要望が一目瞭然なうえ、ラッピングの情報は「ラッピング」欄に移っているので、RSLへの依頼にも問題ありません。
うちの備考欄はもっとごちゃごちゃ…と思った方は、ぜひ設定を見直しましょう！
2-2．「確認待ち」はどんな理由で止まってる？対応が必要な受注だけを止めよう
ここまでで『備考欄を見て下さい。』に該当する受注伝票はだいぶ減らせたと思います。
このメッセージを出していた「確認内容」欄、ここにメッセージが入る受注は「確認待ち」に止まります。
つまり、RSLに出荷依頼を送る前にチェックすべきことは「確認待ち」に止めて
受注内容を確認する必要があります。
さて、出荷前に確認したい受注とは、他にどんなものがあるでしょうか。
- ◯◯シリーズはRSLに預けていないから自社から発送する
- オプション選択でAを選択していた場合、専用の付属品Bを同封して発送する
- 過去にカードの不正利用で高額受注があったから◯◯円以上は購入者の履歴を確認する
こんな時に任意の設定で「確認待ち」に止める条件をカスタマイズできるのが「受注確認内容設定」です。
特に商品によって対応が変わるという場合には、商品にあらかじめ「商品分類タグ」を登録しておくと『特定の商品分類タグを含む商品があります。』という条件で、任意の商品だけを確認待ちに止めることができるのでおすすめです。
こういう受注は確認待ちに止められるかな？と思い当たる条件が浮かんだ方は
お早めに受注確認内容設定の見直しを！
2-3．確認待ちに止めた受注、処理パターンは決まってる？
さて、備考欄変換設定で備考の情報はすっきりしましたし、受注確認内容設定で、確認待ちステータスに止める受注も絞り込みました。
ですが、これでは該当する受注はお休みの日に確認待ちに止まったままで、RSLへ出荷依頼が行われないため、発送作業に進みません。
受注確認内容設定で止めたい受注は「何らかの対応があるから」確認待ちに止めました。
その対応が決まりきったパターンになっているものはあるでしょうか？
- ◯◯シリーズはRSLに預けていないから自社から発送する
- オプション選択でAを選択していた場合、専用の付属品Bを同封して発送する
- 過去にカードの不正利用で高額受注があったから◯◯円以上は購入者の履歴を確認する
先ほどの例を挙げると、1つ目の条件は、該当商品はRSLから出荷できないため、RSL対象の商品と同時に購入していた場合に受注伝票を分割する対応が必要です。
2つ目の受注はオプションAを選択された場合、付属品Bをピッキング対象に加えるため商品明細に付属品Bを追加する対応が必要です。
3つ目の受注は履歴の確認後に判断が必要なのでそれまでは対応が決まりません。
こういった場合、1つ目と2つ目は対応内容が決まりきったパターンになっていますので、その処理を自動的に行うことができれば、休日でもRSLに出荷依頼が可能になります。
それを実現するのがネクストエンジンで販売しているアプリのひとつ、TēPsです。
2-4．TēPsとは
TēPs(テープス)は、ショップの担当者自身が業務の自動化フローを作成し、自動処理を行うことができる便利なツールです。
自社独自の条件を設定してネクストエンジンの受注伝票を更新できる他、ネクストエンジンやECサイトから呼び出したデータをGoogleスプレッドシートに転記したり、LINEやChatWorkといったチャットツールに通知したりと、行える処理は多岐に渡ります。
先ほどの決まりきったパターンの1つ目をTēPsで設定するとこのようなフローになります。
- ネクストエンジンの受注伝票を検索する
- ネクストエンジンの受注伝票を商品タグを元に分割する
- 分割された内容を反映し、受注伝票を更新する
この内容を15分ごとにループし続ける設定になっています。
これで、休日に受注が取り込まれても、対象の受注があれば随時更新され、分割したRSL対象商品の受注のみ、出荷依頼を行うことができますね。
なお、TēPsは0円から利用できるツールですが、作ったフローを定期的に実行する場合、
15,000円のRegularプラン以上を利用する必要があります。
金額を見ると少々高いアプリに思われるかもしれませんが、たとえば時給1000円のスタッフが1日1時間かけて注文のチェックと対応をしていたら、1か月(20営業日)で20,000円。
アプリなら休日も働くうえに、設定したとおりに実行するのでミスもありません。
そう考えると決して高いコストではないと思いませんか？
3．まとめ
備考欄変換で必要な情報だけを備考に残し、特定の条件で確認待ちに入った受注のうち、決まったパターンがある受注は自動で更新。
これで「確認待ち」に止まる受注もかなり減ったと思います。
ネクストエンジンで受注処理を行っている企業の利用状況を見ると、受注数が多いほどこういった自動処理を実現している傾向があり、なんと月間10,000件を超える受注がある企業は、平均85％以上の伝票を自動で処理しているというデータもあるのです。
設定を見直したり、有料のアプリを使ったり、一見すると時間も費用も負担になってしまう印象があるかもしれません。
でもそれらのコストは、効率的かつ間違いのない処理という形で還元され、受注が増えても同じ品質でサービスを維持することができます。
また、自動処理が増えれば人力で受注確認・対応をする時間が減り、
サイトの更新作業やSNSアカウントの運用などのプロモーション活動のように、
売上を上げるための業務に時間に充てられるだけではなく、
カスタマーサービスなどお客様と向き合う時間を作り出すこともできるのです。
この記事を読んで今日の受注伝票を見返したあなたは、きっとまだ手を加えられる設定が残っています。
ぜひ、85％の自動化を目指しましょう！
