2018
03/28

まだの人は使ってみよう!発注・仕入管理もネクストエンジンで。

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いつもモアネをご覧いただきありがとうございます。いつも会社の窓から箱根山を眺めて癒されているサポート担当のメルです。

 

今回はネクストエンジンの数ある機能の中で、発注・仕入の機能をご紹介します。

発注・仕入でできること

発注・仕入はメイン機能の画面上にある機能メニューから利用できます。
発注・仕入
発注・仕入の機能を使うことで、メーカーへいつ・どのくらい発注したのか、また発注したのに仕入が完了していない商品はないか、といった管理を効率的に行うことができます。

 

具体的には、発注伝票を作成して発注状況をステータス管理し、仕入伝票を起票することにより商品マスタに入庫をする、という流れになります。

 

メーカーへの発注・仕入の管理といった使い方だけでなく、仕入機能だけを利用することで入庫数をデータとして保持しておくといった使い方もできます。今回は、発注から仕入までの一連の流れをご案内します。

【事前準備】あらかじめ設定しよう

・仕入先マスタの登録

操作メニュー:発注・仕入>仕入先マスタ>仕入先マスタ登録

 

発注書を作成する上で仕入先を指定する必要があるため、事前に仕入れ先マスタを作成します。仕入れ先ごとの掛け率や、発注時の条件などを設定することができます。

 

・発注書のテンプレート作成

操作メニュー:設定>発注・仕入>発注書テンプレート

 

発注書(PDF形式)のテンプレートに、発注元や納品先の住所を登録しておきましょう。住所以外にも、「納品予定日の変更や欠品の場合はFAXにてご連絡をお願いします。」などの固定のメッセージを入力することもできます。

 

・仕入方法の登録

操作メニュー:設定>基本>企業>仕入登録方法

 

運用にあった仕入れの登録方法を設定します。仕入方法は、発注書ごとに仕入を行うか、その商品の発注日の古い順から仕入を行うかの2種類から選択できます。

まずは、発注伝票を作成しよう

商品を発注するためには、ネクストエンジン上で発注伝票を作成する必要があります。発注伝票は、手動で作成する方法とネクストエンジンが発注数を計算して自動で作成してくれる方法の2種類があります。

 

<手動で作成する方法>

操作メニュー:発注・仕入>発注伝票管理
この画面は、受注処理時に使う受注伝票管理のように、発注伝票のステータス管理ができる画面です。
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発注伝票管理画面にある[新規伝票を登録]ボタンから、手動で発注伝票を作成できます。
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<自動で作成する方法>メルのおすすめ!

あらかじめ商品マスタに発注用の定数を登録しておくと、ネクストエンジンが自動で発注しないといけない在庫数を計算して発注伝票を作成してくれます。

 

操作メニュー:発注・仕入>発注計算
欠品数や発注残数を最新に更新してから、[発注計算を開始]をクリックすると発注計算が始まり、発注伝票が作成されます。
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発注計算の対象にするには、商品マスタにある「発注点」がカギとなります。「発注点」の値が、フリー在庫数発注済みだけど入荷を待っている在庫数の合計値以下になった場合に、発注計算の対象になります。

(例)発注点:5個 の場合
フリー在庫数2個 + 入荷待ち1個 ≦発注点:5個  =>発注対象になる!

 

 Check Point!  発注数はどうやって計算しているの?
発注数は、商品マスタにある下記2つの項目をもとに算出されます。

  • 在庫定数:常に持っておきたい在庫数を設定。発注点との差分が発注数となる。
  • 発注ロット単位:発注する際のロット数を設定。発注数がこの数値の倍数となる。

もちろん、欠品が発生している分も発注数に入ります。

(例)在庫定数:10、発注ロット数3 の場合
フリー在庫数が5個 → 在庫定数10 - フリー在庫数5 = 5個発注しないといけない
しかし、発注ロット数3なので、3の倍数の数値を発注する必要がある = 発注数は6個

次に、発注書をダウンロードしよう

発注伝票が作成できたら必ず発注書をダウンロードをしてください。ダウンロードしないと、ネクストエンジン上では発注が確定していないと見なされてしまいます。
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ネクストエンジンからダウンロードした発注書は仕入先に送るなどして活用してください。ちなみに、ダウンロードを忘れてしまうと、次の発注書を作成した際に、前のデータが消えてしまいますのでご注意を!

(補足)発注伝票管理のステータスの意味

発注書をダウンロードすると、発注伝票管理画面の「発行済」ステータスに入ります。その他、発注伝票管理のステータスは下記のような意味があります。

 

条件未達成:仕入先マスタに設定されている発注条件を満たしてない状態
未発行  :発注書を作成後、発注書をダウンロードしていない状態
発行済  :発注書をダウンロードした状態(発注確定)
注残あり :一部の仕入れが完了していない状態
仕入完了 :仕入が完了した状態

仕入伝票を作成しよう

仕入先から商品が納品されたら、ネクストエンジン上でも仕入処理をしましょう。そのためには、仕入伝票を作成する必要があります。

 

操作メニュー:発注・仕入>仕入伝票管理
仕入伝票の作成方法は事前に設定した、設定>基本>企業>仕入登録方法によって変わります。

 

<発注書ベースの場合>

発注書を元に仕入伝票を登録します。「発注対応仕入」をクリックすると空白の仕入伝票が開くので、メニューから発注書を検索します。
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発注書から仕入伝票を作成することもできます。発注・仕入>発注伝票管理 から、「発行済み」や「注残あり」の発注書を開いて、「仕入伝票起票」ボタンをクリックすると仕入伝票が開きます。
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<商品ベースの場合>

発注がかけられている商品に対して発注日が古い順に仕入数を登録します。発注伝票管理画面の[商品別対応仕入]をクリックすると空白の仕入伝票が開きます。
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メニューから商品を検索し、仕入伝票を登録すると、すぐに商品マスタに在庫が登録されます。

 

以上が発注~仕入の一連の操作の流れです。もっと発注・仕入の機能を詳しく知りたい方はマニュアルを覗いてみてくださいね!

 

▼マニュアル:商品の発注 / 仕入
http://manual.ec-doc.net/hattyuusiire/

まとめ

ネクストエンジンは受注管理・在庫管理のイメージが強いかと思いますが、発注・仕入の機能も標準機能として備わっています。プラスで利用料金もかからないので使ってみてはいかがでしょうか。

 

発注・仕入の機能を使ってしっかり入庫管理をすることで、機会損失を防ぎましょう!

 

♪メルからの一言『新商品を入庫すると自分で買いたくなる。』

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■プロフィール
編集者:メル
サポート歴:3年半
趣味:美味しいものを食べること、旅行、ゲーム、お絵かき、乗馬
最近:クロスバイクに乗ったらもうママチャリには戻れない。
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