2018
02/13

在庫がずれた!そんなときには便利な棚卸

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いつも店舗運営お疲れ様です。リアル店舗で買い物をするときは現金派のメルです。

 

ちゃんと在庫管理をしているつもりでも、「いつのまにかネクストエンジンの在庫と実在庫がずれてしまった!」ということはないでしょうか。

 

商品数が少なければ商品管理から入出庫することで調整できますが、不特定多数だと大変ですよね。

 

そんな時は棚卸機能を使って在庫数を上書きしちゃいましょう!棚卸機能を使うことで通常の加算減算の入出庫ではなく、「登録したい在庫数」に書き換えることができます。

 

棚卸機能には「棚卸」と「クイック棚卸」の2種類がある

棚卸機能は2種類あり、大きな違いはリスト使って在庫を登録するか、テンプレートを使って登録するかです。

 

■棚卸(しっかり登録)

ネクストエンジンに現在登録されている在庫数をリストとして出力し、リストに実在庫数を入力することで上書きできます。全商品を確実に実在庫数で書き換えたいとき、現在の在庫数との差分を知りたいときに使います。

 

■クイック棚卸(お手軽登録)

登録用のテンプレートに必要な商品と実在個数を入力することで上書きできます。とにかく手軽に実在庫数に書き換えたいときに便利です。

 

クイック棚卸の詳細はこちらの記事「ネクストエンジンに素早く実在庫を登録したい!~クイック棚卸のススメ~」をご覧ください。

 

今回は、しっかり登録の棚卸の操作手順をご説明します!

はじめる前に知っておくべき注意点2つ

その1

棚卸を開始するとメニューが「棚卸モード」になります。そのため、棚卸中は通常のメニューが使えません。
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その2

棚卸対象商品を含む受注伝票が[印刷済み]ステータスにある場合、棚卸後に[印刷待ち]に戻ります。棚卸を開始する前に[印刷済み]の伝票の出荷を済ませておくことをお勧めします。

では実際の手順を見ていきましょう!

ステップ1 棚卸モードに切替

操作メニュー:商品>棚卸開始

 

注意事項をよく読み、[棚卸開始]をクリックします。すると棚卸モードに切り替わります。
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その状態のまま、現在システムの裏側で行われている処理が全て完了するのを待ちます。
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ステップ2 棚卸リストを出力

操作メニュー:ダウンロード>棚卸リストダウンロード

 

棚卸するためには、商品の一覧(棚卸リスト)が必要ですね。そのために、まずは棚卸対象にする商品を検索します。
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検索したら、[棚卸対象追加]をクリックします。これをクリックしないと、何回リストを作成しようとしても「棚卸対象がありません」と言われてしまいます。
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ステップ3 棚卸リストに在庫を登録

棚卸リストは、画面上に表示されるものと、ファイルとしてダウンロードできるものと、2種類あります。

 

~画面上から在庫数を登録(←メルのオススメ!)~

画面上から直接在庫数を入力したい場合は、[棚卸リストを入力]を選択し、[棚卸対象を確定してリストを作成]をクリックします。
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次は画面上にリストを表示します。

 

操作メニュー:登録>棚卸リスト登録

仕入先を選択して、[棚卸リストを表示]をクリックします。
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すると棚卸リストが画面上に表示されます。こんな感じです。
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画面の「1回目の確認数」に実在庫数を入力していきましょう。

 

実在庫数が棚卸リストの在庫数と同じ場合は在庫数をクリックするだけで「1回目の確認数」に数が入るので簡単です。全て入力できたら、画面一番下にある[棚卸リストを登録]をクリックして、実在庫数の登録完了です!

 

~ファイルから在庫数を登録~

ファイル上で在庫数を登録していきたい場合は「棚卸リストをダウンロード」を選択してください。ファイルの出力単位やシート数などを選択したら[棚卸対象を確定してリストを作成]をクリックします。
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最後に[ダウンロード]をクリックするとファイルが出力されます。開くとこんな感じです。
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「確認数」に実在庫数を入力していきましょう。全て入力できたらファイルを保存してください。

 

操作メニュー:登録>棚卸リスト一括登録

保存したファイルをアップロードして、実在庫数の登録完了です!
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 Check Point! 
操作メニュー:ダウンロード>差異リストダウンロード
この画面では、ネクストエンジンに登録されていた在庫数と、入力した実在個数で差異があった場合、「差異リスト」を出力できます。
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差異数を確認しつつ、数えなおした実在個数を棚卸リストに入力することができます。

ステップ4 棚卸作業の確定

操作メニュー:棚卸確定

棚卸仕上げの作業です。[引当回収を予約登録]から[リストを最新の状態に更新]を続けてクリックし、引当処理が完了するのを待ちます。

 

引当回収とは、現在受注伝票に引き当たっている分を一旦在庫に戻し、登録した実在庫数で再度引当を振り分ける処理です。引当回収が完了したら[棚卸数を確定]をクリックします。
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[リストを最新の状態に更新]を続けてクリックし、再度引当処理が完了するのを待ちます。
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処理が完了したら[棚卸完了]をクリックします。

 

これで棚卸の処理が全て完了しました。[通常メニューに戻る]をクリックすると、もとのメニュー画面に戻ります。

まとめ

今回は「棚卸」についてでしたが、ご理解いただけましたでしょうか?「棚卸」「クイック棚卸」ともにメリット・デメリットがあるので、その時の状況や運用に合わせて使い分けてください。

 

もちろん、本当の棚卸をされる際もぜひご活用くださいね。

関連記事

・ネクストエンジンに素早く実在庫を登録したい!~クイック棚卸のススメ~

 

♪メルからの一言『私も前職で棚卸を経験しましたが大変ですよね。数え疲れた後の作業が簡単だと助かります。』

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■プロフィール
編集者:メル
サポート歴:3年半
趣味:美味しいものを食べること、旅行、ゲーム、お絵かき、乗馬
最近:クロスバイクに乗ったらもうママチャリには戻れない。
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